IT im Gesundheitswesen/DCW aus Mannheim bekam den Auftrag

Barmherzige Brüder Saffig setzten auf Nachbarschaftshilfe

17.11.2000
Die Klinik der Barmherzigen Brüder Saffig wurde in Einzeleinrichtungen diversifiziert. Folge: Ein enormer kaufmännischer Apparat mit 12000 Belegen pro Jahr allein im Kreditorenbereich. Durch einen Referenzkunden ließ sich die Krankenhausleitung von einer ERP-Lösung der DCW Software, Mannheim, überzeugen. Thomas Leyendecker* bescheibt Vorgehen und System.

Das Rechnungswesen eines Zentrums für soziale Dienstleistungen unterscheidet sich grundsätzlich nicht von dem eines jeden anderen Dienstleisters. Und wenn - wie im vorliegenden Fall - aus der einstigen Nervenheilanstalt ein Zentrum mit den unterschiedlichsten Einzeleinrichtungen heranwächst, dann steigen die Ansprüche an den gesamten kaufmännischen Apparat entsprechend. So geschehen in der im Kreis Mayen-Koblenz beheimateten Einrichtung Barmherzige Brüder Saffig. Dort sind mittlerweile 12000 Belege pro Jahr alleine im Kreditorenbereich zu verbuchen. Nicht zuletzt angesichts der angespannten finanziellen Situation im Gesundheits- und Sozialwesen ist hier ein modernes Finanz-Management wichtige Voraussetzung für den wirtschaftlichen Fortbestand.

Deshalb entschied sich die Leitung der Einrichtung, eine betriebswirtschaftliche Standartsoftware einzuführen. Diese soll die Konzernstruktur abbilden, für kurze Buchungszeiten im fein abgestimmten Zusammenspiel mit den medizinischen Vorsystemen sowie hohe Transparenz sorgen und das langfristige Wachstum dokumentieren.

Die Barmherzigen Brüder von Maria Hilf sind weltweit tätig. Ihre Aktivitätsfelder erstrecken sich von Krankenhäusern über Altenheime bis hin zu psychiatrischen und anderen sozialen Einrichtungen. Dazu zählt auch die 1869 im rheinland-pfälzischen Saffig bei Koblenz in Betrieb genommene Klinik. Neben einem Zentrum für Sozialpsychiatrie mit 250 Plätzen ist dort eine 65-Betten-Fachklinik für Psychiatrie und Psychotherapie ansässig. Hinzu kommen mehrere Seniorenheime und eine Behindertenwerkstatt. Mehr als 480 Mitarbeiter aus 40 verschiedenen Berufsgruppen finden in den einzelnen Einrichtungen Beschäftigung; dazu kommen zirka 150 Mitarbeiter aus der Behindertenwerkstatt.

Die Klinik in Saffig ist für sehr eigenständige Bereiche - im internen Sprachgebrauch Mandanten genannt - verantwortlich: Klinik, allgemeine Dienste, Wohnbereich, Behindertenwerkstätte und zwei Altenheime. Für jeden einelnen Bereich muss eine Einzelbilanz erstellt werden. Zudem ist für die Gesamteinrichtung Barmherzige Brüder Saffig eine Konzernbilanz auf Basis der Einzelabschlüsse enorm erhöht. Gleichzeitig wurde die Bettenkapazität ausgeweitet. Diesen gestiegenen Anforderungen war die bisherige Software nicht mehr gewachsen.

Ein weiterer Aspekt kam hinzu: Die Klinik wollte auch in puncto Modernität Maßstäbe setzen. Ein weitgehend selbsterklärendes System war gefordert. Man suchte nach einer ergonomischen und stabilen Software. Beispielsweise sollten beiden Buchhalterinnen der Klinik mit Hilfe von Plausibilitätslösungen bei der Aufteilung von Rechnungen auf die einzelnen Mandanten unterstützt werden, mit dem Ziel, die fehleranfälligen Routinevorgänge mit Sicherungsstufen zu versehen.

Zunächst entschied man sich für SAP R/2. Mit dem Schritt vom externen Rechenzentrum in die DV-Unabhängigkeit vollzog sich auch der Wechsel zur AS/400-Basis. Ein Wiedereinstieg in die SAP-Welt war in der zweiten Auswahlphase im Sommer 1999 jedoch kein Thema; das ERP-(Enterprise-Resource-Planning-)System wurde als zu mächtig für die Einrichtung eingestuft. Andere Lösungen schieden aus, weil sie nicht Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung aus einer Hand boten.

Doch ERP kam trotzdem zum Zuge - auf dem Weg einer "Nachbarschaftshilfe": eine Empfehlung der keine 20 Kilometer entfernt ansässigen Griesson de Beukelaer GmbH & Co. KG in Ploch führte zu DCW Software. Vor Ort verschafften sich die Barmherzigen Brüder ein Bild von der ERP-Lösung; Buchhaltung, DV-Leitung und die kaufmännische Direktion trafen die Kaufentscheidung. Der Vertrag wurde am 1. Oktober 1999 unterzeichnet.

Die Maßgabe: Noch im gleichen Jahr, also nicht wie sonst üblich zum Bilanzstichtag, musste die Umstellung vonstatten gehen. Denn schließlich sollte das Zusammenführen der Einzelbilanzen zum 31. Dezember 1999 bereits mit dem Einsatz des Moduls "Mandantenübergreifende Buchungen" erledigt werden. Das Softwarehaus machte sich daher mit einem Team von vier Leuten unter der Projektleitung von Reinhard Herbst an die Arbeit.

