Die Due-Diligence-Phase

Nach dem RFP und den Präsentationen muss der Anwender entscheiden, welche Dienstleister er ins letzte Rennen einlädt. Im Rahmen der Due Diligence kommen zwei Provider - mehr sollten es nicht sein - zum Kunden, um die auszulagernden IT-Systeme mit ihren Tools zu vermessen und Fachinterviews mit den IT-Verantwortlichen zu führen. Dieser Prozess kann zwischen einer Woche und einem Monat dauern. Er ist für den Dienstleister wie für den potenziellen Auftraggeber mit einem hohen Aufwand verbunden - vor allem, wenn es sich um eine erstmalige Auslagerung handelt.

Im Anschluss an die Due Diligence werden die Dienstleister aufgefordert, ein finales Angebot abzugeben. Häufig liegt der Preis dann unter der auf die Ausschreibung eingereichten Offerte. Die Provider begründen dies meist mit der "Hebung von Synergien" durch geplante Konsolidierungsmaßnahmen. Erkennt der Dienstleister, dass er einen zu niedrigen Preis in den RFP geboten hat, wird er den Leistungsumfang jetzt eher ausdünnen und bestimmte Services optional anbieten. Ein Beispiel: War in der Ausschreibung von einer Mandantenkopie für ein SAP-System oder 20 Transporten pro Jahr ins Produktivsystem die Rede, und der Anbieter merkt, dass dies nicht für den Betrieb reicht, bleiben die Transporte zwar im Preis enthalten, für jeden weiteren Transport und jede Kopie kassiert er jedoch zusätzlich. Der Basispreis würde in diesem Fall gegenüber dem RFP-Angebot stagnieren oder sogar schrumpfen, die Kosten für den Kunden unterm Strich aber steigen. Daher sollte dieser das finale Angebot danach kontrollieren, ob Leistungen aus dem Basispreis herausgenommen und in eine optionale Preiskomponente umgewandelt wurden.