Anwenderbericht Firma Hermann Wiedemann, Sarstedt:Bildschirm mit formatiertem Schmierzettel

14.07.1978

Läßt sich eine integrierte Verkaufsabrechnung im Großhandel überhaupt noch ohne das Hilfsmittel "Datenverarbeitung" realisieren? Für die Sarstedter Firma Hermann Wiedemann heißt die Antwort: Nein. Sie hat deshalb eine umfassende Bildschirmlösung auf einem IBM-System 3/15 entwickelt. Die DV-Lösung - Anlagenmiete und Personalkosten zusammengerechnet - kosten 0,6 Prozent vom Umsatz - der "immaterielle" Gegenwert ist allerdings weit höher, so Christoph Abend, Leiter der Wiedemann-EDV, der die Anwendung hier beschreibt:

Als wir uns an die Lösung unserer Verkaufsabrechnungs-Aufgaben mit Hilfe der EDV wagten, erkannten wir recht deutlich die Schwierigkeiten, die besonders in unserer Branche bestehen. So werden neben etwa 2000 Lieferanten- und über 6000 Kundenkonten die Daten für 30 000 Artikel verwaltet. Täglich müssen 500 bis 600 Aufträge abgewickelt werden. Die Vielzahl von Kunden und Artikeln führt zu einer fast nicht mehr überschaubaren Vielfalt von Preisen und Konditionen.

Diese und viele andere Probleme und Schwierigkeiten veranlaßten uns im Januar 1975, eine "Projektgruppe Verkaufsabrechnung" zu bilden, die aus den verantwortlichen Mitarbeitern der Verkaufsabteilungen und des Rechnungswesens unter der Regie des EDV-Leiters ein Konzept zu erarbeiten hatte, das den betriebsinternen verlauf beschleunigen, die Fehlerhäufigkeit reduzieren und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens starken sollte, andererseits aber einen gesteckten finanziellen Rahmen nicht übersteigen durfte. Das zu erarbeitende neue Konzept sollte am 1. 1. 1976 realisiert werden.

Die erarbeiteten Forderungen der Projektgruppe lauteten schließlich:

- Auftragserfassung am Bildschirm

- Erstellen der Liefer- und Versandunterlagen möglichst nahe am Lager

- Aktuelle Bepreisung unter Beachtung der kundenindividuellen Rabatte und Konditionen

- Einbeziehung des Verkäufers in die Verantwortung für die Berechnung

- Schnelle Nachfakturierung

- Auflösung der "Rechnungsabteilung"

Um aufwendige Erfassungs- und Verschlüsselungsarbeiten zu vermeiden, beschafften wir uns einen 8stelligen Artikel-SchlüsseI, der zirka 60 Prozent unseres Artikel-Sortiments abdeckte, und ließen diesen in den einzelnen Fachabteilungen unseres Hauses nach festen Vorgaben überarbeiten.

28 000 Artikel

Da unsere Kunden keine Artikelnummern in der Bestellung angeben mußten wir eine Möglichkeit Schaffen diese Nummern au! die BesteIlung zu bringen, sie also zu "codieren". Dazu wählten wir COM außer Haus. Hierdurch ist es uns möglich, die Nummern und die Bezeichnung von 28 000 Artikeln auf einem postkartengroßen Mikrofiche unterzubringen.

Die grundsätzliche Entscheidung lag vor, das bestehende IBM-System aufzurüsten. Wir entschieden uns für das Modell 15 des Systems/3 mit zwei, Laufwerken 3340, sieben Bildschirmen von Telex und einem Terminal-Drukker und behielten zunächst noch für den Batch-Betrieb die Möglichkeit der Kartenverarbeitung bei. Für die Steuerung der TP-Lösung mieteten wir das CCP (Communications Control Programm) an. Mit der IBM schlossen wir außerdem einen befristeten Beratungsvertrag ab mit dem ZieI, uns in der Programmierung von TP-Anwendungen unterstützen und beraten zu lassen, da wir nur über einen Programmierer verfügen.

Die meisten Aufträge erreichen uns telefonisch und bedeuten "Lieferung ab Lager". Früher notierte der Telefonverkauf (TV) in Kurzform die Wünsche des Kunden auf einem Handzettel und übertrug diesen dann nach Beendigung des Telefonats in "Reinschrift" auf einen weiteren Handzettel. Dieser wurde per Schreibmaschine auf einen 9fachen Rechnungssatz übertragen. Nach Zusammenstellung der Ware, Versand und Empfangsbestätigung des Kunden wurde der Empfangsschein in der "Rechnungsabteilung" " bepreist, und anschließend wurden einem Fakturierautomaten die Rechnungen erstellt (siehe Grafik).

Die Preise und Konditionen mußten aus einer Vielzahl von Katalogen, Listen Sammlungen und nicht zuletzt aus dem Kopf" ermittelt werden. Dazu war qualifiziertes

Personal erforderlich und nicht immer in genügender Zahl vorhanden. So blieb e manche Lieferung viele Wochen unberechnet - an eine Auswertung der Aufträge und Rechnungen war kaum zu denken.

In unserer neuen Lösung ersetzten wir für die telefonische Aufnahme den

Handzettel durch S einen "formatierten Schmierzettel" - die LI-Anforderung - auf die ausnahmslos jeder Auftrag zu übertragen ist.

