Ohne Vorgangsbearbeitungssysteme funktioniert E-Government kaum. Sie sind das Bindeglied zwischen den Online-Dienstleistungen einer Behörde und ihren internen Prozessen. Solche Anwendungen sorgen dafür, dass Behörden die elektronischen Informationen und Dokumente aus dem Kontakt mit Bürgern oder der Wirtschaft nicht nur verarbeiten, sondern auch in Vorgängen vollständig nachvollziehbar ablegen können. Doch ihre Einführung kommt laut einer Studie von Bearingpoint nur langsam voran.

Verbesserte Abläufe erwartet

Befragt wurden 75 deutsche Behörden. Davon befinden sich fast zwei Drittel (62 Prozent) noch in der Planung für das Workflow- und Dokumenten-Management. Erst rund ein Viertel (26 Prozent) hat mit der praktischen Einführung begonnen, nur zwölf Prozent haben solche Systeme im Einsatz.

Immerhin ist den Behörden klar, dass sie Vorgangsbearbeitungssysteme brauchen, um ihre Dienste schneller und effizienter anbieten zu können. Von den entsprechenden Lösungen erhoffen sich 86 Prozent der Befragten verbesserte organisatorische Abläufe, 68 Prozent auch ein Mittel, um die Informationsflut unter Kontrolle zu halten. Zudem erwarten fast alle Studienteilnehmer (95 Prozent) eine bessere Datenqualität und schnellere Suchoptionen. Bei 68 Prozent der Behörden, die solche Lösungen im Einsatz haben, erfüllten sich diese Hoffnungen.

Anregungen und Hilfe für ihre Projekte holen sich viele Behörden bei den staatlichen E-Government-Initiativen wie "Bund Online" oder "Deutschland Online". Deren Prozesse mit Vorlagen, Tipps und Tools sind für 47 Prozent der Studienteilnehmer entscheidende Impulsgeber. Zudem ziehen 88 Prozent externe Berater hinzu, die vor allem bei der Konzeption und der technischen Umsetzung helfen. Doch hier sieht Bearingpoint das größte Hindernis auf dem weiteren Weg zum E-Government: 85 Prozent der Behörden schätzen ihre Budgets als zu knapp ein, um sich umfangreiche externe Beratung leisten zu können. (as)