Viele Unternehmen planen, Systeme zur elektronischen Archivierung einzuführen. Da oftmals Rationalisierungswünsche die treibende Kraft bei solchen Projekten sind, stellt sich die Frage, ob und welche Vorteile die Systeme bringen und ob sie tatsächlich billiger kommen. Zunächst lassen sich hierzu typische Kennzahlen aus der normalen Papierbearbeitung heranziehen, um diese dann mit Werten der digitalen Unterlagennutzung zu vergleichen.
Wie die Umfrage des Verbands der optischen Industrie (VOI) ergab, hoffen die Anwender elektronischer Archive stark auf Raum- und Zeitersparnis. Indirekt drückt sich dies auch in den Zielen ""Prozesse beschleunigen" und "Auskunftsfähigkeit beschleunigen" aus. Interessant ist, dass dem qualitativen Kriterium "Verbesserung des Informationsstandes" eine höhere Bedeutung als der Kostensenkung eingeräumt wird.
Zugriffszeiten verringern
Die konventionelle Arbeit mit Papier bedeutet eine Zugriffszeit von etwa zwei bis vier Minuten für Suche, Verwendung und Ablage der Dokumente, sofern diese nah am Arbeitsplatz verfügbar sind, so die Erfahrungswerte aus Projekten bei verschiedenen Firmen. Für Unterlagen und Akten, die in Arbeitsgruppen verwendet werden, sind Zugriffszeiten von sieben bis zwölf Minuten typisch. Müssen Mitarbeiter Aktenordner aus dem Archiv beschaffen, liegen die Zeiten zwischen Anforderung und Vorlage am Arbeitsplatz über vier Stunden. Gerade wenn es so lange dauert, kann es vorkommen, dass der Anfordernde die Anfrage ein zweites Mal stellt und dann mehrere Mitarbeiter unabhängig voneinander im Archiv auf die Suche gehen.
Langwierige Aktensuche
Die heutigen Personalkosten sind für Tätigkeiten wie Suche und Ablage von Unterlagen zu hoch. Gut ausgebildete Mitarbeiter sollten sich auf die Sachbearbeitung konzentrieren können und nicht erst einmal langwierig das Material suchen müssen.
Hinzu kommt, dass die Suche nicht immer erfolgreich ist. Nach einer empirischen Untersuchung der University of Washington vermissen über 50 Prozent der befragten Personen einmal pro Woche ein Dokument und finden es nicht wieder. Bei elektronischen Dokumenten beträgt die Quote hingegen 17 Prozent. Mit der systematischen Verwendung von Schlagwörtern, wie sie bei Dokumenten-Management- und Archivsystemen notwendig ist, lässt sich das Problem sicher weiter reduzieren. Zusätzlich dazu bieten sich Ablageverfahren für den ausgehenden Massenschriftverkehr an. Die Spool-Daten für die Druckaufbereitung werden dabei in das Archiv umgelenkt und nach den Ordnungskriterien dort abgelegt. Der Anpassungsaufwand ist bei diesen Projekten abschätzbar, die Schriftstücke mussen nicht doppelt gedruckt werden.
Elektronische Archivierung spart auch Platz. Das bringt wirtschaftlich aber nicht unbedingt etwas ein: Unter Umständen lässt sich der nicht mehr für das Papierarchiv benötigte Raum weder anderweitig nutzen, noch können die Firmen die entsprechenden Mietverträge rasch kündigen.
Man kann auch nicht damit rechnen, dass ein elektronischen Archiv sämtliche Papierarchive ersetzt. Dazu ein konkreter Fall: Bei einer Firma stand ein Umzug an, und der neue Raumbedarf wurde mit den üblichen Ausstattungsmerkmalen (ein Schrank für zwei Mitarbeiter) berechnet. Kurz vor dem Bürowechsel wurden die Räume besichtigt. Dabei stellte sich heraus, dass jeder Mitarbeiter tatsächlich etwa fünf Schränke für die Aktenablage benötigt und dass, obwohl die Organisation schon seit über fünf Jahren ein Dokumenten-Management-System eingesetzt hatte.
Einsparungen lassen sich aber auch durch Prozessoptimierung erzielen. Digitale Schriftstücke sowie digitalisierte Dokumente ermöglichen es, Geschäftsvorgänge zu beschleunigen. Der Wegfall von Medienbrüchen und die Verwendung von digitalen Akten (Personalakten, Projektakten, Kundenakten, Lieferantenakten, Patientenakten etc.) erlaubt eine Automatisierung. Hierzu werden gut strukturierte Abläufe modelliert und über einen Workflow gesteuert. Dokumente beziehungsweise Vorgänge gelangen so über ein Regelwerk in die elektronischen Postkörbe der Sachbearbeiter. Durchlaufzeiten verkürzen sich, da Transport- zeiten zum Teil wegfallen.
Der "Klassiker" in Sachen elektronische Vorgangsbearbeitung und Archivierung ist die Erfassung, Verbuchung, Prüfung und Ablage von Eingangsrechnungen. Diese "Invoicing"-Lösungen identifizieren Eingangspost automatisch als Rechnungen, können sie den Beschaffungsvorgängen zuordnen und die buchungsrelevanten Daten in die Finanzbuchhaltung übertragen. (fn)