Office ist kostengünstiger

Auch bei Schäfer Werkzeug- und Sondermaschinenbau in Bad Schönborn gibt es Verbindungen zwischen Büroanwendungen und dem ERP-System Abas Business Solution - hier jedoch unter anderen Vorzeichen. Der Baden-Württemberger Maschinenbauer, der halb- und vollautomatisierte Systeme für die kabelverarbeitende Industrie fertigt, verbindet seine auf Linux laufende ERP-Software über den Abas-Linux-Client mit Microsoft Office. Einstelltabellen, Stücklisten, Explosionszeichnungen oder Angebote fließen aus der Business-Software in Word ein. Dazu gehören auch Konstruktionszeichnungen, bei denen jedes Teil mit einer Positionsnummer gekennzeichnet ist und unterhalb der Zeichnung noch einmal mit Nummer in einer Bestell-Liste aufgeführt wird. "Word ist für uns hauptsächlich Ausgabemedium, durch die bessere Darstellung erleichtern wir unseren Kunden das Identifizieren und Bestellen der Teile", sagt Schäfer-DV-Leiter Michael Hack. Excel nutzen die Bad Schönborner, um Stücklisten und Auswertungen auszugeben, in denen auch selektiert werden kann. Wenn Lieferanten Excel-Listen mit neuen Preisen einreichen, werden diese ins ERP-System zurückgeschrieben. "Nicht jeder Mitarbeiter hat einen Abas-Client, da nicht alle direkt mit dem ERP-System arbeiten. Office ist jedoch auf jedem Rechner installiert und wird von jedem Anwender beherrscht. Da ist es für uns sinnvoll, Daten zum Beispiel in Excel einfach zur Verfügung zu stellen. Das macht sich auch bei den Lizenzkosten bemerkbar", konstatiert Hack. Rund 20 Plätze sind mit dem ERP-Client ausgestattet, 60 PC-Arbeitsplätze gibt es insgesamt.

SAP und Microsoft im Duett

SAP übte 2006 den Schulterschluss mit Microsoft. Die Software "Duet" soll eine enge Verbindung zwischen Office und SAP-Software herstellen, so dass Anwender, die mit Letzterer nicht vertraut sind, trotzdem einige ihrer wesentlichen Funktionen nutzen können. Unternehmen, die SAP nicht durchgehend einführen, sollen so auf die teure Umschulung ihrer Mitarbeiter auf das komplexere ERP-System verzichten können. Referenzanwender sind bisher rar gesät: Auch wenn das Walldorfer Unternehmen nach eigener Aussage starkes Interesse verzeichnet, dürften viele Anwender auf das Service Pack 2 der frisch entwickelten Software warten, die im Januar 2009 auf den Markt kommen soll. Interessierte Anwender ergeben sich derweil in den eigenen Reihen, wie beispielsweise beim Schweizer SAP-Partner Resource Informatik aus Glattzentrum bei Wallisellen, der 85 Mitarbeiter beschäftigt. "Wir hatten Schwierigkeiten mit der Erfassung von Arbeitszeiten für das Reporting und der Integration mit Microsoft Schedule. Unsere Berater sind täglich unterwegs, ihre Zeiten wurden früher auf dem Notizblock geschrieben und später ins System abgetippt, was zeitaufwändig und fehleranfällig war", nennt CEO Bruno Schmid einen Grund für den Duet-Einsatz. Hier eine eigene Lösung zu programmieren hätte zu lange gedauert, und die Alternative, sich remote in SAP einzuloggen, wäre nicht praktikabel genug, meint der Firmenchef. Mittlerweile tragen die Berater ihre Termine und Tätigkeiten in Outlook ein und können die Zeiten mit einem Klick direkt in das ERP-System "buchen". Statt wie zuvor Ende des Monats stehen die aktuellen Zahlen jetzt täglich für das Reporting der Teamleiter und Mitarbeiter zur Verfügung. Duet wird laut Schmid als Add-on eingespielt und setzt SAP und den Microsoft Exchange Server voraus. "Über eine neue Toolbar in den Office-Anwendungen entsteht das Gefühl, nur mit Office zu arbeiten, auch wenn die Daten aus dem ERP kommen", sagt Schmid. Im nächsten Schritt wollen die Schweizer auch CRM-Funktionen einbinden, um Daten zu pflegen und zu aktualisieren.