Zur schnellen Verbreitung von Systemen mit grafischer Benutzeroberfläche hat unter anderem das Argument der Anbieter beigetragen, der Schulungsaufwand ließe sich durch diese Systeme drastisch reduzieren. In der Praxis lassen sich aber nach Auffassung von Michael Abel* andere Entwicklungen erkennen.
Die Verkaufszahlen und die Beobachtung des Marktes sprechen für sich: Ohne grafische Benutzeroberfläche scheint ein System chancenlos zu sein. Unabhängig davon, ob nun Windows für DOS, der Presentation Manager für OS/2 oder beispielsweise Motif für Unix-Systeme: GUIs (Graphical User Interfaces) sind zum Muß-Kriterium bei Kaufentscheidungen geworden.
Neben dem Reiz des technisch Machbaren, das heißt des Einsatzes moderner Hochleistungs-PCs und der zugehörigen Grafikmöglichkeiten, gibt es weitere Begründungen für den Einsatz von Systemen und Programmen mit grafischen Oberflächen. Neben den Möglichkeiten des Datenaustausches zwischen verschiedenen Anwendungen führen die Anbieter der Systeme immer wieder das Argument der einfacheren Erlernbarkeit ins Feld.
Stimmen aus der Praxis versuchen dieses Argument zu widerlegen, indem vor allem auf die zunehmende Komplexität und die mangelnde Einheitlichkeit der Programme hingewiesen wird.
In der Realität stellt sich ein Kompromiß zwischen den beiden Extremen ein. Zwar kann nicht völlig auf die Schulung von Anwendern verzichtet werden, Umfang, Realisierung und vor allem Inhalte der Schulungen müssen jedoch neu konzipiert werden.
Betrachtet man zunächst die Schulungsinhalte und vergleicht diese mit den Anforderungen für Ausbildunsgmaßnahmen bei klassischen, textorientierten Systemen, stellt man fest: Auf der einen Seite ist es nicht mehr notwendig, bei jeder Applikation die grundlegenden Techniken des Umgangs mit der GUI zu vermitteln. Erfahrungen aus Grundlagenschulungen oder aus dem Umgang mit anderen Anwendungen derselben Oberfläche lassen sich aufgrund der Ähnlichkeit leicht übertragen.
Dagegen müssen die "neuen" Schulungen den Anwender neben dem fachlichen Umgang mit den Anwendungen auch die neue Arbeitsmethodik der GUIs nahebringen.
Neben der möglichen Integration verschiedener Anwendungen gehört dazu auch das "Multitasking"-Arbeiten der Anwender. Da moderne Betriebssysteme und GUIs dem Benutzer erlauben, mehrere Dinge "parallel" auszuführen, muß dieser die entsprechenden Möglichkeiten nutzen lernen.
Außerdem müssen Unternehmen beachten, daß GUIs beziehungsweise moderne Betriebssysteme auch neue Anforderungen an den Anwender stellen. Dazu zählen Aufgaben im Bereich der Systemverwaltung und der individuellen Gestaltung der Oberflächen. So können anspruchsvolle Anwendungen auf GUI-Basis ihre volle Leistungsfähigkeit erst dann entfalten, wenn sich entsprechende Einstellungen an der Konfiguration vornehmen lassen.
Auf der Basis dieser Überlegungen ist es notwendig, neue Schulungskonzepte zu entwickeln und sich auf die praktischen Schulungsinhalte zu konzentrieren. Statt langschweifiger theoretischer Betrachtungen empfiehlt sich gerade hier das "Learning by doing". Die Kursteilnehmer sollten die verschiedenen Elemente der Anwendung möglichst praxisnah, anhand der eigenen Arbeitsinhalte erlernen.
Der Part des Dozenten erstreckt sich dabei auf den des "Lernhelfers", der nach einer Strukturierung des Themas durch Demonstrationen und Beispiele die verschiedenen Aspekte beleuchtet. In der anschließenden Praxisphase steht er den Teilnehmern bei Fragen und Problemen bei und gibt Tips.
