Trotz - oder gerade wegen - der Nutzung von Internet und E-Mail steigt weltweit das Druckvolumen weiterhin an. Das "papierlose Büro" kommt ohne bedrucktes Papier nicht aus: 130 Milliarden Seiten prognostiziert Dataquest für das Jahr 2006. Das entspricht einer Steigerung von rund zehn Prozent gegenüber 2004. Damit hat sich das Druckaufkommen in den vergangenen zehn Jahren nahezu verdoppelt. Parallel zu dieser Steigerung wurden in den Unternehmen permanent neue Drucker angeschafft; meist nach individuellen Bedürfnissen der Arbeitsgruppe oder Abteilung - und meist ohne Abstimmung untereinander.
Kunterbunt ist teuer
Wie sich dieser Trend in der Praxis widerspiegelt, zeigt das Beispiel der Schlafhorst GmbH. Der zur Schweizer Saurer Group gehörende Textilmaschinenhersteller mit über 500 Mitarbeitern betrieb laut IT-Manager Klaus Lehmgrübner früher eine "kunterbunte Mischung aus 554 Kopier-, Druck- und Faxsystemen in 149 verschiedenen Varianten von 23 unterschiedlichen Herstellern". Vor allem die laufenden Kosten waren Lehmgrübner ein Dorn im Auge: "Fast jedes Gerät benötigte andere Verbrauchsmaterialien wie Toner oder Cartridges, die über einen zeitaufwändigen Einkaufsprozess beschafft und an verschiedenen Orten bevorratet werden mussten. Hinzu kamen zahlreiche Supportverträge mit den unterschiedlichen Druckeranbietern." An manchen Tagen waren gleichzeitig Wartungskräfte mehrerer Gerätehersteller im Haus.
Wildwuchs entfernen
Ein Projektteam von Ricoh Deutschland analysierte die Druckerlandschaft von Schlafhorst mit dem Ziel, die Zahl der Systeme zu reduzieren und dennoch weiterhin das anfallende Druckvolumen von rund 500000 Seiten im Monat bewältigen zu können. Um die Fülle an Informationen über Systeme und Standorte besser beurteilen zu können, wurden alle verwendeten Geräte in die entsprechenden Raumpläne eingetragen und je nach Funktion farbig markiert. Nach langwierigen Befragungen der Benutzer, internen Diskussionen und Abwägungen wurde das neue Konzept in die Praxis umgesetzt: Die Zahl der Output-Systeme sank von 554 auf 126, statt 149 Varianten gibt es nur noch sechs, und die stammen allesamt vom gleichen Hersteller. Trotz Umstieg auf teure Multifunktionsgeräte blieb unter dem Strich eine Kosteneinsparung von über 20 Prozent.
Verallgemeinern lässt sich dieses Beispiel jedoch nicht. Denn die Abläufe und Anforderungen sind in jedem Unternehmen anders. Sie systematisch zu erfassen ist deshalb die wichtigste Voraussetzung für ein effizientes Output-Management (siehe Checkliste).
Die daraus resultierende Konsolidierung im Unternehmen mündet in der Regel in einer Substitution vieler verschiedener Arbeitsplatzdrucker durch ein modernes, leistungsfähiges Multifunktionssystem: Drucken und Kopieren von 75 Seiten pro Minute sind damit möglich, hinzu kommt Einscannen mit der gleichen Geschwindigkeit. Nachfolgende Bearbeitungsschritte wie Falzen, Heften und Lochen lassen sich ebenfalls von diesen Multitalenten erledigen.
Solche Hochleistungsgeräte sind allerdings nicht gerade billig in der Anschaffung. Deshalb empfiehlt Ulrich Waßen, Business Manager der Lexmark Deutschland GmbH, Unternehmen, die den Dokumenten-Output in eigener Regie betreiben und die Hardware kaufen sowie den Support und das Verbrauchsmaterial inhouse organisieren möchten: "Hier ist es besonders wichtig, auf homogene und multifunktionale Geräte zu setzen. Erst die Harmonisierung der Beschaffungsprozesse für Verbrauchsmaterialien und Support schafft die Voraussetzungen für dauerhafte Kostenreduzierung." Denn die Kosten der Anschaffung sind nur eine Seite der Medaille: "Ein preisgünstiges Gerät kann seinen finanziellen Vorteil durch höhere Kosten für Verbrauchsmaterial und Wartung schnell verlieren, da über mehrere Jahre gesehen die Verbrauchskosten in der Regel höher sind als die Anschaffungskosten."
Ähnlich argumentiert Frank Koths, Marketing Manager der Xerox GmbH: "Kauf und Eigenbetrieb von Output-Geräten bieten sich vor allem für Unternehmen an, die ein vergleichsweise geringes monatliches Druckvolumen mit tendenziell kleineren Geräten erstellen."
Alternative Leasing
Exakte Zahlen nennt Frank Irmer, Channel Development Manager der Hewlett-Packard GmbH. Nach seinen Angaben stehen Anschaffungskosten von 58000 Euro Tonerkosten in Höhe von 40000 Euro im Jahr gegenüber. Hinzu kommen jährliche Wartungs- und Reparaturkosten von gut 10000 Euro. Noch nicht eingerechnet sind dabei die Ausgaben für interne Logistik, Bestellungen und Rechnungswesen, Ausfallzeiten, Planung und Kontrolle, die sich nochmals auf knapp 10000 Euro belaufen.
