Um sich im internationalen Wettbewerb zu behaupten, sind Unternehmen darauf angewiesen, ihren oftmals weltweit verteilten Mitarbeitern optimale Kommunikations- und Kooperationsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen - aber zu welchem Preis? Die Einführung einer konventionellen Groupware-Lösung ist in der Regel mit hohen Kosten sowohl für die Anschaffung der Soft- und Hardware als auch für die Wartung und Mitarbeiterschulungen verbunden. Mit Blick auf den Anteil von IT-Projekten, die letztendlich scheitern, scheuen sich vor allem kleine und mittlere Unternehmen häufig vor einer solchen Investition.
In der Open-Source-Gemeinde erfreuen sich allerdings seit einiger Zeit Wikis als günstige und einfach zu nutzende Alternativen wachsender Beliebtheit, um Projekte zu koordinieren und zu dokumentieren. Im Prinzip handelt es sich bei einem Wiki um eine Web-Seite, deren Inhalt jeder Besucher mit Hilfe seines Browsers frei bearbeiten kann. Dabei liegt das besondere Augenmerk darauf, Zugangsbeschränkungen abzubauen und das Editieren und Hinzufügen von Seiten so einfach wie möglich zu gestalten. So werden zum Beispiel durch eine einfache Wiki-Syntax HTML-Kenntnisse unnötig, und auch technisch wenig versierte Benutzer finden sich damit schnell zurecht. Deswegen bieten diese simplen Collaboration-Tools vielen Besuchern die Möglichkeit, gleichberechtigt am Erfolg eines Projektes mitzuwirken.
Einfachheit auch bei Hyperlinks
Ein weiteres zentrales Feature eines Wikis sind die so genannten Wiki-Links. Im Quellcode durch Einklammern gekennzeichnete Wörter wandelt die Software automatisch in Links auf gleichnamige Wiki-Seiten um. Somit können die einzelnen Seiten eines Wikis intuitiv miteinander verlinkt werden, und Informationen zu verwandten Themen sind nie mehr als ein paar Klicks entfernt. Folgt man einem Link zu einer nicht existierenden Seite, so wird diese automatisch als leere Seite angelegt, und man wird aufgefordert, neuen Inhalt einzufügen. Somit sorgen die Wiki-Links für eine effiziente Möglichkeit, zusätzlich Seiten zu erstellen.
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Pro und Kontra Wikis in Unternehmen |
Obwohl das Wiki-Konzept schon mehr als zehn Jahre alt ist, war es erst der Erfolg der freien Online-Enzyklopädie "Wikipedia", der auch das Interesse von Unternehmen an dieser Technologie weckte. Mit mehr als 10 000 registrierten Benutzern und knapp 300 000 Artikeln allein in der deutschen Version beweist die Wikipedia eindrucksvoll, welches Potenzial ein Wiki hat, um die effiziente Zusammenarbeit von räumlich getrennt arbeitenden Benutzern zu fördern.
Der Open-Source-Vorteil
Für Unternehmen ist dieses Potenzial vor allem wegen der niedrigen Kosten und der hohen Flexibilität eines Wikis interessant. Als Open-Source-Software sind Wikis kostenlos erhältlich, und in den meisten Fällen ist der benötigte Web-Server bereits vorhanden. Zusätzlich existiert eine Vielzahl von Implementierungen des Konzepts in unterschiedlichen Programmiersprachen, aus denen man die jeweils passende auswählen und bei Bedarf beliebig an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen kann. Hoch entwickelte Wiki-Software wie zum Beispiel das von der Wikipedia eingesetzte "Mediawiki" bietet eine Vielzahl von zusätzlichen Funktionen, die es unter anderem ermöglichen, die Seiten übersichtlich zu ordnen, Kategorien zuzuweisen und Vorlagen einzufügen.
Natürlich bringt die Offenheit des Wiki-Konzepts auch Probleme mit sich, die ein Unternehmen vor der Einführung eines Wikis bedenken sollte. Insbesondere muss der Schutz sensibler, unternehmensinterner Daten berücksichtigt werden. Hierbei scheint es am sinnvollsten, ein für alle Mitarbeiter zugängliches Wiki hinter einer Firewall oder unter weiteren Sicherungsvorkehrungen im Intranet einzurichten und so den grundsätzlichen Charakter eines Wikis zu erhalten, gleichzeitig aber die Informationen vor Zugriffen von außen zu schützen.
