Die VICHY Pharmakosmetik GmbH in Karlsruhe erreichte schon wenige Jahre nach ihrer Gründung eine Größenordnung, die den Einsatz einer EDV-Anlage notwendig machte. Die Auswahl eines geeigneten Computers wurde nach folgenden Gesichtspunkten vorgenommen:

- Die geplante Datenverarbeitungsanlage mußte in einer für das jetzige Volumen wirtschaftlichen Größenordnung liegen. Gleichzeitig sollte sichergestellt werden, daß eine Anpassung an die zu erwartende Steigerung des Datenvolumens jederzeit zu vertretbaren Kosten gegeben ist.

- Weder spezielle Computerräume noch EDV-Spezialisten sollten notwendig sein.

- Neben sämtlichen Kunden und Artikeln mußten große Datenbestände für die Sofortinformation zur Verfügung stehen. Die Entscheidung fiel zugunsten eines Computersystems MAI Basic/Four mit 16 K Benutzerkernspeicher; 8,4 Millionen Bytes Plattenspeicher; 2 Bildschirmterminals und 1 Drucker. Mit der Detailorganisation und Programmierung betraute VICHY ein Softwareunternehmen.

Diese Firma konnte das Paket "Auftragsbearbeitung" bereits nach 8 Wochen einsatzbereit übergeben.

Weitere Programme folgten. Heute werden durch die Datenverarbeitung die Gebiete Auftragserfassung, Lagerverwaltung, Fakturierung, Debitorenbuchhaltung mit Mahnwesen, Finanzbuchhaltung und Statistik voll abgedeckt.

Auftragsbearbeitung

Die Auftragsdaten werden von Kunden, von den Außendienstmitarbeitern oder bei telephonisch erteilten Aufträgen in der Verkaufsabteilung auf vorgedruckten Auftragsformularen erfaßt. Der Vordruck ist so aufgebaut, daß der überwiegende Anteil des Artikelsortiments mit Artikel-Nummer, - Bezeichnung und Preis bereits im Formular enthalten ist, so daß nur das Einsetzen der Bestellmengen und des Bestellers notwendig ist.

Für nicht eingedruckte Artikel sind Leerzeilen enthalten, in welche die gewünschte Ware eingesetzt wird. Die Aufträge werden von der Verkaufsabteilung vorgeprüft und eventuell um fehlende Angaben ergänzt.

Die Auftragserfassung erfolgt direkt an den Bildschirm-Terminals. Durch gleichzeitige Prüfung der vorhandenen Warenbestände kann bereits zu diesem Zeitpunkt die Lieferbereitschaft festgestellt werden. Bei fehlenden Artikeln können schon mit der Auftragserfassung Bestellhinweise eingegeben werden.

Lagerverwaltung

Sämtliche Artikel sind auf den Magnetplatten gespeichert. Der Artikelstammsatz enthält alle Informationen für die Auftragsbearbeitung und die Statistik. Warenzugänge werden laufend erfaßt. Ebenso alle Entnahmen, die nicht bereits automatisch durch die Fakturierung verbucht worden sind. Durch diese Vorgehensweise sind die Bestände ständig aktuell. Durch automatische Mindestbestandsüberwachung ist die rechtzeitige Nachbestellung gewährleistet.

Fakturierung

Während der Auftragsbearbeitung werden bereits sämtliche Angaben für eine automatische Fakturierung erfaßt. In einer Datei "Auftragsbestand" wurden diese Daten gespeichert. Inzwischen läuft der Auftrag über das Lager und wird dort für den Versand bereitgestellt. Änderungen, die sich gegenüber dem Auftrag ergeben, können jetzt noch für die Fakturierung berücksichtigt werden.

Nun wird die gesamte Fakturierung vollautomatisch unter Berücksichtigung aller Kundenkonditionen durchgeführt. Die Fakturenwerte sind gleichzeitig in den Debitoren- und Finanzkonten für Provisionsabrechnung und Statistik verbucht.

Buchhaltung

Die Buchhaltung umspannt sämtliche Bereiche von der Debitorenbuchhaltung incl. Mahnwesen bis zur automatischen Erfolgsrechnung. Im Debitorenbereich ist die Erstellung von Lastschriften möglich. Im Kreditorenbereich werden Überweisungsträger und Schecks automatisch erstellt.

Die gesamte Datenverarbeitungsorganisation ist so aufgebaut, daß gleichzeitig verschiedene Arbeitsgebiete abgewickelt werden können. So kann zum Beispiel in Stoßzeiten von beiden Terminals aus die Auftragsbearbeitung erfolgen, während in ruhigen Zeiten von dem einen Terminal die Auftragsbearbeitung erledigt wird und über das 2. Terminal die Aufgaben der Buchhaltung wahrgenommen werden.

Obwohl das Unternehmen sein Datenvolumen seit Beginn des EDV-Einsatzes um mehr als 50 Prozent erweiterte, konnte der Personalbestand in der Verwaltung beibehalten werden.

Besondere Vorteile ergeben sich aus der aktuellen Information, die der Geschäftsleitung fundierte Entscheidungen ermöglichten. In nächster Zeit sollen noch Kostenträgerrechnung und Gehaltsabrechnung übernommen werden.