Diese Angaben werden bereits am Telefon auf die LI-Anforderung geschrieben, und anschließend die fehlenden Angaben in der Kopfzeile ergänzt Aufgrund der Bezeichnung

wird in der Codierstelle, die dem Telefonverkauf angegliedert ist, zeilenweise die "Satz-Nummer" vom Mikrofiche ermittelt und eingetragen. Die Satz-Nummer ist die relative Adresse

der Artikeldatei Schriftlich vorliegende Bestellungen werden in gleicher Weise bearbeitet, wobei das Abschreiben des Textes entfällt.

Limitprüfung am Bildschirm

Nach der Codierung gelangt der Auftrag zur Datenerfassung, die ebenfalls dem TV angegliedert ist. Hier haben wir sechs Bildschirme Telex TC 277-2 mit einer Kapazität von je 1920 Zeichen installiert, die den Dialog mit dem EDV-System - selbstverständlich online - ermöglichen. Jeder Erfassungsplatz kann täglich 150 bis 200 Aufträge mit einer durchschnittlichen Große von je sieben Artikelpositionen an das EDV-System übertragen.

Nach Eingabe der Kunden-Nummer findet eine Limitprüfung statt, deren Ergebnis am Bildschirm erscheint. Gleichzeitig werden wichtige Daten dieser Prüfung für die tägliche Information der Kundenbuchhaltung gespeichert.

Das System verwaltet die laufende Auftrags-Nummern-Folge und zeigt der Datentypistin die für sie gültige Auftrags-Nummer zusammen mit einer Maske für die Kopfzeile der LI-Anforderung an. Dabei wird über die "Anzahl der Positionen" im Arbeitsbereich der Auftragsdatei die "Platzreservierung" für jeden einzelnen Bildschirm gesteuert. Die Kopfdaten werden eingegeben, wobei die Datentypistin über den Bildschirm "geführt" wird, und nach der Übertragung finden sofort logische und sachliche Prüfungen statt.

Anschließend wird die Maske zur Erfassung der Artikelzeilen angezeigt. Dabei genügt die Eingabe von Satzart, Satz-Nummer und Menge. Im Kontrollbild werden diese Daten ergänzt um Bezeichnung, Preis und Multiplikationsfaktor (Multi) und können korrigiert werden.

Der angezeigte Preis ist der speziell für diesen Kunden gültige. Dabei wird in unserer Branche zwischen Werks- und Lagerpreisen, Objekt- und Sonderpreisen unterschieden. Außerdem haben wir die Möglichkeit geschaffen, Sonderpreise am Bildschirm einzugeben, die dann nur für diesen Auftrag abgerechnet werden. Zudem stehen

für Jeden Kunden mehr als 600 verschiedene Konditionen zur Verfügung.

Unmittelbar nach der Eingabe der letzten Zeile eines Auftrages wird der Lieferscheinsatz auf dem im Lager installierten Terminal-Drucker erstellt oder aber das Drucken der Versandpapiere am Hauptdrucker in der EDV vorbereitet.

Gleichzeitig mit der Erfassung steht in der EDV die "vorläufige Rechnung" auf Platte gespeichert zur Verfügung. Zur Korrektur der erfaßten Daten lassen wir jeden Empfangsschein vom zuständigen Verkaufs-Sachbearbeiter überprüfen und ergänzen. Erst dann kann der Auftrag am Bildschirm zur Berechnung freigegeben werden.

Je nach Änderungsaufwand sind das täglich 600 bis 900 Aufträge. Sind nicht alIe zur Fakturierung erforderlichen Daten eingegeben worden, so wird die Berechnungsfreigabe abgewiesen und dieses der Datentypistin zur Korrektur im Dialog angezeigt.

Die Fakturierung geschieht im 2-Tages-Turnus. Sie bringt weitere umfangreiche Informationen, die in konzentrierter Form der Geschäftsleitung als Entscheidungshilfe geliefert werden.

Eine so einschneidende Änderung der Organisation, von der nahezu das ganze Haus betroffen ist, bringt erfahrungsgemäß Unruhe und Anlaufschwierigkeiten mit sich, die zum TeiI vor allem im "Neuen" zu suchen sind.

Deshalb haben wir während der gesamten Planungsphase vor allem in den Wochen nach der Installation umfangreiche Personalschulungen im Hause durchgeführt.

Durch laufende Verbesserungen in den Programmen und im Gesamtablauf können wir heute feststellen, daß wir eine leistungsfähige Verkaufsabrechnung aufgebaut haben, die sich voll den Betriebsnotwendigkeiten angepaßt hat, ohne zu Engpässen oder nennenswerten Schwierigkeiten zu führen. Das Personal mußte nicht ergänzt werden, und obwohl es zu einzelnen Veränderungen in der Arbeitsplatzgestaltung gekommen ist, haben die Mitarbeiter das Dialogsystem akzeptiert und den Nutzen und die Leistung anerkannt.

Das nächste Projekt, die Bestandsfortschreibung, soll dem Einkauf Dispositionshilfen geben und unsere Lieferbereitschaft weiter verbessern.

Berücksichtigt man, daß die Kosten für EDV-Miete und EDV-Personal nur zirka 0,6 Prozent vom Gesamtumsatz betragen, dafür aber ein großer Teil der anfallenden Routinearbeiten von der EDV bewältigt wird, und die Informationen ausführlich und schnell geliefert werden, so kann man feststellen, daß unsere Entscheidung zum beschrittenen Weg richtig war.