Wer eine Konsolidierung auf Anwendungsebene nur als Instrument benutzt, um die Kosten zu senken, geht ein hohes Risiko ein, damit zu scheitern, warnt Wolfgang Thiel, Vice President der Boston Consulting Group. So eigneten sich beispielsweise Bereiche wie Fertigungs-, Logistik- und Kerntransaktionsprozesse kaum für eine Zentralisierung der entsprechenden Applikationen. Außerdem seien die IT-Abteilungen meist überfordert, wenn sie selbst entscheiden sollen, an welcher Stelle Konsolidierung Sinn ergibt. Hier gelte es, aufzupassen, an welcher Stelle man den Hebel ansetzt, mahnt Thiel. Schließlich wirke sich jede Modifikation innerhalb der Applikationslandschaft auf die Geschäftsprozesse aus.
Am besten nimmt man die betroffenen Fachabteilungen von Beginn an mit ins Boot, rät Dietmar Lummitsch, Geschäftsführer der TÜV Informatik Service GmbH und CIO des TÜV Süd. Die IT-Abteilung könne nicht die Verantwortung der einzelnen Geschäftsbereiche mit übernehmen. Diese Strategie hört sich schlüssig an, doch der Teufel steckt im Detail, warnt Lummitsch. So sei es nicht gerade einfach, den Mitarbeitern und Leitern der Fachabteilungen zu erklären, warum eine bestimmte Applikation nicht mehr gebraucht werde. Zwar könne er aus CIO-Sicht technisch argumentieren. Ein Grund, warum die Abteilung die Anwendung trotzdem weiter benötigt, sei aber meist schnell gefunden. Allerdings stehe der Anwender damit immerhin in der Pflicht, den Business-Case für seine Spezialanwendung zu belegen: "Er muss nachweisen, dass er damit mehr Geld macht, als es kostet."
An dieser Stelle entstehen dem CIO zufolge leicht Spannungen zwischen den Geschäftseinheiten, die das Geld verdienen, und denen, die das Geld ausgeben: "Da die IT-Abteilung immer das Geld ausgibt, sind sie automatisch die Schlechten." Andererseits fehlten ihr die Druckmittel, um eine effiziente und kontrollierbare Applikationslandschaft einzuführen, moniert Lummitsch.
Die großen Konsolidierungsprojekte funktionieren nur, wenn sich in der Vorstandsetage ein Sponsor findet, beobachtet Helmuth Gümbel, Berater bei Strategy Partners. Diese Vorhaben liefen meist über Jahre und seien dementsprechend riskant, da es viele organisatorische Dinge zu bedenken gebe. Grundsätzlich komme es immer darauf an, "wie hoch der IT-Leiter seinen Kopf heben darf. Wenn er nur bis zur Schreibtischkante kommt, wird eben nur dort aufgeräumt."
Jedoch gebe es bereits auf den unteren Ebenen viele Möglichkeiten, die Anwendungslandschaft zu entrümpeln und zu konsolidieren, erläutert Gümbel. Um nicht mehr benötigte Software zu identifizieren, könne die IT-Abteilung beispielsweise versuchen, die in Frage stehenden Applikationen eine Zeit lang schlechter zu pflegen. Sollte sich kein Protest regen, könne man versuchsweise den Support ganz einstellen. Werde auch das widerspruchslos hingenommen, sollte sich die IT-Abteilung überlegen, ob die Nutzer auf diese Anwendung nicht ganz verzichten können.
Viel Zeit und Geld verschwendet
Auch im Bereich des Customizing von älteren ERP-Installationen schlummere ein hohes Einsparpotenzial, sagt der Berater. So hätten in der Vergangenheit viele Unternehmen zusätzliche Funktionen für ihre betriebswirtschaftlichen Programme entwickelt. Inzwischen seien viele dieser individuellen Erweiterungen Bestandteil der ERP-Pakete. Trotzdem würden viele Unternehmen ihre individualisierten Komponenten weiter pflegen und an jedes neue Release des Basispakets neu anpassen, bemängelt Gümbel. "Hier wird viel Zeit und Geld verschwendet."
Um das zu vermeiden, verfolgt Lummitsch beim TÜV ein dreistufiges Konsolidierungsmodell. Dabei steht zunächst die Infrastruktur mit Standardapplikationen und den dahinterliegenden Betriebssystemen auf dem Prüfstand. Im Rahmen einer Bestandsaufnahme quer über den gesamten Konzern habe sich die IT-Abteilung in einem ersten Schritt einen Überblick verschafft, berichtet der CIO. Dies sei notwendig, um festzulegen, welche Applikationen sich überhaupt auf eine Standardplattform portieren ließen.
Im weiteren Projektverlauf steht ein Wechsel von den bestehenden Systemen unter Windows 95, 98 und NT auf Windows 2000 und das Windows XP Active Directory an. Von den geplanten 8000 bis 9000 Einheiten seien zum jetzigen Zeitpunkt bereits rund 1000 Systeme umgestellt. Die Ablösung der unterschiedlich konfigurierten PCs durch standardisierte Arbeitsplatzrechner verlief allerdings nicht ohne Tücken. Problematisch gestaltete sich zum Beispiel die Suche nach den Daten, die Anwender in unterschiedlichen Verzeichnissen versteckt hatten. Dieses Wissen sei aber notwendig gewesen, um ein personalisiertes Image jedes Arbeitsplatzrechners im Backend zu erstellen, erläutert Lummitsch. Nur so könne die IT-Abteilung gewährleisten, jedes System schnell wiederherzustellen.
