Außendienst, Geschäftsreisen oder das Bilden virtueller Teams, die über verschiedene Niederlassungen oder Länder hinweg arbeiten, gehören mittlerweile auch zum Alltag kleiner und mittelständischer Unternehmen. Mit IP Office trägt Avaya den damit verbundenen Anforderungen an Flexibilität, Produktivität und permanenter Erreichbarkeit Rechnung. Die aktuelle Version wurde zu diesem Zweck vor allem um Neuerungen im Bereich Mobilität erweitert. Dazu gehört der so genannte Telecommuter Mode, der den IP Office Phone Manager erweitert.
Neue WLAN-Telefone bieten vielfältige Optionen für die Mobilität auf dem Campus. Telearbeiter können effizient über VPN-Telefone in die Unternehmenskommunikation integriert werden. Gleichzeitig werden dezentral strukturierte Unternehmen durch neue Möglichkeiten zur Vernetzung von IP-Office-Systemen noch besser unterstützt.
Eine der zentralen Neuerungen von IP Office 4.1 ist der Telecommuter Mode. Er bietet die Möglichkeit, ein beliebiges Telefon als Bürotelefon zu definieren, so dass alle eingehenden Telefongespräche über IP Office geführt werden können. Der Vorteil: Anrufer können den gewünschten Mitarbeiter immer unter der gleichen Telefonnummer erreichen, auch wenn der Mitarbeiter an mehreren Orten arbeitet. Anhand der übertragenen Telefonnummer kann der Angerufene feststellen, dass es sich um einen vom System weitergeleiteten Anruf handelt. Darüber hinaus verbessert der Telecommuter Mode die Kostenkontrolle innerhalb des Unternehmens, da die Gesprächsgebühren in dem Büro anfallen, in dem IP Office installiert ist.
Viele mittelständische Unternehmen setzen auf eine ergänzende Vernetzung des gesamten Firmengeländes über WLAN. Dadurch sind Mitarbeiter, die häufig auf dem Firmengelände unterwegs sind, besser erreichbar. Mit IP Office 4.1 bietet Avaya nun zusätzlich zu den IP-DECT-Lösungen auch drei WLAN-Telefone (3616, 3641 und 3645) an. Diese verfügen über ein Display und haben fest programmierte Funktionstasten für die gängigsten Leistungsmerkmale wie Halten, Weitergeben, Konferenz und Wahlwiederholung. Darüber hinaus kann an alle Telefone ein Headset angeschlossen werden.
Zur sicheren Einbindung von externen Mitarbeitern oder Heimarbeitsplätzen hat sich die VPN-Technologie (Virtual Private Network) durchgesetzt. Mit seinen neuen VPN-Telefonen (5610 und 5621) bietet Avaya die sichere Sprachübertragung auf der Datenleitung. Die IP-Telefone, die für den Einsatz im Home Office gedacht sind, bieten eine hohe Sprachqualität über eine sichere Internetverbindung. Sie verfügen über zwölf beziehungsweise 24 programmierbare Tasten und ein 5- beziehungsweise 7-zeiliges Display. Die IP-Telefone bieten eine Freisprecheinrichtung und Funktionen wie zum Beispiel Parken, Rückruf und Anrufweiterleitung.
Oft betreiben kleine und mittelständische Unternehmen getrennte Netzwerke an ihren Standorten und ein direkter Zugriff auf Firmendaten von anderen Niederlassungen ist nicht möglich. Mit IP Office können Unternehmen ihre Systeme zu einem Netzwerk beziehungsweise zu einem Anlagenverbund zusammenschließen. Damit können IP Office-Systeme der Standard-Edition in das so genannte Small Community Network – ein Netzwerk aus mehreren IP Office-Systemen – eingebunden werden. Niederlassungen, die bisher keinen eigenen Netzzugang zum Firmennetz hatten, können damit an das Unternehmensnetz angeschlossen werden.
IP Office 4.1, WLAN-Telefone und VPN-Telefone sind bei Avaya Business Partnern und direkt bei Avaya erhältlich.