Jeder Finanzdienstleister handhabt die Umsetzung der Basel-II-Kriterien unterschiedlich: Erwartet werden neben den auf Jahresabschlüssen basierenden Kennzahlen auch Plandaten für das laufende und für die kommenden zwei bis fünf Jahre. Zusätzlich fordern die Banken für die Analyse der Geschäftsrisiken Informationen zur Kunden- und Lieferantenstruktur.

Der Auftragsfertiger Rottendorf Pharma fragte sich daher: Wo sollen wir anfangen, um das Unternehmen auf die neuen Bestimmungen einzustellen? Weiche Faktoren wie Management-Struktur, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit sind ein wichtiges Element des Ratings, aber letztlich geben harte Fakten den Ausschlag. Folglich konzentrierte sich das Unternehmen zunächst hierauf.

In den Fokus des Basel-II-Projekts stellte Rottendorf Pharma die Ausrichtung seiner Informationslogistik an den Anforderung der Banken. Begonnen wurde das Vorhaben im Herbst 2003 mit einer Bestandsaufnahme. Die Frage lautete: Welche Informationssysteme sind für die schnelle Umsetzung der Anforderungen relevant? Für Finanzbuchhaltung, Controlling, Vertrieb, Produktion, Qualitäts-Management und Materialwirtschaft nutzt Rottendorf Pharma die SAP-Software R/3 4.6B. Zur Planung der Kernprozesse dient eine Supply-Chain-Management-Anwendung von Wassermann.

Hinzu kommen unzählige Excel-Listen. Sie enthalten wichtige, für den Rating-Prozess relevante Informationen, sind jedoch unstrukturiert und eignen sich damit nicht für eine optimale Informationslogistik. Um den unterschiedlichen Anforderungen der Banken gerecht zu werden und darüber hinaus die Daten auch innerhalb der eigenen heterogenen Systemlandschaft analysieren zu können, benötigte Rottendorf Pharma ein neues Management-Informationssystem (MIS). Es sollte neben dem Rating die Entscheidungsfindung der Unternehmensführung unterstützen.

Dieses MIS musste eine ganze Reihe von Anforderungen erfüllen. Dazu zählten:

- eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche für Nicht- IT-Experten,

- flexible Berichtserstellung für unterschiedliche Adressaten,

- ein integriertes Planungswerkzeug,

- sichere Datenextraktion aus dem SAP-System in ein Data Warehouse,

- die Möglichkeit, Berichte über ein Portal zu veröffentlichen,

- mittelstandsgerechte Investitionskosten.

Die Marktanalyse ergab folgendes Bild: Der überwiegende Teil der Anbieter offeriert Olap-basierende Werkzeuge und zusätzliche Beratungsleistungen, die bei der Konfiguration der Datenmodelle helfen sollen. Andere Anbieter setzen auf eine Art Checkliste, die ausschließlich den Rating-Prozess unterstützt und zudem die manuelle Eingabe von Vergangenheits- und Plandaten erfordert.

Rottendorf Pharma entschied sich schließlich für die vorkonfigurierte Lösung des kanadischen Anbieters Stas, die ihrerseits auf Anwendungen des Business-Intelligence-Anbieters Cognos basiert. Die Lösung umfasst verschiedene vorkonfigurierte Datenmodelle für Vertriebs-, Einkaufs-, Fertigungs-, Kosten-, Personal-, Projekt- und Finanz-Controlling. Die Wahl fiel zunächst auf das Finanz-Controlling-Modell, weil es den Bedarf an harten Fakten für ein Rating nahezu vollständig abdeckt. Durch die Beschränkung auf ein Modell wurde das Projekt überschaubar. Innerhalb kurzer Zeit war mit den erforderlichen Berichten zu rechnen, die dem Planungsprozess zugute kommen würden. Dank des in der Software enthaltenen Planungs-Werkzeugs sollte auch die bis dahin unbefriedigende Liquiditätskalkulation deutlich verbessert werden.

Die Einführung wurde auf einen Zeitraum von vier Wochen veranschlagt. In dieser Zeit extrahierte das Projektteam mittels Query die Daten aus dem SAP-System, um ein Entwicklungs- und Testsystem aufzubauen. Es benötigte dazu fünf Tage. Anschließend passte es mit Unterstützung von Stas innerhalb von drei Tagen die Datenmodelle an und erstellte die ersten Berichte. Weitere zwei Tage waren notwendig, um die Planungsmodelle aufzubauen.

Für den Echtbetrieb war ursprünglich die Datenextraktion über die ODBC-Schnittstelle geplant. Bei der Vorbereitung zu deren Installation stellte sich aber heraus, dass eine unkontrollierte Änderung der SAP-Datenbank nicht auszuschließen wäre, was die Validität des Systems gefährden würde und deshalb nicht akzeptabel war. Eine Datenextraktion mit Hilfe von Abap-Reports hingegen hätte dem Unternehmen die Flexibilität genommen.

Stas bietet jedoch unter der Bezeichnung "Qubed" ein eigenes Werkzeug an, das den Ansprüchen von Rottendorf Pharma genügte: Unter anderem stellt es sicher, dass der Zugriff auf das SAP-System entsprechend den Benutzerrechten erfolgt. So können die Daten nicht unkontrolliert geändert werden, und kritische Informationen bleiben komplett geschützt.

Die Berichte werden mit dem Cognos-Produkt "Powerplay" erzeugt. Es ermöglicht nicht nur statische, sondern auch flexible Reports, wobei das definierte Berichts-Layout aus dem Data Warehouse mit aktuellen Daten versorgt wird. Das Management kann anschließend bequem über eine Portallösung im Intranet darauf zugreifen.

Künftig soll sogar der externe Zugang über ein SSL-Gate möglich sein. So lässt sich vorausschauend dem Anspruch der Banken begegnen, die über die aktuelle Geschäftsentwicklung eines Unternehmens zeitnah informiert sein wollen. Dabei sind die Ansichtsrechte individuell auf den Adressaten zuzuschneiden, so dass beispielsweise nur die mit einer Bank vereinbarten Kennzahlen dargestellt werden. Geplant ist derzeit die konsolidierte Darstellung der gesamten Rottendorf-Gruppe. Kleiner Wermutstropfen: Die Banken erwarten häufig noch signierte und mit einem Firmenstempel versehene Berichte.

Heute verlangen die Banken von den Unternehmen, dass sie ihre Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie die Bilanzen mindestens auf drei Jahre vorausplanen. Dank seiner neuen Informationslogistik hat Rottendorf Pharma die Qualität seines Planungsprozesses wesentlich verbessert und die Voraussetzungen für ein reibungsloses Rating geschaffen.

Die GuV-Planung basiert auf den aktuellen Ist-Daten, und die Ergebnisse fließen direkt in die Liquiditätsplanung ein. Zusätzlich werden die Investitionspläne festgelegt sowie die AfA-Sätze (Aufwendungen für Abschreibungen) und Leasingkosten geplant. Darüber hinaus lassen sich weitere liquiditätswirksame Daten erfassen - etwa Tilgungspläne für Kredite. So ist es möglich, innerhalb kürzester Zeit alle signifikanten Einflüsse zu simulieren und die Auswirkungen auf das Unternehmen zu analysieren. (qua)