Zwischenzeugnis

Anspruch, Formulierung, Abschlussformel - Was Sie wissen müssen



Kerstin Gröne ist Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht, Mediatorin und Counsel bei der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH mit Sitz in Köln. Ihre Beratungsschwerpunkte liegen im Individual- und kollektiven Arbeitsrecht, Restrukturierungen sowie Prozessführung. Sie ist Koordinatorin von Auslandsprojekten und als solche Bindeglied zwischen den deutschen Unternehmen und internationalen Kanzleien. Als Mediatorin führt sie Parteien durch ein strukturiertes freiwilliges Verfahren, das Mediationsverfahren, mit dem Ziel einer konstruktiven Beilegung bestehender Konflikte.
Wir erklären, wann Sie ein Zwischenzeugnis anfordern können, wie dessen Inhalt aussehen sollte und worauf Sie bei der Abschlussformel achten sollten.

Ein Arbeitnehmer muss nicht bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses warten, um seine Arbeitsleistung beurteilen zu lassen. Neben dem "endgültigen Arbeitszeugnis" gibt es auch das "Zwischenzeugnis". Wie der Name schon sagt, kann das "Endzeugnis" nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses beansprucht werden. Manchmal ist es für den Arbeitnehmer aber wichtig eine zwischenzeitliche Beurteilung seiner Arbeitsleistung zu erhalten, beispielsweise wenn er sich um einen neuen Job bemüht.

Das Zwischenzeugnis können Sie aus verschiedenen Gründen anfordern. Allerdings sollten Sie bestimmte Regeln beachten.
Das Zwischenzeugnis können Sie aus verschiedenen Gründen anfordern. Allerdings sollten Sie bestimmte Regeln beachten.
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Die Anforderung eines Zwischenzeugnisses kann auch sinnvoll sein, wenn der Arbeitnehmer im Betrieb bleibt, sich aber sonstige Veränderungen ergeben. So sollte ein Zwischenzeugnis aus strategischen Gesichtspunkten vor einem internen Arbeitsplatzwechsel oder einer anstehenden Arbeitsunterbrechung beantragt werden (z. B. bei einer Elternzeit). Der Arbeitnehmer stellt so sicher, dass seine Arbeitsleistung nicht in Vergessenheit gerät beziehungsweise später gegebenenfalls nicht mehr genau beurteilt werden kann.

Außerdem kann es taktisch klug sein, sich eine gute Beurteilung von seinem Vorgesetzten zu sichern, insbesondere wenn ein Vorgesetztenwechsel ansteht und man sich gut mit dem aktuellen Chef versteht. Für solche Fälle kommt das Zwischenzeugnis in Betracht, das auch während des laufenden Arbeitsverhältnis beantragt werden kann. Hierbei muss der Arbeitnehmer einige Dinge beachten, um seinen aktuellen Arbeitgeber nicht zu verprellen. Dieser sollte vor allem keinen (falschen) Verdacht schöpfen, dass der Arbeitnehmer den Betrieb verlassen möchte. Hier einige grundsätzliche Hinweise:

Wann ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis besteht

Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ist im Gesetz - zumindest für die Privatwirtschaft- nicht ausdrücklich normiert. Gleichwohl ist anerkannt, dass der Arbeitnehmer bei Vorliegen von triftigen, berechtigten Gründen ein Zwischenzeugnis verlangen kann. Beispiele für einen solch triftigen Grund sind:

  1. neuer Aufgabenbereich des Arbeitnehmers

  2. längere Arbeitsunterbrechung (ca. ein Jahr) z.B. bei Elternzeit, Freiwilligendienst oder Sabbatical

  3. Wechsel des Vorgesetzten

  4. Versetzung des Arbeitnehmers

  5. Betriebsübergang

Bei diesen Beispielen soll das Arbeitsverhältnis in der Regel fortgesetzt werden. Die Zwischenbeurteilung soll sicherstellen, dass bei dem Arbeitnehmer keine "Beurteilungslücke" entsteht. Das Zwischenzeugnis kann aber auch beansprucht werden, wenn der Arbeitnehmer dieses einem Dritten vorlegen möchte, beispielweise bei:

  1. Bewerbung um eine neue Stelle

  2. Vorlage bei Behörden und Gerichten

  3. Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen

  4. Stellen eines Kreditantrags

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Kein Anspruch besteht hingegen, wenn ohne einen der zuletzt aufgelisteten Gründe sich an dem bisherigen Arbeitsverhältnis inhaltlich nichts ändert, zum Beispiel bei Ende der Probezeit oder bei Umstellung auf Kurzarbeit (vgl. Schleßmann, Das Arbeitszeugnis, 21. Aufl. 2015, Rn. 509). Ebenso wenig kann der Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis verlangen, um dieses als Beweismittel in einem Prozess bezüglich einer Höhergruppierung zu nutzen (vgl. BAG, Urteil v. 21.01.1993 - 6 AZR 171/92).

