Globales Projekt-Management wird laut Lünendonk zur neuen Disziplin in internationalen Unternehmen. Noch fehlen dafür aber Standards und eine umfassende Software.
Ein Referenz-Modell für Collaborative Project Management. Foto: Lünendonk
Nicht nur die Globalisierung, auch das Zerlegen alter oder das Schaffen neuer Wertschöpfungsketten verändern die Arbeit von Entscheidern. Der Berater Lünendonk aus Kaufbeuren glaubt, dass sich Unternehmen aller Branchen zunehmend auf Projektwirtschaft ausrichten. Dabei erbringen künftig immer öfter Inhouse-Consultants Beratungsleistungen. Externe Berater liefern Support bei der Umsetzung.
In einem "Trendpapier Projektmanagement 2015", das in Zusammenarbeit mit der Münchener Management-Beratung Tiba entstand, prophezeit Lünendonk Auswirkungen auf Unternehmenskultur und IT. Die Entwicklung eines eigenen Arbeitsgebiets "Global Project Management" habe bereits begonnen. "Als Management-Disziplin wird Global PM auf derselben Ebene wie etwa Supply Chain Management angesiedelt sein", so Lünendonk.
Damit geht einher, dass Rollen und Prozesse in Projekten klar definiert werden müssen. Tools für das Projekt-Management werden vertikal in bestehende ERP-Landschaften (Enterprise Resource Planning) integriert.
Voll in die Unternehmens-IT integriertes PM-System nach einem Modell der Beratungsfirma Tiba aus München. Foto: Tiba, München
Dickschiffe wie SAP und Oracle bieten diese Art der Integration bereits an. Nach Beobachtung von Lünendonk überwiegen in der Praxis derzeit jedoch "modulare und individualisierte Lösungen wie etwa MS Project in Kombination mit MS Sharepoint".
Dafür, dass das nicht so bleibt, legt sich zum Beispiel die Initiative ProStepiViP ins Zeug. Hinter dem Kürzel steht ein Verein aus Darmstadt, in dem sich nach eigener Darstellung "führende Hersteller der Automobil-, Luft- und Raumfahrtindustrie, Systemanbieter und Forschungsinstitute" zusammengeschlossen haben. Ziel ist das Entwickeln von Standards. Eines der Ergebnisse der Vereinsarbeit ist der ISO Standard 10303 (Standard for the Exchange of Product Model Data), so ProStepiViP.
Projekt-Management standardisieren
Laut Lünendonk arbeitet die Initiative an einer Standardisierung für Collaborative PM (CPM) mit Schwerpunkt auf verteilter Produktentwicklung. Eine umgesetzte Lösung sei aber aktuell nicht bekannt. Dennoch: "Mittelfristig werden Software-Lösungen mit dem Fokus CPM entstehen und das Management insbesondere von komplexen und global verteilten Projekten übersichtlicher gestalten helfen", so der Berater.
Als Beispiel führt die Management-Beratung Tiba ein selbst begleitetes Projekt an. Dabei ging es um einen global agierenden Zulieferer von Brems- und Steuersystemen für Nutzfahrzeuge. Der Kunde sei mit Produktions-, Vertriebs- und Service-Standorten in über 20 Ländern global vertreten und wollte ein global verankertes Projekt-Management-System.
Man sei mit einem geringen Reifegrad und ohne standardisierte Prozesse und Tools gestartet, so Tiba. Die Information sei schlecht organisiert gewesen, Projekte und Programme waren intransparent.
Zu Beginn erstellte Tiba einen einheitlichen Projektabwicklungsprozess mit definierten Meilensteinen. Der "Projekt-Lebenszyklus" bildete den Masterplan für alle im Kundenunternehmen zukünftig abzuwickelnden Projekte. Die Projekte wurden in drei Gruppen aufgeteilt: Produktentwicklungs-, Investitions- und Geschäftsoptimierungsprojekte.
Das weitere Vorgehen beschreiben die Münchener so: "Mit dem "Projekt-Lebenszyklus"-Prozess folgte eine Synchronisierung der Produktentwicklungsprozesse mit den Kernprozessen des Unternehmens. Für unternehmensübergreifende Projekte wurden Standards des weltweit tätigen Project Management Institute (PMI) in die nun bestehende Prozesslandschaft integriert. Diese komplette Prozesslandschaft beschrieb die Initiierung, Planung, Durchführung, Reporting und Controlling sowie das Beenden von "internen" bis hin zu globalen Projekten im Unternehmen."
Die besten Projekt-Management-Tools
Microsoft Project Vor rund 30 Jahren ist die erste Projektmanagement-Software auf dem Markt erschienen: Microsoft Project. Damals brauchten die Redmonder eine Software, um die Arbeit seiner Software-Teams besser zu koordinieren. 1984 wurde die erste Version für das Betriebssystem MS-DOS veröffentlicht. Seitdem hat sich die Software, die den Schwerpunkt primär auf Projektplanung legt, kontinuierlich weiterentwickelt und steht nun auch in der Cloud zur Verfügung.
