Wissen teilen und weitergeben

Es sitzt in den Köpfen der Leistungsträger, ist selten dokumentiert und dennoch erfolgskritisch für das Unternehmen: Solches Wissen geht verloren, wenn die Mitarbeiter in Ruhestand treten, die Abteilung oder den Arbeitgeber wechseln.

Eine strukturierte Weitergabe dieses Wissens unterbleibt in vielen Unternehmen, da die Notwendigkeit nicht erkannt wird oder im Tagesgeschäft dafür die Zeit fehlt. Zuweilen führen auch persönliche Befindlichkeiten dazu, dass Wissen nicht weitergegeben wird. Wissensträger haben Angst, dadurch den Wert ihrer Arbeitskraft und die Anerkennung ihrer bisherigen Leistung zu schmälern. Und Interessenten halten sich zurück, weil sie fürchten, mit ihren Fragen inkompetent zu erscheinen.

Neutraler Coach

Deshalb ist es wichtig, die Weitergabe von Wissen zu systematisieren und durch ein neutrales Coaching zu begleiten - auch weil den Stelleninhabern oft nicht bewusst ist, über wie viel erfolgsrelevantes Wissen sie verfügen. Und diejenigen, die ihnen folgen, ahnen nicht, was das erfolgskritische Wissen bei ihrer künftigen Tätigkeit ist. Also können sie es nicht gezielt erfragen.

Die Bausparkasse Schwäbisch Hall begann vor vier Jahren mit einem Pilotprojekt zum Wissenstransfer-Coaching, das seitdem ein Instrument zum Personal- und Wissens-Management im Unternehmen ist. Es soll die Fachbereiche dabei unterstützen, die für ihre Aufgaben notwendige Wissensbasis stabil zu halten. Zum Einsatz kommt es nur bei erfolgskritischem Know-how - also vor allem bei rarem Expertenwissen. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf den IT-Profis, die im Lauf ihres Arbeitslebens zum Beispiel Spezialwissen zu zentralen Anwendungsprogrammen oder Großrechneranlagen erworben haben. Ein Transfer-Coaching bei jedem Personalwechsel wäre zu aufwendig.

Angestoßen wird der Prozess in den jährlichen Gesprächen zwischen den Führungskräften in den Fachbereichen und den Vertretern des Personalbereichs. Dabei besprechen die Beteiligten unter anderem, welche Mitarbeiter ausscheiden - zum Beispiel, weil sie das Rentenalter erreichen oder eine andere Position übernehmen. Sie ermitteln, in welchen Fällen ein Transfer-Coaching sinnvoll wäre. Im Idealfall besteht dieses aus acht Schritten.

Transfer in acht Schritten

1. Der Vorgesetzte des IT-Experten und der Vertreter des Personalbereichs fragen sich: Wann wird der fragliche IT-Mitarbeiter die Abteilung wohin verlassen? Wer ist als Nachfolger vorgesehen? Arbeitet dieser bereits für Schwäbisch Hall? Hat der IT-Experte erfolgskritisches Wissen? Welchen Charakter hat es? Wie könnte der Wissenstransfer erfolgen?

2. Die Führungskraft beauftragt einen Coach der Schwäbisch Hall Training damit, den Wissenstransfer zu begleiten. Gemeinsam durchleuchten sie die Kompetenzen und die Aufgaben des IT-Experten: Über welche Fähigkeiten verfügt er aufgrund seines beruflichen Werdegangs, seines bisherigen Jobs und seiner Zusammenarbeit mit anderen Bereichen und Organisationen? Welche dieser Kenntnisse sind erfolgskritisch?

3. Die Führungskraft bespricht mit dem IT-Experten das Wissenstransfer-Coaching und holt sein Commitment hierzu ein. Mit dem Coach analysieren sie, über welches Spezialwissen der IT-Experte im Detail verfügt. Die Leitfragen dabei sind: Auf welchen Quellen basiert Ihr Wissen? Welche Kompetenzen befähigen Sie für Ihre Aufgaben? Welche Aufgaben erfüllen Sie aktuell? Basierend auf diesem Gespräch erstellen sie einen Wissensbaum, dessen Wurzeln die Quellen des Wissens, der Stamm die Kompetenzen und die Krone die aktuellen Aufgaben beinhalten. Diese Systematisierung ist hilfreich für das Strukturieren des weiteren Prozesses und versinnbildlicht das Lebenswerk des Wissensgebers.