Ein Zwischenzeugnis kann nicht beliebig oft beansprucht werden. Der Grund hierfür ist, dass dem Arbeitgeber auch ausreichend Zeit gegeben werden muss, um die Arbeitsleistung beurteilen zu können. Dieser notwendige Beurteilungszeitraum liegt in der Regel bei sechs Monaten. Grundsätzlich kann erst nach Ablauf dieser sechs Monate erneut ein Zwischenzeugnis beantragt werden (vgl. Schleßmann, Das Arbeitszeugnis, 21. Aufl. 2015, Rn. 505).

Wie Sie ein Zwischenzeugnis anfordern

Es bestehen keine besonderen Anforderungen an die Antragsform. Der Arbeitgeber kann sowohl mündlich als auch schriftlich um die Erstellung eines Zwischenzeugnisses gebeten werden. Eine schriftliche Anfrage zu verfassen, kann im Einzelfall aus Beweisgründen ratsam sein.

Der Zeugnisantrag sollte im Zweifel auf dem schriftlichen Wege erfolgen.
Der Zeugnisantrag sollte im Zweifel auf dem schriftlichen Wege erfolgen.
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Bei der Formulierung ist allerdings Vorsicht geboten. Zeigt der Arbeitnehmer offen, dass er das Zwischenzeugnis nur beantragt, um sich auf eine neue Stelle zu bewerben, könnte dies das Arbeitsklima nachhaltig negativ beeinflussen. Andererseits besteht für den Arbeitnehmer nur dann ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis, wenn ein triftiger Grund vorliegt. Um dieser Bredouille zu entkommen, sollte überprüft werden, ob ein anderer unverfänglicher Grund als Anlass genannt werden kann, wie zum Beispiel:

"Wegen meiner bevorstehenden Elternzeit/(oder) mit Blick auf meiner Versetzung in eine andere Abteilung/(oder) mit Blick auf den stattgefundenen Vorgesetztenwechsel, bitte ich um die Ausstellung eines einfachen/qualifizierten Zwischenzeugnisses…").

Liegt kein anderer triftiger Grund vor, sollte der Arbeitnehmer zunächst von der Angabe des Grundes in dem Schreiben absehen. Zwar ist ein triftiger Grund beziehungsweise ein berechtigtes Interesse ausschlaggebend für den Anspruch. In der Praxis wird aber häufig ein Zwischenzeugnis auch ohne eine Begründung ausgestellt. Einen Versuch ist es auf jeden Fall wert.

Worauf Sie bei Inhalt und Formulierung achten sollten

Inhaltlich und formell unterscheidet sich das Zwischenzeugnis kaum vom Endzeugnis. So kann sowohl ein einfaches als auch ein qualifiziertes Zwischenzeugnis erstellt werden.

Klartext: Was der Arbeitgeber tatsächlich über Sie schreibt und wie er Sie bewertet, ist nicht immer offensichtlich.
Klartext: Was der Arbeitgeber tatsächlich über Sie schreibt und wie er Sie bewertet, ist nicht immer offensichtlich.
Foto: durantelallera - shutterstock.com

Bei einem einfachen Zwischenzeugnis werden die bisherige Tätigkeit und der Aufgabenbereich beschrieben. Bei einem qualifizierten Zwischenzeugnis wird darüber hinaus die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers bewertet. Hier beginnt das sogenannte "Zwischen-den-Zeilen-lesen". Während bei einem einfachen Arbeitszeugnis der Stil naturgemäß recht objektiv gehalten ist, kommt es bei einem qualifizierten Arbeitsverhältnis auf die genaue Formulierung an. Dabei stehen gewisse Ausdrücke für eine entsprechende Schulnote. Beispiele für die Leistungsbeurteilung:

Note

Formulierung: "Er hat die ihm übertragenen Aufgaben […] erledigt."

