Wer seine E-Mails und Dokumente fein säuberlich archivieren möchte, ohne hierzu viel Geld auszugeben, sollte einen Blick auf "Maxx Archiv Mail & Print Business Edition" von Gotomaxx (www.gotomaxx.de) aus Hauenstein werfen. Das für 99 Euro erhältliche Werkzeug bietet ein Archiv für ein- und ausgehende E-Mails sowie ausgedruckte Dateien. Diese werden in einer Datenbank im originären Format der E-Mail-Software ("Outlook XP", "Outlook 2000" und "Outlook Express") beziehungsweise im Portable Document Format (PDF) abgelegt. Die neueste Version 1.1.84 lässt sich sowohl am Einzelplatz als auch im Netz nutzen; eine Benutzerverwaltung sorgt dafür, dass nur berechtige Anwender zugreifen können.

Ein spezieller Proxy greift die E-Mails vom Server ab, der POP 3 und SMTP unterstützen muss. Der E-Mail-Client auf dem Rechner nutzt diesen Proxy-Dienst wie einen lokalen Mail-Server. Über Regeln legt der Anwender fest, welche Nachrichten Maxx Archiv speichern soll. Ein zusätzlich installierter Druckertreiber fängt Druckströme ab und erzeugt daraus ein PDF-Dokument, bevor er die Ausgabe an den Drucker weiterleitet.

Archivierte Mails und Ausdrucke (PDF-Dateien) indiziert das Werkzeug automatisch, so dass eine Volltextsuche möglich ist. Probleme bereiten jedoch ausgedruckte PDFs, da hier die Indizierung der Software nicht greifen kann. Daher sollte der Anwender Dateien dieses Typs entweder manuell ins Archiv überführen (per Drag and Drop) oder hierzu ein Importverzeichnis einrichten, in dem Maxx Archiv regelmäßig nach neuen Dateien schaut.

Haben E-Mails Anhänge in Form von Office-Dateien oder PDF, indiziert die Software auch diese. Sollte der Anwender E-Mails in Outlook versehentlich gelöscht haben, gestattet es ihm die Archivierungssoftware, diese wiederherzustellen. (fn)

CW-Fazit: Maxx Archiv Mail & Print Business Edition bietet eine brauchbare Archivierungsumgebung nebst Volltextindizierung. Lediglich die Sonderbehandlung von PDF-Dateien trübt den ansonsten guten Gesamteindruck.