Planio Die Softwareschmiede Planio aus Berlin hat auf Basis der Open-Source-Lösung Redmine eine umfangreiche All-in-One-Plattform entwickelt, die sich hierzulande als eine ernsthafte Alternative zu den US-Schwergewichten positionieren konnte. Von zahlreichen Features für Projekt- und Aufgabenverwaltung, über Datei- und Wissens-Management mit Wikis und FAQs bis hin zu weiterführenden Modulen für Kommunikation und Kundensupport: Das breite Funktionsspektrum der in der deutschen Cloud betriebenen Web-Lösung lässt in puncto Funktionalität kaum Wünsche offen.
Basecamp Wenn es um Projektmanagement geht, fällt schnell der Name "Basecamp". Die App bietet einen zentralen Ort für die Organisation und Koordination von Projekten. Projektteams können Notizen und To-Do-Listen erstellen, Dateien und Pläne hochladen sowie Aufgaben zuweisen und verwalten. Zudem kann mit involvierten Kollegen über die Projektfortschritte in Chats kommuniziert werden. Derzeit ist Basecamp in der Version 3 verfügbar.
Clocking IT Das kostenlose, webbasierende Projektmanagement-Tool "Clocking IT" wendet sich im Wesentlichen an Softwareentwickler, die ihre umfangreichen Projekte effizient verwalten wollen. Dank eines übersichtlichen Dashboards und umfangreicher Collaboration-Features lassen sich der Projektfortschritt sowie die Bearbeitung einzelner Tasks jederzeit überwachen und dokumentieren.
Trello “Trello” wurde 2011 gestartet und wird von der Softwareschmiede Fog Creek Software aus New York angeboten. Mittlerweile zählt die visuelle Projektmanagement-Lösung laut Hersteller über 12 Millionen registrierte Anwender. Der Lösungsansatz ist stark an das Kanban-Konzept angelehnt. Anstatt Projekte und einzelne Aufgaben in Listen zu organisieren, werden diese in Karteikarten dargestellt, mit denen der User auf intuitive Art und Weise visuell interagieren kann.
5pm Das webbasierte "5pm" bietet alle Features, die man von einem Projektmanagement-Tool erwartet und stellt das Thema Zeiterfassung in den Vordergrund. So wartet 5pm unter anderem mit einer übersichtlichen Darstellung der einzelnen Projekte und Tasks, umfangreichen Zeitmanagement-Funktionen sowie einer übersichtlichen Darstellung des jeweiligen Projektfortschritts auf. Darüber hinaus bietet 5pm die Möglichkeit individuelle Projektgruppen zu erstellen, E-Mailintegration sowie umfangreiche Reporting-Funktionen.
Wrike Bei “Wrike” handelt es sich um eine anspruchsvolle PM-Lösung aus Kalifornien, die durch ein umfangreiches Featureset, viele Integrationsmöglichkeiten und Mobile-Support überzeugen kann. Zu den Hauptfunktionen der modular aufgebauten Anwendung gehören unter anderem Task-Management, gemeinsame Dokumentenverwaltung, sowie Kommunikationswerkzeuge wie Kommentare, Activity-Streams und E-Mail-Integration. Klassische PM-Werkzeuge wie Gantt-Charts und Reporting, sowie weiterführende Features wie etwa Zeiterfassung runden das Funktionsspektrum der Software ab.
Klok Die kostenlose Softwarelösung "Klok" eignet sich weniger für klassisches Projektmanagement im Sinne von Collaboration, sondern vielmehr als Tool zum persönlichen Zeitmanagement. Gerade für Selbständige und Ein-Mann-Unternehmen bietet Klok die Möglichkeit, ihre jeweilige Arbeitszeit optimal auf einzelne Projekte zu splitten und dabei wichtige Termine nicht aus den Augen zu verlieren.
Blue Ant Von der klassischen Ressourcenplanung über To-Do-Listen, Zeiterfassung und die Portfolio-Steuerung - das umfangreiche Web-Tool "Blue Ant" der proventis GmbH aus Berlin bietet eine umfangreiche Funktionsvielfalt für verschiedenste Projekte. Durch eine Vielzahl von Schnittstellen und Web-Standards lässt sich Blue Ant problemlos in eine bestehende IT-Landschaft integrieren.
