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Wer von der digitalen Transformation spricht, meint damit auch automatisierte Geschäftsprozesse. Sie sind ein wesentliches Element der Digitalisierung. Automatisierte Workflows etwa im Rechnungswesen oder im Kundenservice bringen Tempo in die Unternehmen, sparen Arbeitszeit und sorgen für zufriedenere Kunden.
Basis dafür ist der Zugriff auf alle relevanten Informationen - wann immer sie benötigt werden. Daten sind der Treibstoff der Digitalisierung und damit auch für die automatisierten Geschäftsprozesse. Doch dieser Treibstoff ist nicht immer ohne Schwierigkeiten verfügbar. Eine der größten Herausforderungen, mit denen Unternehmen zu kämpfen haben, sind heterogene IT-Landschaften, die über viele Jahre gewachsen sind. Die Daten lagern in vielen verschiedenen Silos. Wer einen Workflow digitalisieren möchte, für den Daten aus unterschiedlichen Systemen relevant sind, muss diese Töpfe zunächst anzapfen.
Doch es braucht nicht nur die passenden Integrationstechnologien, um die Datenbasis aufzubauen. Gefragt sind auch Werkzeuge für die Automatisierung und Orchestrierung der Workflows, um die digitalen Prozesse zu erstellen. Hinzu kommt noch eine weitere Anforderung: Unternehmen benötigen Experten, die mit diesen Tools umgehen und entsprechende Anwendungen bauen können. Gerade Softwareentwickler sind aber derzeit besonders gefragt am Markt. Mittelständler können ein Lied davon singen, wie schwer es ist, an gute IT-Fachleute heranzukommen. Aber selbst in Großunternehmen herrscht Mangel. Da überall digitalisiert wird, ist die Ressource Anwendungsentwickler besonders kostbar.
Die Programmierhürde klein halten
Eine Lösung können Technologien sein, welche die Programmierhürde besonders klein halten. Will heißen: Mit so genannten Low-Code-Werkzeugen sind nur geringe Programmierkenntnisse vonnöten, um diese zu erstellen. Die fachliche Expertise die den Erfolg eines automatisierten Prozesses entscheidend prägt kann dadurch in den Vordergrund gerückt werden. Wie das konkret aussieht, zeigt das Beispiel Boomi Flow. Wer mit dieser Low-Code-Plattform automatisierte Workflow-Anwendungen bauen und Geschäftsprozesse orchestrieren möchte, muss kein Softwareentwickler sein. Der Anwender erstellt den Prozess mithilfe eines visuellen Flowchart-Editors per Drag and Drop. Den Rest macht Boomi Flow. Die Lösung konvertiert den Flowchart in eine voll funktionsfähige Workflow-Anwendung.
Bliebe noch die andere große Herausforderung: der Aufbau der notwendigen Datenbasis. Diese bringt Boomi Flow quasi selbst mit. Denn Boomi Flow ist eine Komponente der hauseigenen Integrationsplattform AtomSphere. Mit dieser stellt Boomi eine Integrationsschicht bereit, an die sich alle IT-Systeme und Datenspeicher eines Unternehmens anbinden lassen - unabhängig von welchem Anbieter sie stammen. "Wir können uns mit allem verknüpfen", sagt Mike Kiersey, Director Systems Engineering bei Boomi. "Unternehmen brauchen sich keine Gedanken machen, ob es für ein bestimmtes System einen passenden Konnektor gibt. Denn wir haben mit Sicherheit einen."
Da Flow ein Teil der Boomi-Plattform ist, bekommt der Anwender alles aus einer Hand - Prozessmanagement und Datenintegration. Welche Art von Prozesse damit dann digitalisiert werden, sei egal, so Kiersey. Jede Fachabteilung könne die Plattform nutzen, die Personalabteilung genauso wie der Fertigungsbereich. "Alles, was ein Prozess ist, lässt sich mit Boomi Flow automatisieren. Und alles, was automatisiert ist, lässt sich orchestrieren."
Doch Flexibilität ist auch gefragt, wenn es darum geht, wie IT-Lösungen bereitgestellt werden. Diesbezüglich gibt es mittlerweile die unterschiedlichsten Szenarien. Unternehmen nutzen IT im eigenen Haus - also on-premise -, aus der Cloud eines einzelnen Anbieters oder von mehreren Providern. Oder sie verfolgen eine Hybrid-Cloud-Strategie - also quasi ein Mix aus allem.
Eine IT-Anwendung muss sich also innerhalb dieser unterschiedlichen Konzepte nutzen lassen. Das gilt auch für Workflow-Automatisierungsplattformen. So unterstützt etwa Boomi Flow mittlerweile jede Umgebung - Hybrid- und Multi-Cloud ebenso wie on-premise. Da die Synchronisation von Flow einfach gehalten und der On-premise-Footprint klein ist, sei die Migration so einfach wie möglich, heißt es von Herstellerseite. Außerdem unterstütze Flow eine flexible Datenkontrolle und -sicherheit.
Ein Portal innerhalb von Tagen statt Monaten
Auf dieser Basis können Unternehmen dann in jeder Umgebung den Nutzen aus Boomi Flow ziehen. Und diesen sieht Kiersey besonders in der Geschwindigkeit. Durch die einfache Bedienbarkeit von Flow ließen sich Workflows sehr schnell automatisieren und orchestrieren. Als Beispiel nennt er ein Flottenmanagement-Unternehmen, das auf Basis von Boomi Flow ein Portal für seine Kunden und Partner aufgebaut hat. Werkstätten beispielsweise, die mit dem Unternehmen kooperieren, können dort etwa ihre Öffnungszeiten aktualisieren. Für Kunden gibt es die Möglichkeit, spezielle Services abzurufen.
Das Projekt sei ziemlich komplex gewesen, berichtet Kiersey. Dank der einfachen Bedienbarkeit von Flow sei es aber möglich gewesen, das Portal innerhalb von ein paar Tagen aufzubauen - statt innerhalb von Wochen oder Monaten.
Eine einfach zu nutzende Workflow-Automatisierung bringt auch monetären Nutzen. Der Telecom-Provider Sky hat mithilfe der Boomi-Plattform sowie Boomi Flow eine Self-Service-Anwendung für seine Kunden erstellt. Bei Problemen mit der Internetverbindung zum Beispiel mussten die Kunden vorher das Supportteam bei Sky kontaktieren. Und die Experten dort arbeiteten mit 21 verschiedenen Tools zur Überprüfung der Kommunikationssysteme. Entsprechend herausfordernd war der Kundenservice.
In der nun aufgesetzten Anwendung sammelt Boomi Live-Daten von Kundengeräten, Diagnoseanwendungen und aus anderen Systemen. Auf dieser Basis werden die Informationen analysiert und die Kunden erhalten Empfehlungen, wie sie ihr Anliegen lösen können. Eines der Ergebnisse: Sky sparte im ersten Jahr sechs Millionen Pfund, weil die Call-Center-Agenten weniger Zeit investieren mussten, die Servicetermine reduziert wurden und weniger Ersatzhardware verwendet werden musste. Die Kosten für den Support gingen um 40 Prozent zurück. Und das Unternehmen konnte sich freuen, dass die Versprechen, die mit der digitalen Transformation verbunden sind, erfüllt wurden.