(1)

"stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" oder "in jeder Hinsicht und außerordentlich zufriedenstellend"

(1,5)

"zur vollsten Zufriedenheit"

(2)

"stets zur vollen Zufriedenheit" oder "voll und ganz zufriedenstellend"

(2,5)

"zur vollen Zufriedenheit"

(3)

"stets zur Zufriedenheit"

(4)

"zur Zufriedenheit"

(5)

"im Allgemeinen zufriedenstellend"

Ein kleiner, aber feiner Unterschied: Die Formulierungen klingen zum Verwechseln ähnlich, wirken sich am Ende aber enorm auf die Benotung aus. Der Unterschied zwischen Note 1 und Note 2 besteht letztendlich nur aus der Steigerung von "vollen" zu "vollsten". Achten Sie auch darauf, ob in der Formulierung eine zeitliche Angabe gemacht wurde. Kleine Ergänzungen, wie etwa "stets", machen den Unterschied zwischen der Note 1 und 1,5 aus.

(Vgl. Schleßmann, Das Arbeitszeugnis, 21. Aufl. 2015, Rn. 715 Tabelle I, ArbRAktuell 2015, 443, 446).

Beispiele für die Verhaltensbeurteilung:

Note

Formulierung: " Das Verhalten gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten war […]"

(1)

"stets vorbildlich"

(1,5)

"vorbildlich"

(2)

"stets höflich und korrekt" oder "stets gut"

(2,5)

"jederzeit einwandfrei"

(3)

"einwandfrei" oder "höflich und korrekt"

(4)

"zufriedenstellend" oder "tadellos"

(5)

"im Großen und Ganzen zufriedenstellend" oder "im Wesentlichen einwandfrei"

(Vgl. Schleßmann, Das Arbeitszeugnis, 21. Aufl. 2015, Rn. 732 Tabelle III, ArbRAktuell 2015, 443, 446).

Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch darauf, dass ein späteres Endzeugnis exakt genauso formuliert wird, wie das Zwischenzeugnis - auch wenn nur ein kurzer Zeitraum seit der Ausstellung verstrichen ist. Je kürzer aber der Zeitraum zwischen der Ausstellung des Zwischenzeugnisses und des Endzeugnisses und je kleiner im Verhältnis der hinzukommender Bewertungszeitraum ist, desto stärker ist allerdings die Bindung des Arbeitgebers an die erfolgte Bewertung (z. B. 10 Jahre Beurteilungszeitraum des Zwischenzeugnisses und weitere 9 Monate bis zum Endzeugnis).

Die Bindungswirkung besteht dabei zumindest, wenn das Zwischenzeugnis nicht älter als ein bis zwei Jahre ist. Das heißt für den Arbeitnehmer, dass das Endzeugnis zwar nicht genauso formuliert sein muss wie das Zwischenzeugnis, der Arbeitgeber aber nicht grundlos die Bewertungsformulierungen ändern darf. Zum Beispiel eine Herabstugfung von "stets vorbildlich" auf "vorbildlich".

Eine Abweichung von der Bewertung des Zwischenzeugnis ist dann möglich, wenn es beispielsweise durch ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers gerechtfertigt ist. Hierbei ist aber wiederum zu beachten, dass ein etwaiges Fehlverhalten kurz nach der Ausstellung des Zwischenzeugnisses in Relation zu der zuvor möglicherweise tadellos abgeleisteten Arbeitsleistung steht. Die Korrektur der Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung muss stets verhältnismäßig sein.

Was die Abschlussformel beinhalten sollte

Zwischen der Schlussformel in Endzeugnissen und Schlussformeln in Zwischenzeugnissen besteht ein großer Unterschied. Der Grund hierfür liegt auf der Hand: Bei der Schlussformel des Endzeugnisses geht es in der Regel inhaltlich darum, dem Arbeitnehmer für die geleistete Arbeit zu danken und ihm für die Zukunft alles Gute zu wünschen. Jedenfalls ist das bei einer guten Bewertung des Arbeitnehmers der Fall. Die Wünsche für die Zukunft wären im Zwischenzeugnis verfehlt, da das Arbeitsverhältnis fortgesetzt werden soll.

Allerdings kann der Arbeitgeber bei guten Mitarbeitern zum Ausdruck bringen, dass er weiterhin "auf gute Zusammenarbeit hofft" und sich bei dieser Gelegenheit für die gute Arbeit und Zusammenarbeit in der Vergangenheit bedanken. Dass das Zwischenzeugnis mit einer solchen Schlussformel endet, kann der Arbeitnehmer aber nicht erzwingen. Es besteht kein Anspruch auf eine solche Schlussformel, sodass auch eine gerichtliche Geltendmachung ausscheidet. Darüber hinaus wird in das Zwischenzeugnis häufig die Floskel aufgenommen, dass das Zwischenzeugnis auf Wunsch des Arbeitnehmers ausgestellt wurde ("Dieses Zeugnis wird auf Wunsch von Herrn/Frau … erteilt."). Dies hat aber keinen weiteren tiefergehenden Hintergrund.