Dokumenten-Management-Systeme (DMS) verbessern die Informationsbasis eines Unternehmens und sollen die Produktivität der Mitarbeiter steigern. Zu den Funktionen der Systeme zählen das Ablegen, Verwalten und Aufbereiten von Daten und Dokumenten. Außerdem stellen DMS-Produkte anderen Anwendungen Inhalte zur Verfügung. Integriert in Groupware- oder Workflow-Management-Systeme unterstützen sie so kooperative Arbeitsformen. Mehrere Nutzer arbeiten an einem Dokument, wobei die Software die Verwaltung der Versionen übernimmt. Auch die Kopplung mit Modulen für das Web-Content-Management sowie mit Portalsoftware gewinnt an Bedeutung. Die Entwicklung vollzieht sich weg vom einfachen Dokumenten-Management über Content-Management bis hin zur Abbildung dokumenten-basierender Workflows.
Die Wahl eines Produkts gestaltet sich schwierig, da sich etwa 150 Hersteller in dem Markt tummeln. Hinzu kommt, dass die Anbieter in puncto Funktionen verschiedene Schwerpunkte setzen, was für den Interessenten anfangs jedoch nicht immer klar ersichtlich ist. Trotz der Vielfalt macht der Anteil der marktbeherrschenden Produkte beziehungsweise Technologieführer nur zehn Prozent aus. Die Situation verschärft sich noch, da Firmenübernahmen und Fusionen die Branche in Atem halten. Durch Zukäufe erweitern Marktteilnehmer ihre Produktstrategie und verlagern mitunter ihre Kompetenzen. So wurde Documentum, ein Anbieter von Dokumenten- und Content-Management-Systemen, vom Speicher-Management-Spezialisten EMC übernommen. Damit verfügt das Unternehmen sowohl über Lösungen zum Verwalten von Speicher als auch über Funktionen zur Erfassung und Aufbereitung von Dokumenten. Open Text ergänzt sein Angebot an Knowledge-Management und Collaborations-Werkzeugen mit der
Übernahme von Gauss Interprise sowie dem geplanten Kauf der Ixos Software AG im Bereich Content-Management, Dokumenten-Management und Archivierung. Unlängst hat auch IBM zugekauft: Big Blue übernahm den amerikanischen Dokumenten-Management-Hersteller Green Pasture Software. Im Sommer 2003 hatte sich der Konzern mit Aptrix einen Anbieter von Web-Content-Management-Software einverleibt.
Für spürbare Marktverschiebungen sorgen auch die Produktstrategien großer Anbieter. So hat IBM mit der Portierung seines "Content Manager" auf Linux eine Vorreiterrolle in Sachen Plattformen übernommen, die viele Mitbewerber enorm unter Druck setzen wird. Insbesondere bei E-Government-Projekten, bei denen bewusst Windows als Betriebssystem ausgeschlossen wird, haben Anbieter von Linux-fähigen Systemen einen guten Stand.
Über ausgereifte Kernfunktionen wie etwa das Scannen und Archivieren von Eingangspost können sich Hersteller kaum noch differenzieren. Abseits der Basisfunktionen unterscheidet sich das Leistungsspektrum erheblich. Allerdings gilt es hierbei, zwischen dem beworbenen Funktionsumfang und den tatsächlichen Produktfähigkeiten zu unterscheiden. Der dazu vom Institut Business Application Research Center (Barc) erstellte Leitfaden "12 Dokumenten-Management- und Archivierungssysteme" umfasst zwölf Produkte. Begutachtet wurden die Software von Ceyoniq, D.velop, Documentum, Docuware, Easy Software, Elo, Filenet, Hummingbird, Hyperwave, IBM, Saperion und Windream.