4. Führungskraft und Coach verständigen sich darüber, welches Wissen dem Nachfolger des IT-Experten in welcher Reihenfolge und mit welchen Prioritäten vermittelt wird. Entscheidend ist dafür die Relevanz der Themen für das Unternehmen oder für eine möglichst rasche Einarbeitung des Nachfolgers.

5. Jetzt erhält der Nachfolger Informationen, wie der Wissenstransfer abläuft, wozu er dient und um welche Inhalte es geht.

6. Alle Beteiligten treffen sich, um Ziele und Ablauf des Coachings zu klären. Sie erstellen einen Transferplan, in dem auch steht, wie oft sich der IT-Experte und sein Nachfolger treffen, welche Themen behandelt werden und was beide zur Vorbereitung tun sollten.

7. Der IT-Experte und sein Nachfolger treffen sich regelmäßig - zum Beispiel über einen Zeitraum von drei Monaten alle drei Wochen -, um das erfolgskritische Wissen zu "transferieren". In diesen von dem Coach moderierten Dialogen befassen sich Wissensgeber und -nehmer mit den definierten Themen. Das Ziel: Der Wissensnehmer eignet sich das erfolgskritische Wissen an. Dabei liegt der Fokus neben dem fachlichen Spezialwissen vor allem auf dem Erfahrungswissen, etwa über Stolperdrähte in der täglichen Arbeit, besondere Faktoren, die es aufgrund der Projektgeschichte zu beachten gilt, oder Empfehlenswertes für die Zusammenarbeit mit anderen Bereichen und Organisationen.

8. Führungskraft und Coach treffen sich abschließend mit Wissensgeber und -nehmer, um den Prozess zu reflektieren und evaluieren. Vereinbart wird auch, inwieweit der Wissensgeber den Wissensnehmer weiterhin unterstützt - zum Beispiel, indem er ihm bei Fragen als Ansprechpartner sowie Tipp- und Ratgeber zur Seite steht. Wichtig ist es, die Arbeit des bisherigen Stelleninhabers noch einmal zu würdigen.

Bei planbaren Stellenwechseln erstreckt sich der Prozess über ein halbes Jahr. Die Führungskraft steuert den Prozess, der Coach hilft den Beteiligten, den Transfer hochwertig und systematisch zu gestalten. Inzwischen wird das Transfer-Coaching seit drei Jahren bei Schwäbisch Hall praktiziert - mit durchweg positiven Erfahrungen. Die Praxis hat gezeigt: Erfolgskritisches Wissen wird systematisch weitergegeben, neue Mitarbeiter schneller und reibungsloser eingearbeitet. Auch die Effizienzverluste bei Stellenwechseln werden verringert.

Wertschätzung zeigen

Darüber hinaus erfahren Wissensgeber und -nehmer das Coaching als Zeichen der Wertschätzung ihrer Person und ihrer Arbeit. Den Wissensgebern wird vermittelt, dass sie in den zurückliegenden Jahren eine wertvolle Arbeit für das Unternehmen geleistet und dabei ein Know-how erworben haben, das Schwäbisch Hall nicht verlieren möchte. Den Wissensnehmern hingegen wird gezeigt, dass es ihrem Arbeitgeber bewusst ist, welch komplexe Aufgabe sie übernehmen, und er ihnen die erforderliche Unterstützung gewährt.

Steigende Leistungen

Die Reflexion, welches Wissen erfolgskritisch ist, bringt weitere Aha-Erlebnisse: Allen Beteiligten inklusive der Führungskraft wird oft dadurch erst bewusst, was zentrale Erfolgsfaktoren der Arbeit in ihrem Bereich sind. Das führt häufig dazu, dass Prozesse und Abläufe neu definiert und neue Standards für die Arbeit formuliert werden, wodurch die Qualität der Leistung insgesamt steigt. (am)

Bernadette Imkamp ist Abteilungsleiterin Personalbetreuung/ -marketing bei Schwäbisch Hall.