Diplomkaufmann Einar Scholz
In kaum einem Sektor der EDV herrscht mehr Verwirrung als in dem der Dokumentation. Man hat sich in vielen Fällen schon damit abgefunden, daß man keine Möglichkeit hat, eine ordnungsmäßige Dokumentation der uralten Programme zu schaffen. Dies ist in den meisten Fallen auch völlig unwirtschaftlich. Hier kann nur die Aushungerungsmethode helfen, indem man bei Neugestaltung der alten Programme dafür sorgt, daß nun die Dokumentation ernst genommen wird. Was jedoch nicht toleriert werden kann, ist die Tatsache, daß auch bei den Bedienungsanweisungen für das Operating bzw. die Arbeitsvorbereitung eine ordnungsmäßige Dokumentation nur bei den sehr gut organisierten Rechenzentren anzufinden ist.
Wenn man das Problem der Bedienungsanweisungen lösen will, muß man sich vorstellen, was eigentlich alles passieren kann. Es dürfte in der Zwischenzeit auch den Programmierern klar geworden sein, daß man einen Computer effizient nutzen sollte. Dementsprechend müssen die Arbeitsverfahren so organisiert sein, daß man den Computerbetrieb weitestgehend automatisch im Closed Shop abwickeln kann. Geht man von dieser Situation aus, so stellt sich sehr schnell heraus, was zu einer richtigen und vollständigen Bedienungsanweisung alles gehört. Die nachfolgende Systematik soll hierzu als Anregung verstanden werden. Unterschiede sind je nach Systemgröße und Automatisierungsgrad des Computerbetriebs möglich. Zu den Bedienungs- bzw. RZ-Anweisungen gehören im einzelnen:
1. Datenflußplan des Sachgebiets in grober Form,
2. Computerablaufplan, der insbesondere den Dateizusammenhang und den Ablauf auf dem System zeigt,
3. eine Kurzbeschreibung des Problemkreises,
4. die Beschreibung der Ein- und Ausgaben, falls dies nicht zentral gespeichert bzw. dokumentiert ist,
5. ein Jobaufriß in einzelne Steps/Programme,
6. ein Dateiverzeichnis des Jobs, falls nicht in 4 enthalten,
7. Abstimmvorschriften für die Arbeitsvorbereitung zur Kontrolle der sachlichen Richtigkeit,
8. Restart-Anweisungen für den Fall von Zusammenbrüchen,
9. verbindliche Regelungen für den Fall irregulärer Programmzusammenbrüche falls nicht zentral geregelt,
10. die Beschreibung aller möglichen Konsol-Ein- und -Ausgaben, um Überraschungen zu vermeiden und Fehler zu verhindern,
11. Vorschriften zur Erstellung von Parameterkarten,
12. Vorschriften zur Dokumentation von Kontrollinformationen (Konsole oder Drucker)
13. Vorschriften zur EDV-Nachbereitung (Schneiden, Separieren etc.),
14. Vorschriften zur Durchführung von EDV-Nebenarbeiten auf konventionellen Maschinen,
15. spezielle Vorschriften zur Laufzeitoptimierung einzelner Jobs/Programme,
16. Vorschriften über die Prioritätenvergabe von Jobs/Programmen.
Das Problem der Bedienungsanweisungen bzw. RZ-Anweisungen ist demnach nicht nw ein Mengenproblem, sondern auch eine Frage der Zentralisierung der Anweisungen. Je mehr Vorschriften innerhalb eines Rechenzentrums zur Rationalisierung des RZ-Betriebs eingeführt sind, um so geringer wird das Problem der Dokumentation der Bedienungsanweisungen. Dies gilt auch für d e gesamte Programmdokumentation.
Letztlich ist die Dokumentation auch ein Aktualitätsproblem. Man darf sich nicht wundern, daß die Dokumentation nach kurzer Zeit veraltet ist, wenn man die Einhaltung der einzelnen Regelungen und Vorschriften nicht überprüft.