HANNOVER - Laufende strukturelle Änderungen sowie Saison- und Mode-Einflüsse erschweren die Betriebsführung im Textil-Fachhandel. Ziel des Textilgroßhändlers ist, sowohl guter Sortimenter als auch vielfacher Spezialist zu sein. Welche DV-technische Antwort die Textilgroßhandelsfirma Konrad Tiedt & Comp. GmbH, Hannover, auf diese Forderung gefunden hat, schildert Walter Lönneker*.
Mit rund 200 Mitarbeitern und einem Umsatz von 25 Millionen Mark gehört die Firma Konrad Tiedt zu den mittelgroßen Unternehmen der Branche. Der Einzugsbereich der Großhandlung erstreckt sich auf den gesamten norddeutschen Raum (ohne
Ruhrgebiet); die Zahl der Kunden - primär Facheinzelhandels-Unternehmen - beläuft sich auf rund 3500. Das Sortiment, es umfaßt etwa 18 000 Artikel mit 100 000 Varianten und reicht über Kurzwaren, Strickwaren bis zu Berufskleidung, ist in Artikelgruppen aufgeteilt, die jeweils von Spezialisten betreut werden.
Von den 250 bis 300 pro Tag erstellten Rechnungen entfallen zur Zeit 75 bis 100 auf Lagerkunden (Selbstabholer). Da grundsätzlich kein Kunde das Haus ohne Rechnung verlassen soll und gleichzeitig störende Wartezeiten vermieden werden müssen, ist eine rasche Bereitstellung von Ware und Rechnung nach Beendigung des Einkaufs notwendig. Diese Situation erforderte eine Anpassung der Ablauforganisation: Ein neues Abwicklungssystem mußte dem Lagerkunden unnötige Wartezeiten ersparen und durch zusätzlichen Service Anreize zum Lagerbesuch bieten. Zuvor mußte jedoch eine geeignete Hardwaretechnische Basis gefunden werden.
Fakturiersystem im Mittelpunkt
Nach Prüfung entschied man sich für ein Computersystem ICL 2904/50. Dieses System besteht aus einer Zentraleinheit mit 64-K-Worten, einer Bildschirmkonsole, einem Zeilen- (600 Zeilen/Minute) und einem Zeichendrucker (180 Zeichen/Sekunde), einem Kartenleser, zwei Magnetband-Stationen, drei Wechselplatten-Einheiten (je 60 Millionen Zeichen), zwei Disketten-Laufwerken und vier EDV-Arbeitsplätzen. Die Besonderheit an dieser Konfiguration sind an drei EDV-Arbeitsplätzen (Bildschirm/ Tastatur) direkt angeschlossene OCR-B-Lesepistolen (Foto). Die Lesepistolen sind direkt an die Tastatur des jeweiligen EDV-Arbeitsplatzes angeschlossen.
Die Auftragsbearbeitung ist nun folgendermaßen organisiert: Jeder Kunde erhält bei Betreten des Hauses einen sogenannten "Lagerkaufschein", auf dem die Anschrift, die Kundennummer und andere Daten vermerkt sind. Nach einer Bonitätsprüfung durch das System kann der Kunde mit seinem Einkauf beginnen. Die vom Kunden ausgesuchte Ware wird von einem Mitarbeiter des Hauses in einen Behälter gelegt und mit Hilfe einer Transportkette von den einzelnen Abteilungen zur Versandabteilung befördert. Dabei braucht keine besondere Reihenfolge eingehalten werden, das heißt, die Behälter eines Auftrages können kontinuierlich, auch durch andere Aufträge unterbrochen, an den drei Arbeitsplätzen bearbeitet werden.
Es ist nicht erforderlich, einen Warenauftrag zuerst zentral zusammenzuführen, um ihn dann geschlossen zu erfassen. Somit muß zur endgültigen Rechnungsausgabe lediglich noch der letzte Warenkorb des betreffenden Kunden fakturiert werden. Die Erfassung der kundenspezifischen Verkaufsdaten erfolgt mit Hilfe der OCR-B-Lesepistolen; die Mitarbeiterinnen werden dabei durch eine Bedienerführung und entsprechende Masken unterstützt. Vor dem Einkaufs-Schein werden die Kundennummer, die interne Auftragsnummer sowie die Versand - und Verkaufsart zur Eröffnung der Kopfdaten manuell eingegeben.
Eingabefehler sind ausgeschlossen
Sind die so am Bildschirm erfaßten Daten in das System übertragen, erfolgt der Zugriff auf die Kundenstammdatei. Anschließend werden die Artikelnummern eingegeben (OCR-B) mit manueller Mengenangabe. Die Preise für sämtliche Artikel sind gespeichert und werden ebenso wie die Artikelbezeichnung automatisch aus der Artikelstammdatei abgerufen (price-look-up). Nach Eingabe von jeweils bis zu 15 Artikelnummern wird die Preiswahl vorgenommen. Sind alle Artikel eines Kundenauftrages komplett erfaßt, wird der Rechnungsdruck (über den im Lager installierten Zeichendrucker) veranlaßt. Durch Kombination der gespeicherten Daten lassen sich anschließend artikel- oder kundenspezifische Auswertungen durchführen. Die Verkaufsdaten dienen unter anderem der Erstellung einer Tages-Umsatz-Übersicht, gegliedert nach den Umsätzen der einzelnen Warengruppen. Die Preisauswahl ist - auf Kunden und Artikel bezogen - voll variabel. Die Kriterien für die Preisstellung sind jeweils in Kunden- und Artikelstammdaten festgehalten und werden bei Bedarf abgerufen. Sonder- und Aktionspreise, die direkt über die Tastatur eingegeben werden, erhalten den Vorzug vor dem Preis aus dem Artikelstamm.
Mit diesem Grad an Flexibilität kann das Großhandelsunternehmen den Anforderungen aller Kunden weitgehend entsprechen. Durch diese Installation ist die Konrad Tiedt GmbH ihrem Ziel, sowohl ein guter "Sortimenter" als auch ein vielfacher Spezialist zu sein, erheblich nähergekommen. Neben der Auftragsbearbeitung wurde auch der gesamte kommerzielle Leistungsrahmen, so die Debitoren- (Zahlungseingang mit Wechselbearbeitung, Bankeinzug, Mahnwesen) und Kreditoren-Buchhaltung (Rechnungseingang mit Einkaufslimit-Uberwachung, Lieferanten-Umsatzstatistik, Zahlungsausgang) sowie die Sachkonten-Buchhaltung realisiert.
Die Finanz- und Sachbuchhaltung beinhaltet die Rohbilanz, den BAB, Kostenarten- und -stellen-Übersichten sowie eine Lagerumschlagsstatistik. Ferner gehören noch die Lohnund Gehaltsabrechnung, die Vorverkaufsabwicklung sowie Lager-, Vertreter-, Umsatz-, Artikel- und Kundenstatistiken zur Gesamtlösung.