Die Diskussion um die Archivierung von E-Mails kennt viele Ausgangspunkte. Unstrittig ist, dass die E-Mail ein wichtiges Element in der geschäftlichen Kommunikation einnimmt. In den persönlichen elektronischen Postfächern sammeln sich daher Unmengen an Informationen an, die dem gesamten Unternehmen verborgen bleiben. Die E-Mail-Archivierung kann daher eine wichtige Rolle spielen, wenn Unternehmen das Wissen ihrer Mitarbeiter besser nutzen wollen.
Umstritten ist dagegen, was der Gesetzgeber fordert. Da E-Mails auch vertragsrelevante Daten transportieren, müssen die elektronischen Briefe zum Teil revisionssicher gespeichert werden. Doch wie weit muss die Archivierung gehen? Darüber sind sich Fachleute uneins.
Das Themenheft "E-Mail-Kommunikation" aus der Reihe COMPUTERWOCHE Mittelstand, das als PDF-Datei zum Download bereitsteht, greift diese Diskussion auf. In einem Betrag vertreten die Autoren vom Beratungshaus Zöller und Partner die Auffassung, dass gesetzliche Vorgaben in der E-Mail-Archivierung überschätzt werden. Wichtiger, so ihr Rat, sei die in der E-Mail-Kommunikation verborgenen Informationen zu nutzen.
Ein weiterer Artikel zeigt die Grenzen von breit angelegten Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM) auf. Mittelständische Anwender, so das Fazit, sind mit E-Mail-Archivierungs- und -Management-Produkten besser bedient. Darüber hinaus bietet das Themenheft Tipps zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) und Praxisbeispiele, etwa in der Bitburger Braugruppe.
Viel Spaß bei der Lektüre.