Stadt Zug setzt auf Managed Print Services

Auslagern des Output-Management bringt Kostensenkung und bessere Auslastung

20.03.2007
Die Stadt Zug in der Schweiz hat das gesamte Output-Management – Drucken, Kopieren und Faxen – als Managed Service an Fujitsu Siemens Computers IT Product Services (ITPS) ausgelagert und freut sich über eine signifikante Senkung der Druckkosten, eine erheblich bessere Auslastung der Geräte und eine nie gekannte Kostentransparenz. Die Mitarbeiter der Stadt sind jetzt komplett von der Verwaltung des Output-Managements befreit – bezahlt wird nach bedruckten Seiten.

Dass Öffentliche Verwaltungen ohne Papier nicht auskommen, liegt auf der Hand. Und Faxen, Kopieren, Drucken ist mit erheblichen Kosten verbunden: Von der Anschaffung der Hardware über die Administration und Wartung der Geräte bis zur Bereitstellung von Verbrauchsmaterial ist das Management einer ausgedehnten Druckerflotte zeit- und kostenintensiv. Zeit, die die Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung besser nutzen können.

Die Stadt Zug in der Schweiz hat das Problem elegant gelöst: Sie hat das gesamte Druckmanagement an Fujitsu Siemens Computers ITPS ausgelagert. Denn mit den Print Lifecycle Solutions bietet Fujitsu Siemens Computers Unternehmen und dem öffentlichen Sektor eine Dienstleistung zur Optimierung von Druckprozessen an, die alle Anforderungen der Stadtverwaltung erfüllt.

Das Schweizer Kanton Zug liegt in dem landschaftlich reizvollem Hügelland der Voralpen. Das Kanton besteht aus elf politischen Gemeinden, die Stadt Zug, in der mehr als 23.000 Menschen leben, ist der Hauptort des Kantons. 460 Mitarbeiter sind in der Stadtverwaltung und den Stadtschulen Zugs beschäftigt.

Die Entscheidung für die Managed-Print-Lösung fiel erst nach einer eingehenden Untersuchung der Ausgangslage und der genauen Analyse der Bedürfnisse. „Uns war es wichtig eine Lösung zu finden, die den Mitarbeitern ebenso einen Nutzen liefert wie der Stadtverwaltung“, sagt Franco Keller, Projektverantwortlicher und Kanzleisekretär der Stadt Zug. „Die Analyse der Ist-Situation mit Fujitsu Siemens Computers hat gezeigt, dass ein solches Potenzial vorhanden war.“

Durch die Optimierung des Output Management in der gesamten Stadtverwaltung inklusive der Städtischen Schulen konnten die Kosten deutlich reduziert und eine bessere Kostentransparenz erreicht werden, die auch das zukünftige Management der Infrastruktur erleichtert. Gleichzeitig gelang der Stadtverwaltung Zug eine merkliche Verbesserung der Serviceleistung im Druckbereich: Die ansprechende und einheitliche Gestaltung sämtlicher Papierausdrucke trägt jetzt zum guten Image der Stadtverwaltung bei den Bürgern von Zug bei.

Zusammen mit der Stadtverwaltung erarbeitet Fujitsu Siemens Computers ein individuelles Konzept für ihr Output Management. Darin wurde der Einsatz von Kopierern, Druckern, Faxgeräten und Scannern neu festgelegt. Bei der Konsolidierung ging es auch darum, die Möglichkeiten moderner Multifunktionsgeräten zu berücksichtigen. Die Stadtverwaltung betreibt circa 50 Multifunktionsgeräte, 90 Arbeitsplatzdrucker und 30 Netzwerkdrucker an mehr als 20 Standorten.

Die Stadt Zug beauftragte Fujitsu Siemens Computers, die bestehenden Kopiergeräte und Drucker zusammenzufassen, durch Multifunktionsgeräte zu ersetzen und das Rollout durchzuführen. Dabei sollte der Gerätepark gleichzeitig reduziert, optimiert und modernisiert werden. Wichtig war auch die einfache Bedienbarkeit der Geräte, um die Akzeptanz der Anwender sicher zu stellen, ebenso wie ein maßgeschneidertes Schulungskonzept, mit dem die Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung in den neuen Gerätepark eingeführt wurden. Auch Wartung, Unterhalt, Second Level Support und die Bereitstellung der Verbrauchsmaterialien waren Bestandteil der Managed-Print-Lösung.

Mit der einheitlichen verbrauchsbezogenen Verrechnung pro Gerät und Monat auf Pay-per-Page-Basis wollten die Verantwortlichen gleichzeitig eine Kostentransparenz erreichen und die Basis legen, um die Kosten verursachergerecht aufzuschlüsseln. Ein weiterer Vorteil der Print Lifecycle Solutions: Die Stadt kann ihre Liquidität erhöhen, weil sie von Investitionen entlastet wird. Franco Keller von der Stadtverwaltung freut sich über den modernisierten Gerätepark, die höhere Anlagen-Auslastung und Verfügbarkeit, die standardisierte Druckerumgebung und die transparente Kostenzuweisung - vor allem darüber, dass bei allen Verbesserungen gleichzeitig die Druckkosten signifikant zurückgegangen sind. „Die Auslagerung des Output Management ist ein Erfolg. Das Projektmanagement sowie die Zusammenarbeit mit dem Hardwarelieferanten und den internen Ämtern und Abteilungen waren professionell und kundenorientiert. Unsere Vorgaben wurden zur vollen Zufriedenheit erfüllt“, resümiert der Kanzleisekretär.