Die Höhe des IT-Budgets richtet sich nach der Business-Strategie des Unternehmens? Schön wärs! Die Realität in deutschen Unternehmen sieht anders aus: Gerade mal vier Prozent leiten ihre jeweiligen Ausgaben für Informationstechnik aus einer sauberen IT-Portfolio-Analyse ab. Mehr als 90 Prozent richten sich lieber nach dem branchenüblichen Prozentsatz vom Umsatz oder einem - möglicherweise der Finanzsituation angepassten - Vorjahresbetrag.

Zu diesem Ergebnis kommt die eine Marktforschungsstudie der IDG Business Research Service. Im Auftrag des Berliner Softwareunternehmens Alfabet AG befragte der Marktforschungsbereich der IDG Business Media 81 (Finanz-) Verantwortliche für IT-Investitionen in internationalen Unternehmen mit Sitz in Deutschland.

Wie die Studienergebnisse ausweisen, haben etwa 60 Prozent der Befragten keinen Überblick darüber, wie sie die von ihnen verordneten Kürzungen des IT-Budgets auf die geschäftlichen Abläufe und Ergebnisse auswirken beziehungsweise welche Risiken das Unternehmen dadurch eingeht. In mehr als 40 Prozent der Firmen dauert es mehr als zwei Wochen, bis verlässliche Informationen über die Auswirkungen von Budgetveränderungen in der IT auf die Business-Risiken vorliegen; in 22 Prozent beträgt diese Spanne sogar länger als einen Monat. Automatisch verfügbar sind die Daten nur in 15 Prozent der befragten Organisationen.

Alte und unzuverlässige Daten

Aussagekräftige, aktuelle und korrekte Informationen zur IT-Landschaft sind anscheinend ein seltenes Gut, so hat Alfabet herausgefunden. Das förderte bereits eine von Nucleus Research vorgenommene Studie aus der ersten Hälfte des Jahres 2011 zu Tage. Ihr zufolge arbeiten IT-Entscheider in diesem Bereich regelmäßig mit Daten, die durchschnittlich 14 Monate alt und nur zu 55 Prozent korrekt sind.

Die aktuelle Untersuchung sollte nun herauszufinden, wie die für IT-Investitionen Verantwortlichen von diesem Fehlen zuverlässiger Informationen betroffen sind. Die Ergebnisse untermauern einmal mehr, dass Entscheidungen zu IT-Investitionen selten auf verlässlichen Daten beruhen. Dadurch, dass Informationen nicht bedarfsaktuell verfügbar sind, verlangsamen sich die Entscheidungsprozesse, so die Autoren der Studie. Da nehme es kaum Wunder, dass nur 30 Prozent der Finanzverantwortlichen behaupten können, ihre IT-Portfolios seien vollständig auf die jeweiligen Geschäftsanforderungen ausgerichtet. Und alenfalls 14 Prozent können sich damit brüsten, ihr IT-Portfolio sei wirklich schnell an geänderte Geschäftsanforderungen anpassbar.

Alles in allem vermitteln die Ergebnisse den Eindruck, dass die IT für die Finanzverantwortlichen eine Black Box darstellt, erläutert Christian Weichelt, Director Solution Marketing der Alfabet AG. Die Prozesse innerhalb der IT-Supply-Chain seien für den Chief Financial Officer (CFO) häufig nicht durchschaubar. Das wiege umso schwerer, als der IT-Verantwortliche häufig an den CFO berichte, letzterer also die Budgetentscheidungen zu treffen habe.

CFOs arbeiten unter erschwerten Bedingungen

"Wenn die IT das Unternehmen unterstützen soll, müssen die relevanten Entscheidungen auf die übergeordnete Business-Strategie ausgerichtet werden", ergänzt Erik Masing, CEO und Mitgründer der Alfabet AG. Darüber hinaus brauche der Budgetverantwortliche verlässliche, aktuelle Daten, die sämtliche IT-Portfolios berücksichtigen. Die Studie decke jedoch auf, dass er meist unter erschwerten, teilweise sogar kontraproduktiven Bedingungen arbeite.

Ein definierter Payback ist die Ausnahme

Selbstverständlich würde Alfabet den Betroffenen gern empfehlen, die hauseigene Softwaresuite "PlanningIT" einzuführen, die laut Eigenwerbung alle Aspekte des Business-IT-Managements abdeckt - vom Verständnis der Enterprise-Architektur über Risiko-Management, Compliance und Roadmapping bis zur IT-Programmkontrolle. Deshalb betonte Marketing-Mann Weichelt auch ausdrücklich, dass sich die Befragung keineswegs auf Alfabet-Kunden konzentriert habe: "Wären die mit solchen Antworten gekommen, so hätte uns das schon sehr enttäuscht."

Vielmehr verfügt offenbar nur eine Minderheit der Studienteilnehmer über Softwarewerkzeuge für die IT-Planung. 46 Prozent haben immerhin ein zentrales System im Einsatz, mit dem sie Änderungen des IT-Portfolios analysieren, voraussagen und messen können. Die Ausrichtung des Portfolios auf die aktuellen Geschäftssanforderungen ermittelt nicht einmal ein Drittel standardmäßig; die Mehrheit verlässt sich auf Ad-hoc-Analysen durch die IT oder die Fachabteilungen.

Die Folge davon sind zum einen starre IT-Budgets, die sich nur mit erheblicher Verzögerung an veränderte Marktbedingungen anpassen lassen. Hinzu kommt ein eklatanter Mangel an Information darüber, welche IT-Projekte sich wirklich lohnen - und damit von eventuellen Sparmaßen ausgeschlossen werden sollten. Im Durchschnitt wenden die Unternehmen nur 37 Prozent der IT-Budgets für solche Vorhaben auf, die von Anfang an einen klar definierten Payback haben. Ein Viertel der Befragten wusste nicht einmal über das Ausmaß der Unklarheit Bescheid.