Schaut man sich in Deutschlands Rechenzentren die Kostenermittlung an, kann man leicht graue Haare bekommen. Mehr oder weniger unsystematisch werden die EDV-Kosten teilweise

nach veralteten Vorschriften des Rechnungswesens ermittelt und sehr oft nur in einer Summe ausgewiesen.

Eine Abstimmung zwischen EDV und Rechnungswesen hat es nie gegeben. Dies hat zwangsläufig zur Folge, daß in vielen Fällen entweder eine doppelgleisige Kostenermittlung betrieben wird oder sich gar keiner um diese Angelegenheit kümmert.

"Rechnungswesen und EDV sollten ein einheitliches Kostenermittlungsverfahren abstimmen und einführen."

Damit dieser Unsinn aufhört, sollten sich Rechnungswesen und EDV miteinander abstimmen und eine gemeinsame Konzeption entwerfen.

Vor einigen Jahren noch machte die Rechnung des EDV-Herstellers den wesentlichen Teil der EDV-Kosten (außer Personalkosten) aus. Je mehr aber von den EDV-Leitern erkannt wurde, daß es außer "ihrem" EDV-Hersteller noch andere Anbieter am Markt gab, um so mehr ergab sich die Notwendigkeit einer Kostenermittlung und -zuordnung. Neue Kostenarten traten durch Datenfernverarbeitung hinzu (etwa Leitungskosten) oder ergaben sich durch Leasing und Mixed Hardware (Wartungskosten - Schwachstromversicherungen). Dies führt letztendlich dazu, daß man neben der Rubrik "Hardwarekosten" noch eine eigene Rubrik "Zusatzkosten" einführen kann.

Unter Zusatzkosten soll hier eine Mischung verschiedener Kostenarten verstanden werden, die im einzelnen aus folgenden Komponenten bestehen:

1. Inanspruchnahme fremder Rechenzentren zur Abdeckung von Engpässen, zur Durchführung regelmäßiger Arbeiten oder zur Nutzung als Ausweichsystem

2. Transportkosten, welche der EDV direkt angelastet werden können (etwa Abtransporte von Maschinen etc.)

3. Alle Leitungskosten, welche durch Datenfernverarbeitungsanwendungen entstehen

4. Kosten für externe Datenerfassungsleistungen (Ablochzentren)

5. Energiekosten (EDV-System und Klimaanlage, eventuell lohnt sich ein eigener Zähler)

6. Mieten für Magnetplattenstapel, falls diese nicht bereits unter den Hardwarekosten erfaßt worden sind

7. Kosten für Drucktücher und sonstiges Zubehör

8. Anschaffungskosten für Magnetbänder, falls regelmäßig etwa gleiche Mengen von Bändern gekauft werden, sonst müßte eine zeitliche Umlage erfolgen

9. Wartungs- und Materialkosten für EDV-Nebenmaschinen

10. Schwachstromversicherungen für gekaufte oder geleaste EDV-Systeme

11. Anteilige Versicherungs-Kosten des EDV-Bereichs gegen Feuer, Einbruch, Explosion etc.

12. Mehrkostenversicherungen des EDV-Bereichs, falls ein zeitweiliges Ausweichen auf Fremdsysteme erforderlich werden sollte

13. Datenträger- und Informationsverlust-Versicherung

14. Kosten für einen Auslagerungsort, an den wichtige Dateien etc. regelmäßig gebracht werden

15. Abschreibungen und Investitionen (Gebäude, Einrichtungen etc.) des EDV-Bereichs

16. Geringwertige Wirtschaftsgüter (Schreibtische, Rechenmaschinen etc.), die im EDV-Bereich vorkommen

17. Reinigungskosten (falls extern durchgeführt oder wenn nicht in den Raumkosten berücksichtigt)

18. Raumkosten (Kalkulatorische Mieten, falls nicht in Abschreibungen und Zinsen berücksichtigt)

19. Kalkulatorische Zinsen für Investitionen des EDV-Bereichs (EDV-Raum, Klimaanlage etc.)

20. Kosten für Tabellierpapier

21. Kosten für EDV-Endlosvordrucke (hierüber kann man endlose Diskussionen führen, man sollte sie mit in die EDV-Kosten einrechnen, um die Diskussion zu bei enden)

22. Kosten für Lochkarten oder sonstige Datenträger zur Erfassung

Immer wieder stellt man fest, daß einige Kostenarten scheinbar nicht anfallen. Dies gilt besonders für Versicherungen oder eine nicht durchgeführte Auslagerung von Dateien. In diesem Falle können fiktive Kostenbeträge in die Kalkulation eingebaut werden, um auf eine einheitliche Basis zu kommen. Dies gilt ganz besonders für alle Aktivitäten zur Sicherheit innerhalb der EDV.

Es lohnt sich also, die Zusatzkosten gezielt zu untersuchen, auch wenn sie vielfach im Budget anderer Bereiche untergehen. Auch Kleinvieh macht Mist. Für eine exakte Ermittlung und Überwachung der EDV-Kosten müssen auch die Zusatz-Kosten jederzeit unter Kontrolle sein.