TrackingTime Mit der kostenlosen Cloud-Lösung “TrackingTime” können Selbständige und Teams ihre Projekte und Aufgaben gemeinsam verwalten und sämtliche Arbeitszeiten bequem erfassen. Die Anwendung wartet mit einem modernen Userinterface auf und ist für Web, Desktop und Mobile (iOS und Android) verfügbar. Ein weiterer Pluspunkt sind die detaillierte Reports für Kunden, Projekte und Mitarbeiter, die man im Browser einfach erstellen und als CSV-Datei exportieren kann.
Redbooth "Redbooth" ist eine ganzheitliche PM-Lösung, die mit einem starken Fokus auf Kommunikation, Projektplanung und Dateiverwaltung alle zentralen Aspekte der effizienten Zusammenarbeit abdeckt. Was Team-Kommunikation angeht, wartet Redbooth mit Chat-Diskussionen und Videokonferenzen in HD-Qualität auf. Dokumente lassen sich Projekten zuweisen und mit dem ganzen Team gemeinsam bearbeiten. In Sachen Dokumentenmanagement bietet das Programm nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit Cloud-Storage-Diensten wie Google Drive, Dropbox und Box.
CoMindWork "CoMindWork" bietet sowohl die Möglichkeit auf dem Server des Herstellers webbasierend zu arbeiten, als auch die Software im eigenen Netzwerk zu nutzen. Neben klassischen Projektmanagement-Funktionen, wie der Erstellung von Projekten, To-do- und Tasklisten, Filesharing-Optionen und den gängigen Zeitmanagement-Funktionen sowie Web 2.0. Features bietet CoMindWork umfangreiche Möglichkeiten die Software den eigenen Bedürfnissen anzupassen. So lassen sich vom Design bis hin zur Anordnung der Benutzeroberfläche viele Punkte individuell anpassen.
Werkstatt42 Rein webbasiert arbeitend, bietet sich "Werkstatt42" bedingt durch seinen kompakten Funktionsumfang und die moderaten Kosten insbesondere für kleinere Unternehmen und Selbstständige an. Zu den Funktionen zählen unter anderem Taskmanagement, die Möglichkeit zur zentralen Informationssammlung in Whiteboards sowie Filesharing-Optionen.
Zoho Projects "Zoho Projects" enthält alle notwendigen Applikationen für das Projektmanagement. Dazu zählen unter anderem Aufgabenverwaltung und Milestones, Zeiterfassung, Kalenderfunktionen und Gantt-Diagramme. Die Nutzer können außerdem miteinander chatten, ihre Dokumente austauschen und ein Wiki erstellen.
ActiveCollab Wer auf der Suche nach einer All-In-One-Lösung ist, sollte einen Blick auf “ActiveCollab” werfen. Zu den zentralen Funktionsmodulen der aus Kanada stammenden Lösung zählen Projektplanung, Collaboration, Invoicing, Zeiterfassung, Ausgabenverwaltung und eine umfassende Reporting-Funktionalität. Ein weiterer Pluspunkt sind die vielen Integrationsmöglichkeiten dank der angebotenen offenen Programmierschnittstelle, SDKs (Software Development Kit) und Add-Ons. Die nahtlose Integrationsmöglichkeit mit einem Versionsverwaltungssystem macht die Lösung für Software-Teams besonders interessant.
Smartsheet Genau wie die meisten seiner Konkurrenten arbeitet "Smartsheet" webbasierend. Einzelne Projekte werden in so genannten Smartsheets angelegt und die jeweiligen Projektmitarbeiter hinzugefügt. Über das jeweilige Smartsheet sind dann alle zum Projekt gehörigen Informationen, wie die Kommunikation der Projektbeteiligten, Dateianhänge und Shared Documents schnell erreichbar.
PIEmatrix Die webbasierte Lösung "PIEmatrix" bietet die Möglichkeit, auf Basis bestehender Templates Projekte in allen Projektphasen abzubilden, zu strukturieren und zu managen. Man hat hierbei die Wahl, den Projektablauf auf Basis der integrierten Templates zu strukturieren oder diese den eigenen Bedürfnissen entsprechend zu modifizieren. Einmal erstellte Templates lassen sich dann problemlos abspeichern und als Best-Practices-Schablone für ähnlich gelagerte Projekte verwenden.
Projektron BCS "Projektron BCS" arbeitet rein webbasiert und verfügt über alle klassischen Projektmangement-Funktionen, wie beispielsweise Taskmanagement, ein Ticketsystem, verschiedenste Auswertungs- und Berichts-Funktionen, eine flexible Rechteverwaltung sowie Zeitmanagement-Funktionen.
Regeln für Konflikte aufstellen
Foto: Fotolia, Carmen Steiner
Der Management-Berater schildert das Projekt als Erfolg. Den führt er nicht zuletzt darauf zurück, dass sämtliche Hierarchiestufen in Entscheidungen eingebunden wurden. Die Verantwortlichen hätten Rollen und Zuständigkeiten klar geregelt. Das habe auch Konfliktregelungen beinhaltet.
