Bürokommunikation bildet nicht nur den Rahmen für den Informationstransport zwischen Arbeitsplätzen. Gefordert ist vielmehr die durchgängige Integration von BK-Funktionen und EDV-Anwendungen, die den individuellen Zuschnitt auf die Bedürfnisse am Arbeitsplatz durch das reibungslose Zusammenspiel von Dienstleistungen, wie Freitext-Recherche, Entscheidungsunterstützung und computergestütztem Training ermöglichen.

Bei den herkömmlichen Systemen der zweiten Generation liegt der Schwerpunkt entweder auf PC-Lösungen mit leistungsfähiger Textverarbeitung, persönlichen Datenbanken und grafischen Werkzeugen, um die individuelle Produktivität des Benutzers zu steigern, oder aber auf Mainframes und Systemen der Mittleren Datentechnik, die einen hohen Grad an Konnektivität, Verarbeitungs- und Speicherleistung, verbunden mit der Integration von Business-Systemen, dem Endanwender anbieten.

Das Bürosystem der dritten Generation basiert auf einer Netzstrategie (Client-Server-Architektur), die die Kooperation und den Verbund von Rechnern und Anwendungsprogrammen ermöglicht und das Beste aus beiden Welten kombiniert. Verteilte Verarbeitung, grafische Benutzeroberflächen, Verbunddokumente, multifunktionale Systeme bis hin zur Evolution der "Business-Intelligence" sind Komponenten, die die Entwicklung in diesem Bereich prägen In der Realisierung dieses Gesamtsystems auf der Basis einer heterogenen Landschaft gewinnen Standards und durchgängige Benutzeroberflächen zunehmend an Bedeutung.

Facetten von Integration und Offenheit im Büro

Die Einbeziehung der Bürolösung in die fachbezogene Anwendungsentwicklung über APIs (Application Programming Interfaces) unter Nutzung der verteilt liegenden Stammdaten spielt eine entscheidende Rolle in dieser Thematik. Durch ein offenes Konzept stehen dem Anwender nicht nur leistungsfähige Standardlösungen zur Verfügung, sondern er kann auch Produktkerne anderer Hersteller, zum Beispiel Mail, Kalender, Ablage, Recherche, in die eigene Anwendungsentwicklung einbeziehen. Damit ist die Voraussetzung einer Anpassung der Kommunikationssysteme an individuelle Bedürfnisse geschaffen. In der Folge läßt sich das Bürosystem durchgängig zur vorgangsorientierten Bearbeitung der Abläufe und Prozesse einer Organisation nutzen.

Integration und Offenheit haben jedoch noch weitere Facetten im Büro:

- Integration auf seiten der Technik, das heißt Portabilität über Hardwaregrenzen hinweg, setzt voraus, daß logische und physische Ebene getrennt sind. Anwendungen, die in einer Technologie der vierten Generation erstellt wurden, sind deshalb ohne einschneidende Programmänderungen in unterschiedlichsten Systemen einsetzbar.

- Auch die Integration auf Datenebene, das heißt, Datenaustausch zwischen Anwendungen oder Zugriff auf gemeinsame Datenbestände, wird durch eine klare architektonische Trennung von Anwendungs- und Verarbeitungslogik erreicht. Damit kann der Zugriff auf Datenbanken unterschiedlichster Hersteller und die Weiterverarbeitung der Unternehmensdaten am Arbeitsplatz gesichert werden.

- Integration auf Anwendungsebene meint, daß Anwendungsschnittstellen für aufgabenbezogene Lösungen zur Verfügung stehen.

Betrachtet man nun den Schreibtisch als Zentrum einer prozeßorientierten Verarbeitung, so zeigt sich deutlich, daß Integrationsdefizite in Form eines isolierten Nebeneinanders von Bürofunktionalität, operativen Datenbeständen und zusätzlichen Hard- und Softwarewerkzeugen keine gesamtheitliche Vorgangsbearbeitung ermöglichen. Heute sprechen wir deshalb bei den meisten Systemen von Bürokommunikation und nicht von Büroautomation.

