In Übereinkunft mit der Finanzbehörde kann das Unternehmen auf die Vorhaltung von Papierrechnungen verzichten. Das spart Archivkosten, und die Buchhaltung ist schneller auskunftsfähig.
Für unser Beispiel gehen wir davon aus, dass fünf Prozent der anfallenden Rechnungen im Lauf der Zeit einmal nachrecherchiert werden müssen. Auf herkömmliche Art fallen für das Heraussuchen ungefähr fünf Minuten oder 3,33 Euro, auf elektronischem Weg 30 Sekunden oder 0,33 Euro an. Etwa 0,5 Prozent der Papierrechnungen gehen während ihres Laufs durch das Unternehmen verloren, diese Verluste entfallen bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung.
Archivierung
Als Aufwand für eine zehnjährige Archivierung nehmen wir Personalaufwand, Material- und Mietkosten von einem Euro pro Rechnung im Papierarchiv gegenüber 0,10 Euro bei elektronischer Archivierung an. In der Rechnungseingangsbearbeitung können insgesamt pro archivierte Rechnung nochmals 1,12 Euro gespart werden.
Das gesamte Sparpotenzial liegt bei konservativer Herangehensweise also mindestens bei fünf Euro pro Rechnung. Wann sich die Anschaffung eines Systems zur Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung lohnt, erschließt sich aus seinem Anschaffungspreis, der Anzahl jährlich eingehender Rechnungen, dem durchschnittlich entgangenen Skontoertrag und der gewünschten Amortisationszeit.
Mehr Transparenz
Da jedes Unternehmen eigene Schwerpunkte setzt, empfiehlt sich der Blick auf die Bearbeitungszeiten, Liegezeiten und Kostensätze. Interessenten sollten in ihre Betrachtung auch monetär nicht erfassbare Kriterien einbeziehen: Prozesse werden transparenter und kontrollierbarer. Hochwertige Software lässt komfortable Prozessauswertungen und -analysen zu, mit denen Engpässe aufgefunden und Ressourcen effizient verteilt werden können.
Darüber hinaus können im Posteingang zusätzliche Dokumententypen, zum Beispiel Aufträge, mit dem angeschafften System bearbeitet und mit einer flexiblen Plattform in neue elektronische Arbeitsabläufe geleitet werden. Auf diesem Weg lassen sich weitere Prozesse verbessern und automatisieren - ohne hohe Zusatzinvestitionen.