Der Weg des geringsten Widerstandes
Komplizierter wird es auf der zweiten Stufe des Modells, so der CIO weiter. Im Rahmen der Konsolidierung von Business-Process-Applikationen geht es darum, Anwendungen für Support- und Produktionsprozesse zu harmonisieren. Dazu zählen ERP-Anwendungen, sowie Customer-Relationship- und Dokumenten-Management-Systeme. So wurden beim TÜV zum Beispiel drei Legacy-Systeme mit SAP R/2 auf einem einzelnen Rechner unter R/3 zusammengefasst.
Auf der dritten Stufe des TÜV-Modells gilt es schließlich, Individual-Applikationen im Unternehmen zu identifizieren und auf ein erträgliches Maß zu reduzieren. Dabei müsse die IT jedoch eng mit den Geschäftsbereichen zusammenarbeiten, mahnt Lummitsch. Nur der entsprechende IT-Koordinator beziehungsweise der Geschäftsführer könne letztendlich entscheiden, wie viel Wildwuchs er sich erlauben dürfe.
Das Zwischenfazit von Lummitsch fällt nüchtern aus: Vieles hätte sich einfacher machen lassen. In einigen Bereichen stecke immer noch zu viel Individualentwicklung. Andererseits sei nicht zu erwarten, dass eine Geschäfts-Unit, die Bereiche wie Kernkraft, Aufzugsprüfung und Gentechnik zu betreuen hat, alles unter einen Hut bekomme. "Hier nimmt man oft den Weg des geringsten Widerstandes."
Aber nur, wer sich langfristig große Ziele setze, könne überhaupt etwas erreichen, begründet der CIO seine Taktik: "Fein planen, grob nachsteuern." Dann müsse er eben sehen, wie die einzelnen Barrieren und Hürden zu überwinden seien. Das funktioniere meist nur mit Unterstützung der Vorstände und Geschäftsführer. Diese wollten jedoch den Nutzen sehen, und der laute Kosteneinsparung. Voraussetzung dafür ist die Bereitschaft, zuvor in die Konsolidierung zu investieren.
Damit sieht es jedoch angesichts der oft leeren Kassen meist schlecht aus, analysiert Nils Niehörster, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Raad Consult, die aktuelle Lage. "Die Budget-Situation für 2003 wird erbärmlich bleiben." Dazu kämen hohe Return-on-Invest-(RoI)-Anforderungen der Finanzabteilungen an IT-Investitionen. Niehörsters Erfahrungen zufolge müssten diese innerhalb der ersten zwölf Monate den Breakeven schaffen und einen RoI von 120 Prozent im ersten Jahr erreichen.
Dennoch rechnet der Unternehmensberater gerade im ERP-Bereich mit einem Wachstum des Ersatz- und Upgrade-Geschäfts in den nächsten Jahren. Viele Anwendungen seien in den Jahren 1998 bis 2000 angeschafft worden. Gehe man von einer durchschnittlichen Lebenserwartung der Applikationen von rund fünf Jahren aus, müssten sich viele Anwender allmählich Gedanken über die Zukunft und Konsolidierung ihrer Systeme machen.
Christian Glas, für den Applikationsbereich zuständiger Analyst bei PAC, schätzt die Situation etwas anders ein. "Wenn eine Lösung gut funktioniert, wird sie auch nicht abgelöst." Viele Anwender versuchten, ihre bestehende Infrastruktur zu optimieren und den Nutzen zu verbessern, möglichst ohne groß zu investieren und neue Lizenzen anzuschaffen. Sollte dies jedoch nicht zu umgehen sein, deute der Trend eindeutig in Richtung Standardsysteme, die Best-of-breed-Lösungen zunehmend ablösten.
Dass Standards nicht automatisch SAP oder Microsoft heißen müssen, zeigt das Beispiel des Pharmazieunternehmens Schaper & Brümmer. Anlässlich des auslaufenden NT-Supports und des damit notwendigen Software-Upgrades beschlossen die IT-Verantwortlichen, eine Open-Source-Lösung zu implementieren. Auf zwei Intel-basierenden X-Series-Servern von IBM wurden verschiedene Applikationen wie der File-Server und Lotus Notes unter dem Linux Enterprise Server von Suse zusammengefasst, berichtet DV-Leiter Norbert Söchtig. Damit ließ sich außerdem das weiter benutzte AS/400-System, auf dem das ERP lief, derart entlasten, dass ein kleinerer Server angeschafft werden konnte.
Die Umstellung der Applikationen sei allerdings teilweise etwas holprig verlaufen, berichtet Söchtig. Nur ein Teil der Anwendungslandschaft habe sich bislang auf Linux umstellen lassen. So nutze das Pharmaunternehmen weiter die erst kürzlich angeschaffte Office-2000-Linie von Microsoft. Bestehendes solle schließlich möglichst lange weiter verwendet werden. Außerdem gebe es von Seiten der Aufsichtsbehörden Vorgaben für Datenformate, die zum Großteil auf Microsoft-Standards basierten. Entgegen der Microsoft-Einschätzung könne ein Unternehmen mit einer Office-Lösung aber auch länger als zwei Jahre leben, so Söchting.