Die bildhafte Archivierung von Dokumenten und ihre originalgetreue Darstellung entsprechend den gesetzlichen Vorschriften ist nur in den statischen Formaten Tiff und PDF gewährleistet. VOI-Vorsitzender Ulrich Kampffmeyer beschreibt die Probleme, die bei der Dokumentenarchivierung in Intranet-Umgebungen mit anderen Formaten auftreten können.

Der Workflow- und DMS-Spezialist unterscheidet zwei Archivierungsvarianten. Die ablageorientierte Lösung besteht in der Speicherung des Originalformats (HTML, XML oder GIF), wobei ein Konverter die Umwandlung des Dokumententyps anhand einer Typenliste (Header-Informationen) ermittelt. Die Dokumente stehen damit zur Anzeige und Bearbeitung zur Verfügung.

Zur langfristigen Verfügbarkeit eines Dokuments (revisionssichere Langzeitarchivierung) empfiehlt sich dagegen die Umwandlung in die Formate Tiff oder PDF. Allerdings handelt es sich dann um Informationsobjekte, die nur noch angezeigt und nicht mehr weiterbearbeitet werden können.

Beide Varianten lassen sich kombinieren. Dabei gilt es laut Kampffmeyer, folgende Format-Eigenschaften zu berücksichtigen.

HTML-Dokumente besitzen dynamische Links, die bei der Umwandlung in ein Informationsobjekt für die Langzeitarchivierung eingefroren oder aufgelöst werden müssen. Außerdem können bei der Reproduktion von HTML-Dokumenten Font- und Formatierungsanweisungen verlorengehen. Besteht die Forderung nach Originaleindruck, sollte das HTML- oder XML-Dokument deshalb in ein Tiff oder GIF umgesetzt werden.

GIF speichert Dokumente besser als Tiff. Außerdem bietet inzwischen jeder Viewer Anzeigeroutinen für GIF. Das Format ist jedoch für die Archivierung nur bedingt geeignet, da die Kompressionsverfahren nicht verlustfrei arbeiten und die Repräsentation entsprechend der Anzeigeumgebung unterschiedlich ausfallen kann.

Java-Applets bedeuten für die Archivierung elektronischer Formulare insofern ein Problem, als die erfaßten Daten häufig nicht ohne das zugehörige Applet interpretier- und anzeigbar sind. Hier bieten sich mehrere Lösungen an:

-Über Screen-Capture werden Fensterinhalt samt erfaßten Daten als Bild festgehalten und gespeichert;

-Daten und Applet werden als Objekte getrennt gespeichert, wobei im Header des Datenobjekts eine Referenzierung auf das entsprechende Applet angegeben sein muß;

-Daten und Applet werden als ein Objekt gespeichert.