Besonders wichtig war die Integration der Vorsysteme. Dabei handelt es sich zum einen um das seit Sommer 1998 eingesetzte Boss-Branchenpaket. Dieses umfasst die stationäre und ambulante Patientenverwaltung, eine Heimverwaltung für die Aufnahme und Abrechnung von Heimbewohnern und eine zugehörige Leistungsstatistik: Zum anderen erledigt im Personalwesen Loga 2001 von P&I seit 1. Januar 1999 die etwa 650 monatlichen Abrechnungsfälle. Die DCW-Software stimmte die notwendigen Details mit den verschiedenen Anbietern ab und stellte das endgültige Schnittstellenprodukt zur Verfügung. Es gewährleistet den direkten Datenfluss aus den Vorsystemen in die Finanzbuchhaltung und die angeschlossene Kostenrechnung zur weiteren Verbuchung.

Am 1. November 1999 erfolgte die Übernahme der Finanzbuchhaltung in den Echtbetrieb - gerade vier Wochen nach Vertragsabschluss. Parallel dazu lief an drei Tagen die Schulung aller Anwender vor Ort. Die neue Kartenrechnung, die von Grund auf neu konzipiert werden musste, war am 1. Dezember 1999 bereits zu 80 Prozent im Einsatz. Hier überzeugt das System heute durch Transparenz und Flexibilität in der Berichterstellung. Die nächste große Bewährungsprobe steht an, wenn jetzt zum Jahresende die Planzahlen für 2001 vorzulegen sind.

Im Großen und Ganzen läuft das System zufriedenstellend. Etwa die Hälfte der Benutzeranfragen war auf reine Anwenderfehler zurückzuführen, die anderen Fragen deckten Schwachstellen auf, die in Nachbesserungen mündeten. Bugs im klassischen Sinn traten jedoch keine auf.

In der Finanzbuchhaltung reduzierte sich der zeitliche Arbeitsaufwand infolge der Umstellung auf ein Fünftel. Die Zeitersparnis resultiert vor allem aus zwei Faktoren: der komfortablen Aufteilung der Eingangsrechnungen nach Mandanten und der schnelleren Konsolidierung der Einzelbilanzen. Hinzu kommt, dass das Berichtswesen im ganzen Unternehmen eine hohe Kostentransparenz garantiert.

Ein weiterer Vorteil der DCW-Software liegt darin, dass sie sozusagen "mitwächst": Mit gleicher personeller Kapazität lassen sich auch weitere, zusätzlich hinzukommende kaufmännische Aufgaben abwickeln. Das heißt, auch ein siebter, achter oder neunter Mandant lässt sich mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern buchhalterisch betreuen. Nützlicher Nebeneffekt auch für die DV-Abteilung: Das interne Support-Aufkommen ist deutlich gesunken.

Nicht zuletzt gaben Einfachheit und Stabilität des Systems den Ausschlag für die geplante Ausweitung auf das Gemeinschaftskrankenhaus St. Elisabeth/St. Petrus gGmbH in Bonn. Hier sollen ab Herbst 2000 weitere acht Finanzbuchhaltungsarbeitsplätze remote angebunden werden.

Zurzeit arbeiten die DCW-Leute an einer Möglichkeit, die Finanzierungsschlüssel in der Anlagenbuchhaltung abzubilden. Dabei handelt es sich um eine Verrechnung der kombinierten Finanzierung, beispielsweise bei Zuschüssen für Bauvorhaben von Land, Kreis, Caritas oder der Aktion Mensch. Die Barmherzigen Brüder Saffig haben noch weiteres vor: Für das interne Informations-Management und zur Abbildung der vielfältigen Verwaltungsvorgänge planen sie darüber hinaus den Aufbau eines Intranet. Auch das Thema Materialwirtschaft rückt weiter in den Vordergrund - für diese Vorhaben ist der Weg frei, nachdem nun das Rechnungswesen "in trockenen Tüchern" ist.

*Thomas Leyendecker ist Leiter EDV bei den Barmherzigen Brüdern Saffig.

HardwareDas DV-Konzept der Barmherzigen Brüder Saffig basiert auf einer am Stammsitz installierten IBM AS/400, Modell 720. Ingesamt 15 bis 20 User greifen hierauf zu, davon acht aus der zentralen Finanzbuchhaltung. Noch im Herbst 2000 sollen weitere acht Anwender des Gemeinschaftskrankenhauses St. Elisabeth/ St. Petrus gGmbH hinzukommen. Das Rechnungswesen der in Bonn ansässigen Häuser nutzt das System dann via DFÜ als separate Mandanten; Wartung und Support verbleiben in Saffig.

SoftwareZum DCW-Rechnungswesen gehören ein Finanzbuchhaltungssystem, das sowohl für Einzelfirmen als auch für die Abbildung von Konzernkonzepten geeignet ist, und eine Anlagenbuchhaltung. Hier werden Abschreibungspläne und Anlagenspiegel durch die direkte Umsetzung der Bestandsveränderungen aktuell vorgehalten, wobei sich die Vorgänge über eine Top-down-Analyse bis hin zum Originalbeleg zurückverfolgen lassen. Das Modul Kostenrechnung beinhaltet Controllingwerkzeuge, die von der Ist-Kostenkontrolle über verschiedene Formen der Plankostenermittlung bis hin zur detaillierten Grenzplankostenrechnung umfangreiche Kennzahlen generieren.