Interesse für das Thema Büroautomation im Sinne von systemgestützter Vorgangsbearbeitung läßt sich aus den Reaktionen der Anwender und den Bestrebungen der Hersteller, solche Systeme anzubieten, ableiten. Die Vorstellungen differieren aber stets ein wenig - sie reichen von der Dokumenten verfolgung bis zu Projekt-Management-Systemen. Auch die Realisierung ist sehr unterschiedlich. Teilweise ist das Vorgangssystem nur auf ein Betriebssystem der Mittleren Datentechnik konzentriert und schließt damit die Einbettung der operativen Großrechnerwelt aus, oder aber es werden nur bestimmte Teilmodule aus dem Komplex der Vorgangsbearbeitung angeboten.

Wichtig ist hier die zugrundeliegende Definition des Begriffs "Vorgang" und der Teilkomponenten, die einzubeziehen sind. Unter Vorgang soll die Abfolge von Aktivitäten verstanden werden, die, ausgelöst durch eine Initiative, entscheidungsgestützt zu einem Ergebnis führen. Einen Vorgang abzubilden heißt, auch bestehende Anwendungen und Daten einzubeziehen. Damit ist auch die verteilte Verfolgung von Abläufen mit den geeigneten benutzergesteuerten Entscheidungsmöglichkeiten eingeschlossen. Zur Realisierung werden folgende Komponenten benötigt:

- eine Benutzerschnittstelle, die es dem Anwender ermöglicht, mit dem Vorgangssystem zu kommunizieren,

- ein Vorgangseditor zur Beschreibung der Vorgänge,

- ein Steuerungssystem in Form eines Netzes.

Über eine Organisationsdatenbank lassen sich die zugehörigen Rollen (personenunabhängige Definition) sowie Aufgaben, etwa das Initiieren, Ausführen, Zurückweisen, Weiterleiten, Widerrufen und die Organisationsstruktur der Vorgänge beschreiben.

Durchlaufbeschleunigung und sichere Abläufe

Anhand eines einfachen Beispiels wird deutlich, wie ein Vorgangssystem funktionieren kann. Beinahe jedes Unternehmen hat diesen strukturierten Informationsfluß zwischen verschiedenen Personen, die in einem solchen Prozeß eine bestimmte Rolle spielen. Ein Geschäftsreiseantrag könnte in folgenden Schritten ablaufen:

- Auswahl des Vorgangstyps Geschäftsreiseantrag,

- Anzeige des entsprechenden Formulars,

- einlesen der Personendaten,

- ausfüllen des Antrags durch den Initiator,

- beenden durch Tastendruck,

- Weiterleitung durch das System an die geeigneten Stellen (zum Beispiel Reisekostenabteilung, Abteilungsleiter),

- die Inhaber dieser Stellen entnehmen dem System, daß die Aufgabe Reiseantrag zur Bearbeitung vorliegt,

- Aufruf der Aufgabe Reiseantrag durch die Stelleninhaber,

- automatische Prüfung des Kontostandes Reisekosten,

- fachliche Genehmigung durch den Abteilungsleiter mittels elektronischer Gegenzeichnung,

- Mitteilung an den Initiator: Antrag genehmigt, Reisekostenvorschuß kann abgeholt werden,

- Speicherung des Formulars in einer vorgangsbezogenen Ablage.

Der Initiator hat über ein Statusprotokoll den Überblick, in welchem Stadium sich sein Vorgang befindet. Zur Steuerung dieses Vorgangs wird ein mathematisches Netzmodell herangezogen, das sich zur Darstellung und algorithmischen Behandlung auch hochgradig paralleler und komplex gekoppelter Aktionen eignet. Dies stellt nochmals einen Schritt zur Effizienzsteigerung im Büro dar. Alle Funktionen der herkömmlichen Bürokommunikation sowie die Integration in die Datenverarbeitung führen zur Durchlaufbeschleunigung und Sicherstellung von unternehmensrelevanten Verfahrensabläufen.