Offshore-Profis sind Mangelware

Zudem verlangt eine eigenständige SM&G-Organisation auch veränderte Anforderungen an das Aufgabenprofil der jeweiligen Verantwortlichen. Sie sollten unter anderem über fundierte Kenntnisse des internationalen Vertragsrechts verfügen. Erfahrungen im Vertrags-Management - inklusive der kaufmännischen Aspekte - sowie Sprachkenntnisse sind von Vorteil, wenn nicht sogar unabdingbar. An dieser Kombination aus Kenntnissen und Erfahrungen mangelt es jedoch in vielen Unternehmen. Sie sind daher gezwungen, die fehlenden Kompetenzen durch Rekrutierung neuer Mitarbeiter zuzukaufen oder durch entsprechendes Training intern aufzubauen.

Vor diesem Hintergrund muss das auslagernde Unternehmen einen Wandel - von einer operational ausgerichteten zu einer Service-orientierten Organisation - vollziehen. Für die betroffenen Mitarbeiter bieten sich zwar einerseits neue Entwicklungsmöglichkeiten, andererseits ist aber nicht jeder Angestellte bereit, Veränderungen in seinen gewohnten Abläufen hinzunehmen. Neben einer klaren Kommunikationsstrategie empfiehlt sich daher der Einsatz so genannter Change Agents, die den Wechsel entsprechend coachen.

Demand-Management - keine leichte Aufgabe

Neben dem Management der extern erbrachten Leistungen gilt es auch die internen Anforderungen zu steuern und in Einklang mit dem Vertrag zu bringen. Diese Demand-Management-Aufgabe ist allerdings nicht so einfach zu bewältigen. Insbesondere Finanzdienstleister haben sehr spezielle und kundenspezifische Anforderungen. Es kommt daher darauf an, die jeweiligen Erwartungen professionell zu steuern und gegeneinander abzuwägen. Sonst besteht die Gefahr, dass Offshore-Ziele wie Einsparungen, die Standardisierung von Prozessen oder der Einsatz von Standard-Software konterkariert werden.

Hilfreich ist es, dem anfordernden Bereich die Kosten direkt zuzuordnen und die Kosten in "run" und "change" aufzuteilen. Der wesentliche Unterschied liegt dabei im Management der Ausgaben: Run-Kosten decken das Budget für den laufenden Betrieb ab. Sie werden im Rahmen des jährlichen Budget-Prozesses abgestimmt und dann fortlaufend kontrolliert. Change-Kosten hingegen reflektieren neue Services beziehungsweise Projekte, die der ständigen Überwachung bedürfen und einem abgestimmten Zustimmungs- und Überwachungsprozess unterliegen sollten (in der Regel monatlich).