Zehn sichere Wege zum Sparen im IT-Betrieb

Selbst nachdem die Finanzkrise überwunden ist, hält der Kostendruck auf die IT-Abteilungen häufig weiter an. Obwohl die meisten Unternehmen bereits Kostensenkungsprogramme aufgesetzt oder abgeschlossen haben, reichen die erzielten Effekte oft nicht aus.

Um die Kostenblöcke sowohl kurzfristig, als auch auf lange Sicht besser in den Griff zu bekommen, empfiehlt Gartner zehn Kernmaßnahmen.

Bestandsaufnahme mit Asset-Management
Schritt 1: Die RZ-Betreiber müssen alle Geräte und Systeme, Hard- wie Software lückenlos erfassen und dokumentieren.

Outsourcing prüfen
Schritt 2: Als Alternative zum Eigenbetrieb sollte auch ein Komplett- oder Teil-Outsourcing in Betracht gezogen werden.

Standardisierung als Ziel
Schritt 3: RZ-Betreiber sollten auf eine standardisierte IT-Landschaft mit einheitlichen Lizenzen und einheitlichen Versionen hinarbeiten.

Kosten im Blick behalten
Schritt 4: Grundsätzlich sollten die Einkäufer darauf achten, möglichst schlank dimensionierte und verbrauchsarme Geräte einzukaufen.

Bessere Auslastung mit Virtualisierung
Schritt 5: Um Hardware zu optimieren, muss man sie reduzieren. Das funktioniert mit mehreren virtuellen Servern auf einem physikalischen Gerät.

Das passende Kühlkonzept
Schritt 6: Durch eine effizientere Auslastung der Rechner, lässt sich die Menge aller Stromabnehmer deutlich reduzieren.

Stromverbrauch planen
Schritt 7: RZ-Betreiber müssen die Richtwerte für den Stromverbrauch pro Quadratmeter RZ-Fläche realistisch planen.

Die richtige Dimension
Schritt 8: Ein Raumkonzept hilft, die vorhandenen Räumlichkeiten, Klimatisierung sowie Systeme und Geräte aufeinander abzustimmen.

Monitoring
Schritt 9: Ein umfassendes Monitoring sollte den Rechner-Pool, Stromversorgung, Kühlsysteme und die USV-Anlagen beinhalten.

Verhandeln Sie große Verträge neu

Beginnen Sie mit den Verträgen Ihrer TK-Dienstleister, darunter etwa die Telekom, BT oder AT&T. Wenn Sie TK-Dienste nicht in weiten Teilen ausgelagert haben, gehören diese Kontrakte wahrscheinlich zu den größten innerhalb der IT-Organisation. In der Regel handelt es sich um mehrjährige Vereinbarungen, die oft mehrere Millionen Dollar im Jahr kosten.

Prüfen Sie beispielsweise, ob die in den Verträgen festgelegten Tarife noch zu den aktuellen Marktbedingungen passen. Viele Gebühren sind in den vergangenen Jahren drastisch gesunken. Wenn Sie Ihre Verträge in den in den letzten sechs Monaten nicht neu verhandelt haben, zahlen Sie wahrscheinlich zuviel. Um Kosten zu senken, kann es sich auch lohnen, die Anzahl der TK-Lieferanten zu reduzieren, um auf diese Weise Größenvorteile zu erzielen. Aber Vorsicht: Die meisten Unternehmen fahren laut Gartner am besten, wenn Sie mit mindestens zwei TK-Dienstleistern zusammenarbeiten.

Beschränken Sie sich beim Prüfen nicht auf den TK-Bereich. Sie werden beispielsweise auch einige große Wartungsverträge für die wichtigsten Hardware-Plattformen haben, außerdem Software-Lizenzverträge, die ebenfalls gewichtige Kostenfaktoren bilden. Am besten richten Sie eine Datenbank mit den größten Verträgen ein und analysieren Sie diese etwa anhand der Umfänge, Laufzeiten oder der Möglichkeit, in Neuverhandlungen einzusteigen.

Verschieben Sie unkritische Vorhaben

Als Verantwortlicher für IT-Infrastruktur und -Betrieb müssen Sie entscheiden, welche Kernprojekte Sie weiterverfolgen und wieviel Ressourcen Sie dafür bereitstellen. Gartner rät zu folgendem Vorgehen:

• Führen Sie Projekte zur Konsolidierung und Virtualisierung fort, da diese das größte Kostenkungspotenzial bergen.

• Verschieben Sie die Modernisierung von IT-Vorhaben, wenn diese keinen direkten Einfluss auf konkrete Anwendungen oder Business-Initiativen haben beziehungsweise keine sofortigen Einsparungen bringen.