Als ideale Ausbildungform bietet sich hier - vor allem bei betriebsinternen Weiterbildungen - das System des "Coaching" an. Nach einer Basisausbildung werden die in der Praxis auftretenden Probleme und Fragen durch individuelle Nachschulungen abgedeckt. Diese finden in regelmäßigen Intervallen in kleinen Gruppen am Arbeitsplatz des Mitarbeiters statt.
Werden die Fragen im Laufe der Zeit weniger, übergibt der Trainer die Betreuung der Anwender an die entsprechenden Support-Funktionen - sofern der Trainer organisatorisch nicht ohnehin Betreuungsfunktionen übernommen hat.
Besonderes Augenmerk sollte aber auch den Besonderheiten der einzelnen Anwendungen gelten. Zum einen muß der Anwender lernen, die Möglichkeit der Parallelarbeit sinnvoll zu nutzen - zum Beispiel das "gleichzeitige" Arbeiten in verschiedenen Tabellen oder Texten.
Zum anderen gehen viele der Anwendungen objektorientiert an ihre Aufgaben. Auch dieses Paradigma des "erst auswählen, dann bearbeiten" muß der Anwender erst lernen.
Dazu kommen die fachlichen Besonderheiten der einzelnen Applikationen, das heißt die Unterschiede, die sich zwangsläufig zwischen einer Textverarbeitung und einer Tabellenkalkulation ergeben.
Jeder Anwender sollte darüber hinaus in der Lage sein, die angebotenen Hilfe- und Unterstützungssysteme optimal einzusetzen - nicht immer ist ein Dozent greifbar, so daß "Hilfe zur Selbsthilfe" unbedingter Teil einer Anwendungsschulung sein muß.
Aus den Besonderheiten der Systeme mit grafischen Oberflächen ergibt sich die Chance und die Notwendigkeit einer nicht-DV-orientierten "Zusatzausbildung". So läßt sich die Mulitaskingfähigkeit der Systeme nur optimal nutzen, wenn auch der Anwender entsprechend arbeitet. Erst Schlüsselqualifikationen wie Selbstmanagement und die daraus resultierende, verbesserte Arbeitstechnik machen aus GUIs Produktivitätssteigerer. Dazu ist es allerdings notwendig, daß die Betriebe Arbeitsplätze enstprechend ihrer verbesserten technischen Ausstattung auch inhaltlich aufwerten. Der Wegfall der tayloristischen Arbeitsteilung und die Orientierung der Organisation an Kunden oder Produkten macht folgendes Beispiel möglich:
Ein Kundenbetreuer bereitet gerade eine Mailing-Aktion an eine ausgewählte Kundengruppe vor. Durch die Integration von Text, Adreßdaten und Grafiken der Entwicklungsabteilung kann innerhalb kürzester Zeit ein ansprechendes Schreiben erstellt werden.
Durch Normierung zu mehr Einheitlichkeit
Während dieser Arbeit erkundigt sich ein Kunde telefonisch nach dem Status einer Bestellung. Einfaches Wechseln in ein anderes Fenster erlaubt die Beantwortung dieser Frage binnen Sekunden - Kundenorientierung at its best. Ein Schwachpunkt der GUIs soll allerdings nicht unerwähnt bleiben. Zwar kann man zwischen den verschiedenen Oberflächen Ähnlichkeiten feststellen, der Unterschied liegt jedoch oft nicht nur im Detail. Es scheint also notwendig, hier im Laufe der Zeit zu mehr Einheitlichkeit durch Normierung zu kommen. Erst dann ist es dem Anwender möglich, ohne Probleme zwischen Systemen zu wechseln und sein Wissen zu übertragen. Aber auch auf Basis derselben GUI können Programme höchst unterschiedlich aussehen. Eindeutige Styleguides der Hersteller und Normungsorganisationen sind hier dringend notwendig.