BASF IT Services betreibt eines der weltweit größten Netze mit etwa 1000 Servern für rund 50000 Nutzer an über 250 Standorten. Als der IT-Dienstleister des Chemiekonzerns beschloss, seine SAP-Landschaft umfassend zu modernisieren, wurde auch die mit den Jahren gewachsene Vielfalt an IT-Leistungsverrechnungslösungen auf den Prüfstand gestellt - und durch eine zentrale Accounting-Plattform ersetzt. Heute verfügt der europaweit agierende IT-Service-Provider des BASF-Konzerns über ein einheitliches und in SAP direkt integriertes Abrechnungssystem.
Projektsteckbrief
Projektart: Einführung einer IT-Abrechnungsplattform.
Branche: IT-Service-Provider eines internationalen Chemiekonzerns.
Zeitrahmen: Konzept und Implementierung von Mitte 2004 bis Januar 2005.
Stand heute: läuft produktiv.
Produkte: Accounting-Plattform "Netinsight" von Nicetec.
Umfang: für alle IT-Service- Bereiche.
Ergebnis: Ablösung der Altsysteme, nutzungsabhängige Leistungsabrechnung, automatisierte Zuordnung nach Kostenstellen.
Nächster Schritt: Einsatz der Plattform für die Erstellung von Kostenprognosen.
BASF bündelt IT-Einheiten
Die BASF Aktiengesellschaft hatte ihre europäischen IT-Einheiten 2001 ausgegliedert. "Wir haben uns zum Ziel gesetzt, Informationstechnologie zu standardisieren und kundennah weiterzuentwickeln", beschreibt Norbert Falck, Director Corporate IT & Quality Management, die Philosophie des daraus entstandenen Tochterunternehmens BASF IT Services.
Für den IT-Manager Falck hatte die Ausrichtung als IT-Service-Provider jedoch auch zur Folge, dass sich das Unternehmen mehr als bisher Klarheit darüber verschaffen musste, was es kostet, Dienste zur Verfügung zu stellen. Das erfordert den Einsatz von Tools, die erbrachte Einzelleistungen in den Gewerken genauer und flexibler darstellen können. "Die Effizienz in der Leistungsverrechnung wird für Service-Provider zum Wettbewerbsfaktor - wer Kundenanforderungen ignorieren muss, weil seine Accounting-Tools diese weder erfassen noch abrechnen können, wird nicht bestehen können", erklärt Falck. Für eine Nachkalkulation sei nicht nur die Vermessung der Gesamtgewerke, sondern auch der Einzelleistungen erforderlich.
Altsysteme abgelöst
Die einzelnen Servicebereiche verfügten jedoch jeweils über eigene Abrechnungssysteme mit separatem Datenpool und Mitarbeiterressourcen. Ergaben sich bei Kunden strukturelle oder organisatorische Veränderungen, ließen sich diese zwar abrechnungsperioden-konform in den SAP-Systemen abbilden, aber nur mit steigendem Aufwand auch in die darunter liegenden Abrechnungssysteme einpflegen. "Unsere dezentralen Abrechnungssysteme haben zu enge Grenzen gesetzt, Kostenoptimierungen und Effizienzsteigerungen in der Leistungsverrechnung voranzutreiben", so Falck.
Mitte 2004 beschloss die Geschäftsführung von BASF IT Services, im Rahmen der neuen SAP-Einführung die bisherigen Einzellösungen durch ein zentrales Leistungsverrechnungssystem abzulösen. Damit war der Zeitrahmen für die Realisierung der neuen Plattform unter Federführung der Einheit Corporate IT & Quality-Management abgesteckt: Rechtzeitig zu Beginn des neuen Geschäftsjahres am 1. Januar 2005 und parallel zur Inbetriebnahme der standardisierten SAP-Landschaft musste die einheitliche Accounting-Plattform einsatzbereit sein.