In einem sind sich alle Anbieter einig: Der große Nachteil beim Kauf liegt darin, dass der Käufer nicht kontinuierlich auf dem aktuellen Stand der Technik ist. Es sei denn, er kann seine Geräte nach einigen Jahren gut weiterverkaufen, bevor er sich neue anschafft.
Das Leasing der Hardware ist eine Alternative zum Kauf, die sich vor allem bei den teureren Hochleistungsgeräten anbietet. Alle Druckerhersteller bieten selbst oder mit Leasing-Partnern entsprechende Modelle an. Leasing schont die Liquidität des Unternehmens und den Kreditrahmen bei der Hausbank. Beides ist im Hinblick auf die aktuelle, durch Basel II hervorgerufene restriktive Kreditvergabepraxis wichtig für die finanziellen Handlungsspielräume von Unternehmen. Hinzu kommen günstige Aspekte bei Steuern und Bilanzen. Gleichzeitig verfügt man immer über die neueste Technologie, da die geleasten Produkte nach Vertragsende wieder zurückgenommen werden.
Viele Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter und legen das gesamte Output-Handling in die Hand eines externen Partners. Mittlerweile bietet jeder Druckerhersteller ein solches Programm mit klangvollem Namen an. "Printadvantage" heißt es bei Hewlett Packard, "Kyoconsult" bei Kyocera, "Value Print" bei Lexmark, "Pay per Page" bei Ricoh und "E-Click" bei Xerox.
Drucken als Service
Stellvertretend für diese Hersteller erläutert Peter Sturmfels, Business Manager von Ricoh, das dahinter stehende Konzept: "Der Anwender erhält ein passendes System mit umfassender Kostentransparenz, um die Gesamtkosten für Bürokommunikation deutlich zu senken." Die gelieferte Lösung besteht aus einheitlichen Drucksystemen mit einem Portfolio an Schwarzweiß- und Farbdruckern - vom Desktop- bis zum Hochleistungssystem - sowie Multifunktionssystemen mit Druck-, Scan-, Kopier- und Faxmöglichkeiten. Sturmfels nennt auch die Kalkulationsgrundlage: "Die Anwender zahlen einen vertraglich festgelegten Seitenpreis, egal ob kopiert, gedruckt oder gefaxt wird. Dabei wird eine Mischkalkulation aus Druck-, Fax- und Kopierkosten zugrunde gelegt. Durchschnittlich rechnen wir mit 4,1 Cent für eine kopierte Seite, neun Cent für eine Druckseite und 11,7 Cent für ein Fax. Unser Kunde bekommt dennoch einen Einheitspreis von 4,6 Cent pro Seite." Darin enthalten sind Gerätemiete, alle Verbrauchsmaterialien sowie Support vor Ort. Kritiker warnen allerdings vor dem Kleingedruckten: Im Vertrag ist normalerweise eine feste monatliche Abnahme von Seiten festgelegt. Liegt der Anwender darunter, muss er trotzdem die vereinbarte Zahl an Seiten bezahlen. Mit dem Pay-per-Page-Konzept kann das Unternehmen die anfallenden Druckkosten problemlos auf jede einzelne Abteilung umlegen, da jeder Benutzer beim Drucken, Faxen und Kopieren seine ID eingeben muss. Allein dadurch entsteht bereits ein Einspareffekt: Weil jedem Anwender seine komplett verursachten Kosten vor Augen geführt werden, überlegt er sich, ob denn jeder Druckvorgang wirklich notwendig ist.
Ein Administrations-Tool bietet die Online-Verwaltung der Systeme. Der Hersteller erhält automatisch Statusmeldungen zu Toner, Papiervorrat und Zählerstand sowie eine E-Mail-Benachrichtigung bei Störungen. So kann er sich rechtzeitig in Bewegung setzen und Stillstandzeiten minimieren.
Drucken, Kopieren und Faxen sind jedoch nur Teilprozesse des Output-Managements. Die heutigen Anforderungen reichen weit darüber hinaus, viele Unternehmen zählen mittlerweile die Bereiche Mail, Web und Archiv dazu. Sie benötigen neben den Ausgabesystemen entsprechende Lösungen für die Verteilung von Daten aus unterschiedlichsten Applikationen auf Drucker, Fax, Web, Mail oder Archiv. Eine vordefinierte Prozesssteuerung legt dabei fest, ob der Output eines Anwenders auf dem Farbprinter, in der Hausdruckerei oder auf dem Mail-Server landet. Wesentliche Bestandteile sind die Übernahme unterschiedlichster Datenformate und deren Umwandlung in entsprechende Ausgabeformate (beispielsweise PCL, PDF, TIFF oder PS).
Erst denken, dann drucken
Allerdings kommt eine solche Komfortlösung wegen der hohen Einstiegskosten nur für Unternehmen mit großem Output-Aufkommen in Frage. Ein Grundsatz zur Kostensenkung hilft jedoch jedem Anwender: Erst denken, dann drucken. Am wenigsten kostet eine Seite immer noch, wenn sie erst gar nicht gedruckt wird. (uk)
Wolfgang Taschner, freier Journalist und Berater in Wörthsee.