Werkzeuge für produktive Meetings

Minutes.io

Meetings können schnell zu Zeitfressern werden, wenn sie nicht gut vorbereitet und am Ende keine klaren Entscheidungen getroffen werden. Um letzteres zu vermeiden empfehlen sich Meeting-Protokolle, die Aufgaben, Pläne und Verantwortungen schriftlich festlegen. Mit "Minutes.io” steht ein minimalistisches Online-Tool bereit, mit dem man solche Meeting-Protokolle professionell erstellen und verwalten kann.

Highlights: Die Anwendung überzeugt durch eine besonders einfache Benutzeroberfläche, die wie ein Blatt Papier aussieht. Sie ist so ausgelegt, dass man den Bericht während der Besprechung schreibt und nicht erst später, wenn man nicht mehr genau weiß, worauf man sich geeignet hat. Das Tool macht es einfach, Aufgaben, Entscheidungen und Ideen in einer Übersichtstabelle festzuhalten. Neben einer Beschreibung können Anwender auch ein Thema, eine Deadline, sowie einen Verantwortlichen eingeben. Am Ende des Meetings können die Berichte archiviert, per E-Mail gesendet oder ausgedruckt werden.

Preis: Minutes.io funktioniert im Browser und lässt sich uneingeschränkt kostenlos nutzen.

Mobile Noter

Ein weiteres Werkzeug, das bei Meetings hilfreich sein kann, ist "Mobile Noter” von der Businessware Technologies, Inc aus Texas. Dabei handelt es sich um eine anspruchsvolle Mobile-App, die für iOS (iPhone und iPad), Android und Blackberry erhältlich ist, und zahlreiche Meeting-Werkzeuge in eine durchdachte Anwendungsoberfläche bündelt.

Highlights: Eine der Hauptfunktionen der Software besteht darin, Notizen und Skizzen während des Meetings auf dem Smartphone oder Tablet-PC erstellen zu können. Doch das ist nicht das Einzige, was das Programm zu bieten hat. So lassen sich mit der App Texte mit der Tastatur eingeben und nach Belieben formatieren, Bilder in seine Notizbücher einfügen und sogar Audioaufnahmen erstellen. Ein weiteres ausschlaggebendes Merkmal von Mobile Noter: Es lässt sich nahtlos mit dem Produktivitäts-Tool Microsoft OneNote integrieren.

Preis: Das Pricing ist bei diesem Produkt recht kompliziert - vor allem wenn man bedenkt, dass es sich dabei eigentlich um eine einfache Notiz-Software handelt. So wird zwischen einer "Cloud”-Version und einer "Wi-Fi”-Version unterschieden. Bei der Ersten lassen sich Notizbücher über sämtliche verfügbare Apps synchronisieren und der Preis beträgt fünf Dollar für drei Monate. Bei der Wi-Fi-Version funktioniert die Synchronisierung nur im lokalen W-Lan und man zahlt einmalig 15 Dollar. Weitere Details können Interessierte aus der (unübersichtlichen) Preistabelle auf der Produkt-Website entnehmen.

Dozeo

Video-Konferenz-Tools gehören mittlerweile in den Werkzeugkasten eines jeden Freiberuflers, der ortsunabhängig arbeiten möchte. Neben den etablierten Lösungen der großen Player, etwa Google, Microsoft und Citrix, findet man auf dem Markt immer mehr Alternativen, die von jungen Startups angeboten werden - und das nicht nur aus den USA. So bietet beispielsweise das Startup "Dozeo” aus Stuttgart einen Online-Dienst, der Videokonferenzen mit Produktivitäts-Tools für eine bessere Team-Zusammenarbeit unter einen Hut bringt.

Highlights: Auf einem zentralen Web-Portal lassen sich Meetings planen und starten, Kollegen einladen, und die Agenda festlegen. Zu den zentralen Funktionen, die die Zusammenarbeit online verbessern sollen, zählt neben Screen-Sharing unter anderem die Möglichkeit, Dokumente, Bilder und Grafiken in guter Qualität präsentieren zu können. Dabei kann der User Textpassagen markieren, Objekte am Bildschirm verschieben und bis ins kleinste Detail zoomen. Praktisch: Man kann sich bei Bedarf in ein Meeting telefonisch einklinken.

Preis: Freiberufler erhalten mit dem "Solo”-Plan einen eigenen Online-Konferenzraum, bei dem unbegrenzt viele Personen an den Meetings teilnehmen können. Kostenpunkt: neun Euro pro Monat.

Meetings.io

Mit Dozeo vergleichbar ist der Web-Konferenz-Dienst "Meetings.io”. Das neulich durch den Social Enterprise-Anbieter Jive übernommene Tool aus San Francisco versteht sich als eine Feature-reiche, aber schlicht gehaltene Lösung, von der nicht nur Firmen, sondern auch Freiberufler profitieren können.

Highlights: Mit Hilfe von Videokonferenzen in hoher Qualität mit bis zu fünf Teilnehmern gleichzeitig, Planungs-Tools, mit denen sich Meetings organisiert lassen, sowie Collaboration-Funktionen wie Screen-Sharing und Notizen, die die Teilnehmer gemeinsam bearbeiten können, werden Selbständige in die Lage versetzt, teure und oft stressige Reisen vermeiden zu können. Vorteilhaft bei der Software ist die Tatsache, dass sie komplett Web-basiert ist. Dies ist vor allem praktisch, wenn man mit Unbekannten ein Meeting abhalten möchte. Denn der Gesprächspartner braucht keinerlei Software auf seinem PC zu installieren. Eine Einladungs-E-Mail mit der URL des virtuellen Meeting-Raums genügt, um die Konferenz zu starten.

Preis: Meetings.io ist frei erhältlich. Kostenpflichtige Versionen gibt es derzeit nicht. (sh)