INGOLSTADT - Die Eisen- und Stahlwaren-Groß- und Einzelhandlung Heinrich Börner, Ingolstadt, hatte für den Einsatz eines EDV-Systems im vergangenen Jahr eine besonders schwierige organisatorische Ausgangssituation: Rund 39 000 Einzelartikel, täglich etwa 1000 Kunden im Thekengeschäft (Selbstabholer) und etwa 60 Ausgangsrechnungen pro Tag waren die wichtigsten Fakten, die in die neue EDV-Lösung - mit einem Nixdorf-System 8870/1 - einbezogen werden mußten.
Die Hauptwarengruppen des Unternehmens sind Werkzeugmaschinen und Werkzeuge, dazu Hausrat, Glas, Porzellan und Möbel. Das Mengengerüst - 880o Buchungsfälle im Monat - war kaum noch zu bewältigen.
Die bis dahin eingesetzten Buchungs- und Fakturierautomaten in der Rechnungsschreibung und Finanbuchhaltung, ergänzt durch verschiedene "Außer-Haus"-Statistiken, bewältigten die Forderung nach einer integrierten Organisation nicht mehr.
Der Umsatz von Börner verteilt sind zu etwa 55 Prozent auf Privatkunden und zu 45 Prozent auf den gewerblichen Handel. Rudolf Amann, Prokurist in Ingolstadt, schildert das Fakturierproblem: "Pro Tag zählen wir in unseren beiden Betrieben in Ingolstadt durchschnittlich 800 Privat- und 200 Einzelhandelskunden. Da die Privatkundschaft ihren Einkauf an der Kasse bar bezahlt und in der Regel nur den Kassenbon erhält, entsteht ein Fakturierproblem lediglich bei unserer gewerblichen Kundschaft. Aber auch hier schreiben wir nicht nach jedem Einkauf eine eigene Rechnung, sondern erstellen nur einen Lieferschein. Diese Kunden erhalten dann - meist zweimal im Monat - eine Sammelrechnung." Die Amann-Crew beschäftigt sich bereits seit 1971 intensiv mit dem Markt für mittlere Computersysteme: "Die Entwicklung des Nixdorf-Systems 8870/1 kam uns für unsere geplante Umstellung sehr entgegen, weil es Multiprogramming-Betrieb erlaubt und wir aus dem Comet-Programm-Angebot nach und nach weitere Moduln einsetzen können." Heute läuft bereits die "Finanzbuchhaltung", bestehend aus Debitoren-, Kreditoren- und Sachkonten-Buchhaltung, sowie die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Wichtig war, daß nicht die Organisation an das Software-Paket, sondern Comet an die bestehende interne Organisationsform angepaßt werden konnte. Im Rahmen der Umstellung mußten zusätzlich zur betriebsindividuellen Börner-Organisation auch die der Einkaufsgenossenschaft - der Nürnberger Bund - berücksichtigt werden. Seit dem Einsatz des EDV-Systems konnten etwa 30 Prozent an Zeit eingespart werden. Personaleinsparungen gab es, so Amann, nicht, " jedoch verfügen wir jetzt über erhebliche Kapazitätsreserven, mit denen künftige Umsatzsteigerungen des Unternehmens und die daraus resultierenden Mehrbelastungen bequem aufgefangen werden können".
Als wichtigste Information aus der EDV-Verarbeitung bezeichnet Amman die Umsatzstatistik, die abteilungsweise erstellt wird und eine Bruttonutzenrechnung beinhaltet. Jetzt können Aussagen über die Umschlagshäufigkeit und den Bestellbedarf gemacht werden. Außerdem wird in Ingolstadt im Rahmen von Comet regelmäßig der Liquiditätsgrad des Unternehmens in drei Stufen ermittelt: Auf der ersten Stufe werden den Geldwerten des Unternehmens (einschließlich kurzfristige Forderungen) die kurzfristigen Verbindlichkeiten gegenübergestellt. In einer zweiten Stufe stellt das System dem kurzfristigen Umlaufvermögen die - ebenfalls kurzfristigen - Verbindlichkeiten gegenüber in der dritten Stufe wird das Verhältnis Umlaufvermögen zu Verbindlichkeiten errechnet.
Den Zugriff unberechtigter Mitarbeiter auf derart "heikle" Informationen verhindern "Paßwörter", die nur den jeweiligen Sachbearbeitern bekannt sind.
Um dem Ziel "integrierte EDV-Organisation" noch näher zu kommen, werden derzeit bei Börner die Bereiche Lagerwirtschaft und Fakturierung implementiert. Zudem soll die Konfiguration von zwei auf drei Bildschirmarbeitsplätze erweitert werden damit auch die Auftragsbearbeitung "online" gefahren werden kann.