• Green IT-Projekte im Bereich Infrastruktur und Data Center sollten Sie aufschieben, sofern diese keine unmittelbare Entlastung in Sachen Energieverbrauch und Kühlung bringen beziehungsweise keine kurzfristigen Einsparungen zu erwarten sind.

• Geht es um Verbesserungen im Rahmen von Itil-Prozessen, konzentrieren Sie sich auf Verbesserungsprojekte, die nicht kapitalintensiv sind. Kaufen Sie nur die nötigsten Tools, beispielsweise Software für das IT Asset Management.

• Prüfen Sie Ihre VoIP-Pläne (Voice over IP) kritisch. Treiben Sie Vorhaben im Zusammenhang mit Unified Communications (UC) nur voran, wenn diese direkt an konkrete Business-Initiativen oder reduzierte Kosten gebunden sind.

• Nehmen Sie die IT-Ausstattung der mobilen Mitarbeiter unter die Lupe: Verschieben Sie beispielsweise Upgrades von Smartphones oder anderer Productivity-Erweiterungen. Investieren Sie nur, wenn Sie Einsparungen klar belegen können.

Konsolidieren Sie die IT-Infrastruktur

Um Kosten zu sparen, setzen IT-Manager typischerweise auf die Konsolidierung von Rechenzentren (Data Center) und Server. Wenn Sie das Konsolidierungspotenzial in diesen Bereichen nicht zu mindestens 75 Prozent ausgeschöpft haben, sollten Sie entsprechende Maßnahmen ganz oben auf Ihre Prioritätenliste setzen. Gartner-Kunden berichten häufig, sie hätten mit Hilfe von Konsolidierungsprojekten mehr als 20 Prozent der Kosten eingespart. Denken Sie in diesem Zusammenhang nicht nur an Data Center und Server sondern auch an Storage und Netzwerke.

Konsolidierungsprojekte sind in der Regel komplex und nehmen beträchtliche Ressourcen in Anspruch, berichtet Gartner. Doch die Mühe lohnt sich: Mit Hilfe von IT-Konsolidierung nehmen IT-Verantwortliche den Teil der IT-Infrastruktur und -Betriebsaufwendungen ins Visier, der im Vergleich zu anderen Maßnahmen das größte Sparpotenzial bietet. Gartner empfiehlt IT-Managern darüber hinaus, noch weitere Bereiche auf ihr Konsolidierungspotenzial hin zu prüfen. Dazu zählen:

• Mainframes: Nutzen Sie den Großrechner als große Plattform für die Server-Konsolidierung.

• Storage-Systeme: Verlagern Sie zusätzliche Speicherkapazität wo immer möglich auf Network-Attached-Storage-Systeme (NAS) oder Speichernetze (Storage Area Networks, SAN).

• E-Mail/Messaging: Integrieren Sie diese Systeme und bewegen Sie sich in Richtung Unified Communications.

• Middleware: Standardisieren Sie und prüfen Sie den Einsatz eines Enterprise Service Bus (ESB):

• IT-Operations-Systeme: Führen Sie eine Configuration Management Database (CMDB) ein.

• Security-Systeme: Integrieren Sie vorhandene Plattformen

• Data Center Networking: Nutzen Sie Terabit-Switching und versuchen Sie, komplett auf Ethernet-Lösungen umzusteigen

• Niederlassungen: Verlagern Sie Office-Funktionen ins Data Center.

• Metropolitan Area Network/WAN: Führen Sie Systeme auf einem IP-Netz zusammen.

• Client-Endgeräte: Bauen Sie Management-Strukturen auf, die die Vielzahl unterschiedlicher Geräte unterstützt.

Virtualisieren Sie

Maßnahmen zur Virtualisierung verändern den Bereich IT-Infrastruktur und -Betrieb grundlegend. Nach Einschätzung von Gartner wird sich diese Entwicklung mindestens bis zum Jahr 2012 fortsetzen. Mit Hilfe von Virtualisierungstechniken lässt sich die Auslastung von Servern um ein Vielfaches erhöhen. Damit brauchen Sie weniger Server, um eine gegebene Arbeitslast zu stemmen. Weniger Server bedeuten weniger Kosten für die Hardware und damit zusammenhängende Aufwendungen. Die nebenstehende Tabelle verdeutlicht, wie dramatisch die durch Virtualisierung möglichen Einsparungen über mehrere Jahre ausfallen können.

Reduzieren Sie den Stromverbrauch für Kühlung

In einem herkömmlichen Data Center entfällt mehr als die Hälfte des Stromverbrauchs auf die Kühlung. Damit, so Gartner, würden Millionen von Kilowattstunden (kWh) verschwendet. Dabei könnten Unternehmen dieses Problem auf vielfache Weise angehen. Die Experten empfehlen unter anderem diese Maßnahmen:

• Trennen Sie die Kaltluftversorgung konsequent von der heißen Abluft der IT-Komponenten.

