Von den Fristen zur Aufbewahrung bis hin zu möglicherweise drohenden Strafen: Bei Compliance-Fragen finden Unternehmen oft keine eindeutigen Antworten auf ihre rechtlichen Fragen.
Um hier Klarheit und eine größere Rechtssicherheit zu schaffen, hat der Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. (VOI) versucht, anhand der aktuellen Rechtssprechung die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung in ausgewählten europäischen Ländern zu erläutern. Heraus kam die Studie "Legal Requirements for Document Management in Europe“, welche die Vorgaben für Frankreich, Großbritannien, Italien, Österreich, Schweiz und Spanien kompakt auflistet. Der VOI vertritt die Mehrheit der Anbieter von Systemen für Enterprise Content Management und Dokumenten in Deutschland.
Was gestatten Handelsrecht und Steuerrecht?
Steuerrecht und Handelsrecht gestatten über § 147 Absatz 2 AO, § 257 Absatz 3 HGB im Grundsatz, die Aufbewahrung von Unterlagen auf einem Bild- oder anderen Datenträger, wenn dies in Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB) entspricht. Bezogen auf das Steuerrecht gilt, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen müssen, wenn sie lesbar gemacht werden.
Soweit die entsprechenden Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, besteht auf der Grundlage des § 147 Absatz 6 AO, ein elektronisches Zugriffs- und Auswertungsrecht für den Betriebsprüfer. Hier verlangt das Steuerrecht, dass die Daten über die Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht werden können und maschinell auswertbar sind.
GDPdU und Abgabenordnung
Für das Datenzugriffsrecht (GDPdU) gilt der Grundsatz, dass originär digitale Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren sind. Diese dürfen mithin nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden, sondern sind auf Medien zu archivieren, die eine maschinelle Auswertung zulassen.
Maßgeblich für die steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten in Deutschland ist die Abgabenordnung (AO). Entsprechend § 147 Abs. 1 AO sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege 6 Jahre aufzubewahren.