Aufbewahrungspflichten heute und morgen

17.11.2004
Von 
Thorsten Brand ist Senior-Berater beim Beratungshaus Zöller & Partner aus Sulzbach/Taunus.

Das Ursprungssystem verfügt jedoch oft über eine hohe Anzahl an Auswertungsmöglichkeiten (beispielsweise Saldenliste und Bilanzen), die sich entweder gar nicht oder nur mit hohem Aufwand in einem Dokumenten-Management-System nachbilden lassen. Zudem muss die Verwaltungssoftware die gleiche Datenmenge aufnehmen können. Aus diesem Grund kann ein Dokumenten-Management-Programm allein nie einer führenden steuerrelevanten Anwendung gleichwertig sein. Die angebotenen Lösungen kombinieren daher DMS-Produkte mit Report- und Auswertungssoftware, um diese Anforderungen möglichst gut zu erfüllen.

Weitere gesetzliche Vorgaben sind wahrscheinlich

Der Trend zu mehr digitalen Daten und Prozessen setzt sich fort. Somit wachsen auch die Anforderungen an die Archivierung. Und die GDPdU ist erst der Anfang, denn weitere Vorschriften sind in Sicht.

Neben der Aufbewahrung von Daten gewinnt die Protokollierung von Prozessen an Bedeutung, und zwar als Nachweisfunktion. Dazu zählen die Audit-Prozesse nach dem amerikanischen Sarbanes-Oxley Act, die deutsche Großunternehmen, die an der amerikanischen Börse gelistet sind, erfüllen müssen. Ein weiteres Beispiel sind die Prozessdokumentationen des Risiko-Controllings nach Basel II. Oft müssen dabei Entscheidungen sowie Entscheidungswege nachweisbar dokumentiert werden (siehe Tabelle "Nationale und internationale Compliance-Regelungen").

Diese neuen regulatorischen Anforderungen haben mittlerweile auch den DMS-Markt erreicht. "Compliance" und "Records Management" sind die Schlagworte. Die Hard- und Softwarebranche, Dienstleister sowie Berater versuchen, hiervon zu profitieren. Zwar lassen sich mit solchen Lösungen gesetzliche Anforderungen tatsächlich leichter umsetzen, sie sind jedoch nicht die Bedingung dafür. So ist unbestritten, ob sich haftungskritische Unternehmensprozesse einfacher überwachen lassen, wenn die Prozessbearbeitung elektronisch praktiziert wird. Fest steht jedoch, dass Firmen ihre Korrespondenz leichter auswerten oder fallbezogen zusammenstellen können, wenn diese digital und nicht auf Papier vorliegt. Allerdings stehen Unternehmen hier vor dem Problem, dass viele Abläufe nach wie vor die Schriftform erfordern. Zudem liegen wichtige Informationen auf Mainframes und somit in einer nicht gerade schnittstellenreichen Datengrube. Hierum gruppieren sich dann diverse Bearbeitungssysteme mit mehr oder weniger redundanten Daten.