Was die IT betrifft, so führte das Unternehmen ein globales PM-IT-System in drei Schritten ein. Schritt 1 stellte die Basisversion auf Einzelprojektebene dar. "Diese beinhaltete Projektstrukturierung, Terminplanung, Ressourcenplanung, Kostenplanung und Multi-Projekt-Übersicht", berichtet der Berater. Schritt 2 umfasste die Integration eines Ressourcen-Managements (Aufwandstracking) und eines Kosten-Controllings sowie die IT-Anbindung an das vorhandene ERP- und Dokumentenmanagement-System. Im letzten Schritt erfolgte die Finalisierung des Portfoliomanagements mit der Portfolioauswahl und dem -controlling sowie dem Reporting.
Das sei jedoch nicht möglich ohne Change-Management und Projekt-Marketing, wie Tiba betont. Daher habe man früh "Macht-Promotoren" aus dem Top-Management eingebunden.
So kommen Sie groß raus ... oder? Sie möchten, dass Ihre Projekte zäh verlaufen, weil Sie sich damit in der Firma profilieren können? Dann folgen Sie den Ratschlägen von Jürgen Rohr.
Tipp 1 Setzen Sie die Verantwortlichen unter Termindruck. Mit engen Terminen stellen Sie sicher, dass möglichst wenige Betroffene ins Boot geholt werden. Damit vermeiden Sie die sowieso unnötigen Diskussionen um Meinungs- sowie Wahrnehmungsunterschiede.
Tipp 2 Starten Sie mit einer problem-orientierten Ist-Analyse. Fragen Sie immer zuerst danach, was nicht gut läuft. Damit fokussieren Sie die Aufmerksamkeit aller Beteiligten auf die Schwächen der Organisation. Sie stellen sicher, dass niemand auf die Idee kommt, sich auf den Erfolgen der Vergangenheit auszuruhen.
Tipp 3 Geben Sie möglichst kein zusammenfassendes Feedback. Halten Sie die Betroffenen im Unklaren. Das fördert zwar die Gerüchteküche, hält aber den Änderungsaufwand für die Konzeptionierer gering. Sie erhalten schon mit dem ersten Wurf ein Konzept aus einem Guss - ohne lästige und zeitaufwändige Anpassung an unterschiedliche Wahrnehmungen der Beteiligten.
Tipp 4 Lassen Sie das Konzept ohne Beteiligung der Betroffenen ausarbeiten. Hier können Sie Aufwand und Budget einsparen. Jeder Betroffene wird mit seinen individuellen Ansichten sowieso nur das Konzept verwässern. Außerdem: Wenn ein Außenstehender den Sollzustand konzipiert, kommt endlich frischer Wind in die Organisation.
Tipp 5 Vermitteln Sie das Konzept frontal mit mindestens 100 PowerPoint Slides. Hier gilt: Je mehr Input, desto weniger lästige Rückfragen. Halten Sie das Präsentationstempo hoch. Planen Sie ja keine Zeit für die Diskussion ein. Das Konzept steht. Basta!
Tipp 6 Planen Sie keine Zeit für die Überarbeitung des Konzepts ein. Das wäre ja noch schöner: Sie planen knapp bei Budget und Terminen und wollen sich den Erfolg nicht durch unplanbare Überarbeitungsaufwände vermiesen lassen. Denn jede Überarbeitungsschleife würde den schönen Entwurf zerstören.
Tipp 7 Schränken Sie die Zugriffsrechte auf neue Tools möglichst stark ein. Ganz wichtig: Wenn Sie im Rahmen der Organisationsentwicklung neue Werkzeuge (zum Beispiel ein IT-System) einführen, achten Sie darauf, dass niemand außer den Konzeptionierern in der Lage ist, die Werkzeuge anzupassen.
Tipp 8 Lassen Sie die Betroffenen beim Umsetzen des Konzepts alleine. In diesem Punkt gilt das Motto: Die Leute werden sich schon umgewöhnen. Durch die Unterstützung während der Umsetzungsphase könnte wiederum das sorgfältig ausgearbeitete Konzept verwässert werden. Das ist unbedingt zu vermeiden.
Tipp 9 Vermeiden Sie persönlichen Kontakt zwischen den Beteiligten. Stellen Sie sich vor, was Sie hier an Reisekosten einsparen können. Diskussionen können auch per E-Mail geführt werden. Das spart richtig Geld.
Tipp 10 Betrachten Sie jegliches Feedback als persönliche Kritik. Wenn jemand mit einem Feedback zu Ihnen kommt, will er damit eigentlich sagen, dass Sie Ihre Arbeit nicht richtig gemacht haben. Das wirkt sich schlecht auf Ihr Selbstwertgefühl aus.