BASF schafft Kostentransparenz

14.11.2005
Von Christian Zillich
Nach der Einführung einer neuen Accounting-Plattform kann BASF IT Services seine IT-Dienste verbrauchsabhängig in Rechnung stellen.

BASF IT Services betreibt eines der weltweit größten Netze mit etwa 1000 Servern für rund 50000 Nutzer an über 250 Standorten. Als der IT-Dienstleister des Chemiekonzerns beschloss, seine SAP-Landschaft umfassend zu modernisieren, wurde auch die mit den Jahren gewachsene Vielfalt an IT-Leistungsverrechnungslösungen auf den Prüfstand gestellt - und durch eine zentrale Accounting-Plattform ersetzt. Heute verfügt der europaweit agierende IT-Service-Provider des BASF-Konzerns über ein einheitliches und in SAP direkt integriertes Abrechnungssystem.

BASF bündelt IT-Einheiten

Die BASF Aktiengesellschaft hatte ihre europäischen IT-Einheiten 2001 ausgegliedert. "Wir haben uns zum Ziel gesetzt, Informationstechnologie zu standardisieren und kundennah weiterzuentwickeln", beschreibt Norbert Falck, Director Corporate IT & Quality Management, die Philosophie des daraus entstandenen Tochterunternehmens BASF IT Services.

Projektsteckbrief

Projektart:

Einführung einer IT-Abrechnungsplattform

Branche:

IT-Service-Provider eines internationalen Chemiekonzerns

Zeitrahmen:

Konzept und Implementierung von Mitte 2004 bis Januar 2005

Stand heute:

läuft produktiv

Produkte:

Accounting-Plattform "Netinsight" von Nicetec

Umfang:

für alle IT-Service- Bereiche

Ergebnis:

Ablösung der Altsysteme, nutzungsabhängige Leistungsabrechnung, automatisierte Zuordnung nach Kostenstellen

Nächster Schritt:

Einsatz der Plattform für die Erstellung von Kostenprognosen

Für den IT-Manager Falck hatte die Ausrichtung als IT-Service-Provider jedoch auch zur Folge, dass sich das Unternehmen mehr als bisher Klarheit darüber verschaffen musste, was es kostet, Dienste zur Verfügung zu stellen. Das erfordert den Einsatz von Tools, die erbrachte Einzelleistungen in den Gewerken genauer und flexibler darstellen können. "Die Effizienz in der Leistungsverrechnung wird für Service-Provider zum Wettbewerbsfaktor - wer Kundenanforderungen ignorieren muss, weil seine Accounting-Tools diese weder erfassen noch abrechnen können, wird nicht bestehen können", erklärt Falck. Für eine Nachkalkulation sei nicht nur die Vermessung der Gesamtgewerke, sondern auch der Einzelleistungen erforderlich.

Altsysteme abgelöst

Die einzelnen Servicebereiche verfügten jedoch jeweils über eigene Abrechnungssysteme mit separatem Datenpool und Mitarbeiterressourcen. Ergaben sich bei Kunden strukturelle oder organisatorische Veränderungen, ließen sich diese zwar abrechnungsperioden-konform in den SAP-Systemen abbilden, aber nur mit steigendem Aufwand auch in die darunter liegenden Abrechnungssysteme einpflegen. "Unsere dezentralen Abrechnungssysteme haben zu enge Grenzen gesetzt, Kostenoptimierungen und Effizienzsteigerungen in der Leistungsverrechnung voranzutreiben", so Falck.

Mitte 2004 beschloss die Geschäftsführung von BASF IT Services, im Rahmen der neuen SAP-Einführung die bisherigen Einzellösungen durch ein zentrales Leistungsverrechnungssystem abzulösen. Damit war der Zeitrahmen für die Realisierung der neuen Plattform unter Federführung der Einheit Corporate IT & Quality-Management abgesteckt: Rechtzeitig zu Beginn des neuen Geschäftsjahres am 1. Januar 2005 und parallel zur Inbetriebnahme der standardisierten SAP-Landschaft musste die einheitliche Accounting-Plattform einsatzbereit sein.

Als Erstes definierte BASF IT Services, welche zentralen Funktionen die neue Accounting-Plattform erfüllen sollte:

  • Genaue Messung sämtlicher IT-Leistungen über alle Services hinweg,

  • exakte Zuordnung der Verbrauchsdaten zu Nutzern und deren Kostenstellen,

  • Anreicherung der Verbrauchsdaten mit vertragsrelevanten Stammdateninformationen,

  • Weitergabe der Daten an das zentrale SAP System zur Rechnungserstellung sowie

  • Ablösung der bisherigen vertikalen Abrechnungssysteme.

Mit der Erfassung und Verarbeitung aller Daten durch ein System sollte die kontinuierliche Aktualität des gesamten Datenbestandes sichergestellt werden. Ziel war, die Fehlerquote zu reduzieren sowie die erbrachten Leistungen genauer, schneller und transparenter abzurechnen.

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