• Reduzieren Sie die Umdrehungsgeschwindigkeit von Lüftern, um Strom zu sparen.

• Nutzen Sie die Möglichkeiten der Kühlung mit Hilfe der Außenluft ("freie Kühlung") voll aus.

• Implementieren Sie modulare Kühlungssysteme, wenn Sie ein Data Center neu konzipieren.

Erfahren Sie mehr in unserer Bildergalerie.

Kontrollieren Sie das Daten- und Storage-Wachstum

Im Data Center wächst die Rechen-, Netz- und Storage-Kapazität in der Regel jedes Jahr zweistellig. Speichersysteme weisen dabei mit Abstand die höchsten Zuwachsraten auf. Gartner erwartet, dass sich die in Unternehmen installierte Menge an Terabytes bis 2012 im Vergleich zum Jahr 2008 um den Faktor 6,5 erhöht. Zwar sinken die Kosten pro Terabyte kontinuierlich, doch der wachsende Bedarf an Speicherplatz macht diesen Vorteil wieder zunichte, berichten die Analysten. Unterm Strich steigen die Storage-Ausgaben weiter stark an. IT-Verantwortliche sollten Speicherkosten deshalb besonders gründlich kontrollieren (siehe auch das CW-Drilldown: Storage-Kosten senken). Dafür bieten sich unterschiedliche Strategien und Techniken an:

• Nutzen Sie Storage-Virtualisierung und Thin Provisioning. Mit diesen Techniken können Sie die Auslastung von Storage-Systemen um 20 Prozent oder mehr erhöhen und damit die Speicherinfrastruktur effizienter gestalten.

• Deduplizieren Sie Daten. Mit Deduplizierungstechniken lässt sich der Bedarf an Festplattenkapazität um bis zu ein Drittel senken.

• Komprimieren Sie Online-Daten wo immer möglich. Kompressionstechniken erlauben typischerweise eine Reduktion der erforderlichen Storage-Kapazität im Verhältnis von 2 zu 1 oder 20 zu 1.

• Nutzen Sie das Protokoll iSCSI. Im Vergleich zu Fibre-Channel-Verbindungen können sich laut Gartner pro Server Einsparungen bis zu 3500 Dollar ergeben. Die meisten technischen Hürden für das Nutzen von iSCSI-Schnittstellen seien heute überwunden.

• Sichern Sie weniger Daten, fahren Sie weniger Backups und verkürzen Sie die Vorhaltezeit von Backup-Daten.

• Überprüfen Sie die Archivierungspraxis in Ihrem Unternehmen. Einige Datenbestände müssen aufgrund von gesetzlichen Vorgaben lange Zeit vorgehalten werden. Doch viele andere Daten können und sollten rasch gelöscht werden, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.

• Nutzen Sie Storage-Tools effektiver. Gartner bezieht sich hier auf eine besondere Spielart von Softwarewerkzeugen, die sich unter der Bezeichnung Storage Resource Management (SRM) zusammenfassen lassen. Solche Tools identifizieren beispielsweise ungenutzte Speicherkapazität und nicht kritische Daten, die sich auf weniger teure Storage-Systeme verlagern lassen. Das dafür eingesetzte Kapital könne sich bereits innerhalb von sechs Monaten rentieren, so die Analysten.

• Nutzen Sie Professional Services. Unternehmen, die für spezialisierte Storage-Dienstleistungen typischerweise zwischen 50.000 und 100.000 Dollar ausgeben, gelingt es laut Gartner, die Verschwendung von Speicherplatz entscheidend einzudämmen und die Storage-Infrastruktur insgesamt effizienter zu gestalten. Damit könnten Sie millionenschwere Investitionen in zusätzliche Hardware vermeiden.

Begrenzen Sie Aufwendungen für den IT-Support

Rund vier Prozent der IT-Aufwendungen (ausgenommen Application Support) geben Unternehmen laut Gartner typischerweise für den Bereich Support aus. Die meisten IT-Abteilungen haben mindestens vier Support-Ebenen eingerichtet, jede mit unterschiedlichen Kosten und Qualifikationsgraden. Um die Ausgaben zu drücken, sollten Sie Support-Anfragen jeweils auf die niedrigste Ebene umleiten, die Benutzerprobleme noch befriedigend lösen kann (siehe Tabelle).