Als Erstes definierte BASF IT Services, welche zentralen Funktionen die neue Accounting-Plattform erfüllen sollte:
• Genaue Messung sämtlicher IT-Leistungen über alle Services hinweg,
• exakte Zuordnung der Verbrauchsdaten zu Nutzern und deren Kostenstellen,
• Anreicherung der Verbrauchsdaten mit vertragsrelevanten Stammdateninformationen,
• Weitergabe der Daten an das zentrale SAP System zur Rechnungserstellung sowie
• Ablösung der bisherigen vertikalen Abrechnungssysteme.
Mit der Erfassung und Verarbeitung aller Daten durch ein System sollte die kontinuierliche Aktualität des gesamten Datenbestandes sichergestellt werden. Ziel war, die Fehlerquote zu reduzieren sowie die erbrachten Leistungen genauer, schneller und transparenter abzurechnen.
Kollektoren messen IT-Leistung
Für die Auswahl eines Produkts gingen Ausschreibungsunterlagen mit einem detaillierten Pflichtenheft an vier Lösungsanbieter, von denen drei konkrete Angebote abgaben. Den Zuschlag erhielt das Softwareunternehmen Nicetec. Dessen Lösung "Netinsight" verfügt über Kollektoren, die Leistungen von Trägersystemen direkt messen können. Die technische Performance deckt die Anforderungen in Großprojekten hinreichend ab. Außerdem beinhaltet die Lösung ein grafisches Tool, mit dem sich Geschäftsregeln einfach und ohne externen Support abbilden lassen.
Nach der Produktentscheidung bildeten Experten von BASF IT Services und Nicetec gemeinsam ein Projektteam, das zunächst die aktuellen Stammdaten abglich. Dabei musste die Historisierung der Daten mit ihren entsprechenden Hierarchiestufen revisionssicher organisiert werden. Ein weiterer Meilenstein für die nutzungsabhängige Abrechnung war die exakte Erfassung der Systeme und Leistungen. Dafür mussten die Kollektorsysteme über spezifische Schnittstellen an die Trägersysteme angekoppelt und Vergleichswerte für die Qualitätssicherung erarbeitet werden.
In einem weiteren Schritt erfasste das Projektteam sämtliche Geschäftsregeln in den Service Delivery Units und implementierte sie im System. Diese Geschäftsregeln geben konkret vor, welcher Kostenstelle und in welchem Umfang eine gemessene Leistung zuzuordnen ist. Mit diesem Schritt ging das Spezialwissen von Mitarbeitern über Ausnahmefälle und Sonderregelungen in das Regelwerk ein - eine wichtige Voraussetzung, um die Abrechnungsprozesse mit einem deutlich höheren Automatisierungsgrad ablaufen lassen zu können.
Abrechnungssysteme integriert
Im letzten Schritt galt es, die vom SAP-System gemeldeten vertrags- und kostenrelevanten Informationen in das Regelwerk einzuarbeiten, zu fakturieren und gemeinsam mit den gemessenen Volumina und vorgegebenen Parametern an das SAP-Modul für die Rechnungserstellung weiterzugeben. Dabei durchläuft die Abrechnung eine festgelegte Abnahmeprozedur, die erfassten Datensätze werden den zuständigen Verantwortlichen auf der Kundenseite via Intranet-Portal zur Prüfung zugestellt.
Für die verantwortliche Projektleiterin Marion Gropp von BASF IT Services war die gute Zusammenarbeit im gemischten Projektteam eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg. Trotz des kurzen Zeitrahmens erreichte das Team das Ziel: die zentrale Accounting-Plattform konnte zum Jahresbeginn eingeführt werden.
Genauere Kostenprognose
Die Erwartungen an die zentrale Abrechnungsplattform haben sich laut IT-Director Falck erfüllt. Die Altsysteme sind abgelöst, wodurch sich unter anderem Einsparungen bei Pflege und Wartung erzielen ließen. Darüber hinaus bietet die neue Abrechnungsplattform die Option, aus den Daten des Vertrags-Managements und der Leistungsabnahme Prognosen zu erstellen und somit Abweichungen vom Soll-Zustand vorhersagen. So kann frühzeitig gegengesteuert werden, wenn Budgetüberschreitungen drohen. (rg)