Zusätzlich zu der Problematik der Zugangsbeschränkung stellt sich auch die Frage, ob ein Wiki zur jeweiligen Unternehmenskultur passt. Durch die grundsätzliche Gleichberechtigung der Benutzer fördern Wikis ein informelles Kommunikationsklima, in dem Konflikte primär durch Diskussion und Konsensbildung beigelegt werden und nicht durch eine festgelegte Hierarchie. Aus diesem Grund stellen Wikis eher für flexible Unternehmen mit einer flachen Hierarchie ein geeignetes Werkzeug dar, während größere, konservative Firmen meist weiterhin auf traditionelle Groupware-Lösungen zurückgreifen.
Die bisher am weitesten verbreitete Anwendung der Technik in Unternehmen ist ein Wiki zur Unterstützung von Teamarbeit. In dieser Funktion hilft es einer Gruppe von Mitarbeitern, indem es das individuelle Wissen sammelt und allen anderen Mitgliedern des Teams jederzeit zur Verfügung stellt. Insbesondere kann so dem Verlust von wichtigen Informationen beim Ausscheiden einzelner Mitarbeiter vorgebeugt werden, und neue Mitglieder der Gruppe können das Wiki nutzen, um sich schnell einzuarbeiten.
Im Kleinen und Speziellen
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, ein Wiki für ein konkretes Projekt einzurichten. Dies hat den Vorteil, dass alle während eines Projektes gewonnenen Erkenntnisse permanent gespeichert sind und sich jederzeit als Referenzmaterial heranziehen lassen. Zusätzlich können die gespeicherten Informationen auch die Basis für eine Kundendienstdatenbank darstellen. Mit einem komplexeren Wiki lässt sich das Intranet eines Unternehmens verwalten. Speziell zu diesem Zweck wurde "TWiki" entwickelt, welches unter anderem die Vergabe von individuellen Benutzerrechten und die Einrichtung von Sub-Webs zum Beispiel für individuelle Projekte ermöglicht.
Obwohl die meisten Wikis hinter Firewalls vom Internet abgeschirmt sind, gibt es auch Situationen, in denen es sinnvoll sein kann, ein Wiki auch von außen zugänglich zu machen. Advanced Gaming Systems, ein Hersteller von militärischer Simulationssoftware, hat seinen Kunden beispielsweise ein Wiki zur Verfügung gestellt, um dort eine Wissensdatenbank zu den Produkten zu erstellen und die Betatests zu koordinieren. In einer Fallstudie hat sich die Nutzung des Wikis insbesondere für die Koordination des Betatests als erfolgreich erwiesen. Updates konnte Advanced Gaming Systems mit Hilfe des Wikis problemlos und in kürzester Zeit den Testern zur Verfügung stellen und die dazugehörige Dokumentation auf den neuesten Stand bringen.
Wikis als Groupware-Alternative
Bei einer solchen vollkommen offenen Nutzung muss auch die Möglichkeit von Vandalismus berücksichtigt werden. Für diese Fälle speichern die verwendeten Wikis sämtliche Revisionen einer Seite, so dass die Besucher bei Fehlern problemlos eine vorherige Version wiederherstellen können.
Trotz ihres Potenzials als Kommunikations- und Kollaborationsplattform steckt die Wiki-Technik bezüglich ihres Einsatzes in Unternehmen noch in den Kinderschuhen. Grund dafür dürfte nicht zuletzt ihr noch relativ geringer Bekanntheitsgrad sein. Die durch den Erfolg von Wikipedia gestiegene Aufmerksamkeit sowie die Entwicklung von speziell an die Bedürfnisse von Unternehmen angepasster Wiki-Software wie TWiki, "Jotspot" oder "Socialtext" könnten ihrer Anwendung in Unternehmen jedoch zum Durchbruch verhelfen.
Momentan kann ein Wiki vor allem für kleine und mittlere Unternehmen eine preiswerte und einfach zu bedienende Alternative zu teuren Groupware-Paketen sein. Langfristig ist zu erwarten, dass die Wiki-Technologie um zusätzliche Groupware-Funktionen erweitert oder aber in traditionelle Groupware-Plattformen integriert wird.