Anfragen, die gegenwärtig etwa von hochbezahlten Experten auf der dritten Ebene (Level 3) beantwortet werden, könnten Techniker auf der zweiten Ebene bearbeiten. Einfache IT-Probleme, die gewöhnlich auf Ebene 1 in Angriff genommen werden, lassen sich womöglich auf ein Selbstbedienungsangebot im Intranet oder Internet weiterleiten. Generell sollten Unternehmen bei Einsparungen im Support aber Vorsicht walten lassen, rät Gartner: Etliche IT-Verantwortliche sähen sich aufgrund harter Vorgaben aus dem Management etwa gezwungen, Service-Desk-Personal auf Level 1 abzubauen. Damit aber müssten Sie Supportaufgaben auf höhere Ebenen verlagern, wo die Transaktionskosten deutlich höher sind. Im ungünstigen Fall können solche Maßnahmen die IT-Kosten insgesamt steigen lassen.

Verschlanken Sie IT-Prozesse

Zu den wesentlichen Verbesserungsmaßnahmen im Bereich IT-Infrastruktur und -Betrieb zählt Gartner das systematische Analysieren und Formalisieren von alltäglichen Prozessen. Die meisten Initiativen in diesem Kontext drehen sich um das Itil-Framework. Grundsätzliches Ziel dabei ist es einerseits, die Qualität der IT-Dienste aus der Sicht von Benutzern zu erhöhen. Andererseits können die Maßnahmen aber auch dazu beitragen, IT-Kosten zu senken:

• Sie brauchen weniger IT-Personal für eine gegebene Arbeitslast: Gartner nennt hier beispielsweise effizientere Abläufe und Größenvorteile. Weniger personeller Aufwand falle auch an, wenn insgesamt weniger Fehler in alltäglichen IT-Prozessen passierten.

• Wenn Sie standardisierte Frameworks und Tools benutzen, müssen Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden.

• Wenn IT-Prozesse weniger komplex sind, können Sie IT-Personal mit einem geringeren Qualifikationsgrad einsetzen.

• Mit standardisierten Prozessen erhalten Sie die Chance, bisher getrennte "Operations Center" etwa für die Bereiche Data Center und Network Operations zu konsolidieren und zu integrieren.

• Klar strukturierte Prozesse und Schnittstellen, erleichtern es, bestimmte Aufgaben an Outsourcing- oder Offshore-Dienstleister abzugeben. Externe Provider orientieren sich in der Regel ebenfalls an Standards wie Itil.

Organisieren Sie ein IT Asset Management

Wenn Sie noch kein ITAM (IT Asset Management) -Projekt aufgesetzt haben, rät Gartner zu folgenden Schritten:

• Kaufen Sie Basis-Tools für ein IT Asset Management.

• Füllen Sie die Tools mit den wesentlichen IT Assets in Ihrem Bereich.

• Schaffen Sie eine Stelle für einen IT Asset Manager.

• Auf der Grundlage von Daten aus dem ITAM können Sie Entscheidungen treffen, die Kosten senken, argumentieren die Analysten. Nachdem Sie die wichtigsten IT-Assets im System erfasst haben können Sie beispielsweise den Lebenszyklus von bestimmten Systemen festlegen oder Upgrades verschieben. Auch das Management von Softwarelizenzen lässt sich auf diese Weise verbessern.

Optimieren Sie Ihre Multisourcing-Strategie

Der Bereich IT-Infrastruktur und Betrieb ist so komplex geworden, dass selbst die größten Unternehmen die vielfältigen Aufgaben nicht mehr ohne externe Hilfe meistern können. Gartner propagiert in diesem Kontext einen Multisourcing-Ansatz: Bestimmte Funktionen, Prozesse oder auch Plattformen werden dabei an eine überschaubare Zahl externer Service-Provider ausgelagert. Zu den wichtigsten Entscheidungskriterien für oder gegen ein Outsourcing zählen die Analysten die strategische und geschäftskritische Bedeutung der in Frage kommenden Bereiche, aber auch die spezifischen Stärken des internen Personals auf diesen Gebieten. Last, but not least soll sich eine Auslagerung natürlich finanziell lohnen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn Outsourcing-Kunden Größenvorteile der Dienstleister nutzen können. Gefragt, welche IT-Bereiche in diesem Kontext am ehesten in Frage kommen, nannten Gartner-Kunden unter anderem:

• Lifecycle Management von Endgeräten wie PCs, Notebooks oder Smartphones

• Wartung und Reparaturen

• Service Desk (Level 1 Support)

Fazit

Unterm Strich können Unternehmen mit den beschriebenen Maßnahmen innerhalb weniger Monate IT-Kosten spürbar senken. Längerfristig sehen die Analysten von Gartner sogar Einsparpotentiale in Höhe von 25 Prozent oder mehr. In der Tabelle sehen Sie, welche Kostensenkungspotenziale die Analysten für die einzelnen Maßnahmen kurzfristig ("ST") und langfristig ("LT") erwarten. Gartner nutzt zudem ein Ampelsystem (rot, grün, gelb), um die Auswirkungen einzelner Initiativen in bestimmten Bereichen darzustellen.