Ohne umfassende DV-Unterstützung läuft bei Asbach längst nichts mehr. Vor drei Jahren hat sich das Rüdesheimer Stammhaus entschlossen
seine Datenverarbeitung mit einem Programm für die Produktionsplanung und Steuerung (PPS) auszustatten, das auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens paßt. Das wichtste Ergebnis: Effektivere Planung hat eine deutliche Absatzsteigerung ermöglicht.
Grund für die EDV-Umgestaltung bei Asbach war die Einsicht, daß sich das wichtigste Unternehmensziel, die vorhandenen, Produktionsmittel optimal auszulassen und dabei präzise zu liefern, ohne ein vernetztes elektronisches Steuerungssystem kaum erreichen läßt. Dafür hat sich das Unternehmen ein PPS-System von Bold und Partner in Siegen angeschafft, das auf einem System/38 von IBM läuft.
Nach knapp 18 Monaten sind die Erfolge durch die neue Datentechnik nun deutlich. Die Lagerumschlagszahlen im Rohstoff- und Fertigungsbereich sind gestiegen. Die Liefertermine konnten dabei eingehalten werden. Was Bernhard Reinhold, Leiter der Warenwirtschaft, vom vergangenen Oktober sagt, gilt somit insgesamt für die verbesserte Leistung des Unternehmens. "Für uns war dieser Oktober in zweifacher Hinsicht golden: Der Absatz stieg um 30 Prozent, und wir hatten zu keinem Moment Lieferschwierigkeiten, weil wir Engpässe der Zulieferer, beim Personal und bei den Fertigprodukten sofort erkennen konnten."
Seit der Gründung im Jahr 1892 durch Hugo Asbach hat sich das Unternehmen zunächst als erster deutscher Produzent von altem Weinbrand einen Namen gemacht. Heute umfaßt allein das "Asbach Uralt"-Sortiment acht Flaschengrößen. Insgesamt reicht die Produktpalette von Pralinen über Calvados, Cognac und Armagnac, Edellikör, Gin, Sherry und Portwein bis zu diversen Obst- und Kornbränden und Jahrgangschampagner.
Alle Produkte müssen unterschiedlich behandelt werden. Was für den "Asbach Uralt" das Alter ist, ist für die Pralinen die Frische. Während der Weinbrand durch eine möglichst lange Lagerung an Qualität gewinnt, müssen die Pralinen eng am Absatz produziert werden. Es liegt nahe, daß die Koordination der verschiedenen Abläufe in Fertigung, Lagerung und Lieferung mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung unverzichtbare Vorteile bringt.
Software von der Stange trotzdem wie nach Maß
Bold + Partner bietet einen Programm-Standard für die Fertigungsindustrie an, der sich an die individuellen Anforderungen einzelner Unternehmen anpassen läßt. Da die Produktionsbedingungen unabhängig vom jeweiligen Produkt Geminsamkeiten aufweisen, können enorme Entwicklungszeiten und damit Anschaffungskosten gespart werden. Auch für die Rüdesheimer ist das PPS-System ein vernünftiger Kompromiß, wie Warenwirtschafts-Experte Reinhold bestätigt: "Durch die Entscheidung für Standard-Software können wir zu einem vertretbaren Preis von der langen und vielfältigen Erfahrung des Software-Hauses profitieren."
Begonnen hat die DV-Abteilung zunächst mit der online Abwicklung der Einkaufsvorgänge. Der schnelle Einblick in die Kaufzahlen schloß Wareneingang, Lagerhaltung und Rechnungsprüfung ein. Später wurden Produktion, Steuerung der Maschinenbewirtschaftung und die Personalplanung einbezogen. Nun können alle Mitarbeiter durch individuellen Zugriff auf das betriebsintern einheitliche System die für sie wichtigen Daten abrufen. Und dieser Vorgang geht nicht nur in eine Richtung. Er ist vielmehr auf einen Dialog ausgerichtet, denn die Bereiche Einkauf, Lagerwesen, Produktion, Steuerung und Verkauf sind auch untereinander vernetzt.
Das Ergebnis: mehr Transparenz sowohl der innerbetrieblichen Vorgänge als auch der Marktentwicklung. Damit verbessern sich auch die Einkaufskonditionen, denn der Zugriff auf die Daten des Marktes erlaubt es den Planern bei Asbach, sich schneller auf ihn einzustellen. Die Produkte können gezielt weiterentwickelt und verbessert, also die Marktposition gesichert werden.
Bei den Mitarbeitern hat das neue System ein positives Echo i hervorgerufen. Vor allem die Frauen, die die Daten überwiegend bearbeiten, honorieren die neue Praxis, da sie die Arbeitsbedingungen verbessert: Routinearbeiten werden weniger, verantwortlichere Tätigkeiten rücken in den Mittelpunkt.
Mehr Flexibilität und höhere Produktivität
Moderne Datentechnik vernetzten System ist eine Grundvoraussetzung für die Steigerung von Flexibilität und Produktivität. Ihren vollen Nutzen entfaltet sie aber nur, wenn die Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Auch dazu bedarf es eines kompetenten Partners, der sich auf die Bedarfslage in mittelständischen Unternehmen einstellt. Bei Asbach setzt das Software-Haus vor allem auf interne Trainigsangebote für die Mitarbeiter. "Learning by doing" heißt die Devise, denn schnelle Erfolgserlebnisse in der Praxis hält man für sinnvoller als eine zeitraubende Beschäftigung mit der Theorie.
Vorbedingung für marktgerechte: Entscheidungen und realistische Zielvorgaben, sind aktuelle und umfassende Informationen über die zurückliegenden, aber auch aktuellen Unternehmenszahlen und -kennziffern. Zunächst werden die Absatz-, Einkaufs- und Fertigungs- ,
zahlen erfaßt, aus ihnen ergeben sich Maschinenkapazität, Personalbedarf und Lager.' bestand. Ohne eine Vernetzung der genannten Bereiche ist eine schnelle und zuverlässige Datenauswertung und damit eine realistische Soll-Vorgabe kaum mehr möglich. Eine Planung, die sich am Markt orientiert, schließt Fehlentscheidungen aus, da Rohmaterial und Fertigprodukte nach Bedarf, "just in time", abgerufen beziehungsweise angefertigt werden können.
Was früher nur Wunschdenken war, ist heute Wirklichkeit: Minutenschnell werden Daten auf dem Bildschirm sichtbar, die die aktuelle Situation widerspiegeln und damit eine marktgerechte Produktionsplanung möglich machen. Was früher viele Köpfe nicht schnell genug schafften, gelingt heute einem einzigen Mann.
Auch im Personalwesen lassen sich mit Hilfe des neuen Systems Kosten mindern, bestätigt Bernhard Reinhold: "Früher haben wir die Urlaubsmonate so überbrückt, daß wir dann generell Aushilfskräfte für ein Viertel des Stammpersonals eingesetzt haben. Heute können wir exakt voraussehen, wieviel Kapazität vertretungsweise erforderlich wird. Das reduziert den Einsatz von Mitarbeitern auf Zeit erheblich."
Die neue Anlage hat dazu beigetragen, die innerbetriebliche Kommunikation zu verbessern. Der schnelle gegenseitige Informationsaustausch erhöht nicht nur die Arbeitsmotivation, sondern auch die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
*Sabine Meusel ist freie Journalistin in Bonn