In beinahe jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter mit besonders hohem Kommunikations- und Koordinationsbedarf. Dies gilt für die Beteiligten an der Entwicklung neuer Produkte über verschiedene Standorte hinweg ebenso wie für die Teilnehmer an Besprechungen wie dem "Morning Call", mit dem heute die meisten Großbanken Analysten und Anlageberater über das aktuelle Geschehen an der Börse informieren.

Besonders wenn es um visuell zu vermittelnde Inhalte oder die Abstimmung von Präsentationen geht, werden in vielen Unternehmen alle Beteiligten zu einer Besprechung zusammengerufen. Gerade in Zeiten der Globalisierung mit international tätigen Firmen können sich die Mitarbeiter jedoch nicht immer vor Ort abstimmen. Vielfach werden solche Treffen durch Telefonkonferenzen ersetzt. Der rein verbale Austausch ist allerdings oft nicht ausreichend.

Zu diskutierende Inhalte, egal ob im Power Point-, Word- oder Excel-Format, lassen sich auf diese Weise nicht vernünftig abstimmen. Daher wird in vielen Fällen die telefonische Besprechung durch E-Mail ergänzt, so dass alle Beteiligten die nötigen Unterlagen zur Verfügung stehen. In dieser Konstellation fehlt jedoch die Möglichkeit zur direkten Interaktion. Das führt häufig zu Missverständnissen in der Abstimmung: Neben der Frage nach der richtigen Version einer Präsentation vergeht viel Zeit, bis von allen Teilnehmern Feedback vorliegt, zudem können verschiedene Meinungen und Argumentationen nicht live, sondern nur mit Zeitverzug diskutiert werden.

Web-Konferenzen als Alternative

Web-Konferenzen sind in solchen Situationen ein besseres Mittel zur Koordination von verteilten Teams. Ihr Einsatz spart nicht nur Zeit und Reisekosten, sondern steigert auch die Effizienz der gemeinsamen Arbeit. So hat beispielsweise bei der vwd group die Erfahrung gezeigt, dass die Teilnehmer im virtuellen Meeting schneller auf den Punkt kommen als in persönlichen Treffen und nicht so häufig vom Thema abschweifen. Alle Beteiligten können unter Verwendung von Ton und Bild in Echtzeit gemeinsam auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. Kommentare zu einer Präsentation lassen sich auch per Instant Messaging austauschen und die Nutzer werden durch diese Möglichkeit der direkten Interaktion besser eingebunden. Durch den gemeinsamen Zugriff auf Anwendungen und Inhalte lassen sich Missverständnisse vermeiden. Zusätzlich macht diese Art der Abstimmung unzählige elektronische Nachrichten überflüssig.

Kundenkommunikation mit Multimedia-Inhalten

Inzwischen schätzen viele Unternehmen und Organisationen die Vorteile von Web-Konferenzen. Nach den Erfahrungen bei der internen Nutzung versuchen nun einige Firmen, dieses Medium auch für den Kontakt mit Kunden einzusetzen. Dabei spielen unter anderem Multimedia-Inhalte eine wichtige Rolle. Gerade im Austausch mit Kunden sollte berücksichtigt werden, dass statische oder Textformate weniger einprägsam sind. Mit der Verwendung von dynamischen Elementen können Botschaften und Inhalte wesentlich überzeugender präsentiert werden.

Vielfältige Einsatzgebiete

Ein wichtiges Plus von Web-Konferenzen ist das große Spektrum an Einsatzmöglichkeiten. Neben der Kundenkommunikation gehören dazu auch die Abstimmung innerhalb von Teams, das Projekt-Management sowie Präsentationen für Partner. Interessant ist auch die Ausdehnung der Multimedia-Kommunikation auf Außendienstmitarbeiter. Da immer mehr Mobiltelefone und drahtlose Geräte mit "Flash Lite" ausgestattet sind, ist zu erwarten, dass in sich Anwender in naher Zukunft auch unterwegs in Web-Konferenzen einschalten können. Ein weiterer Pluspunkt ist die Mischung aus Echtzeit- und On-Demand-Kommunikation. Virtuelle Meetings lassen sich nicht nur im Originalzustand archivieren, sondern mit Tools wie "Breeze" von Adobe so aufbereiten, dass undeutlich gesprochene Passagen oder lange Pausen ebenso korrigiert werden können wie Audio- und Folieninhalte. So können virtuelle Besprechungen jederzeit in überarbeiteter Form wieder abgerufen werden. Das kann beispielsweise als Basis für weitere Projekte oder für Schulungen dienen.

Zusätzlicher Nutzen durch Integration

Einen besonderen Nutzen erzielen Unternehmen, wenn sie ihre Lösungen für Web-Konferenzen mit gängigen Geschäftsanwendungen sowie E-Mail- und Kalendersystemen verbinden. Durch die Integration mit dem Telefonsystem, beispielsweise über die IP-Nebenstellenanlagen, ergeben sich zusätzliche Möglichkeiten: Sollte es etwa während eines Online-Meetings nötig sein, zusätzliche Personen in die Diskussion einzubeziehen, kann der Moderator problemlos auf den Kalender der betreffenden Person zugreifen, über das Unternehmensverzeichnis ihre Nummer anwählen und sie in Echtzeit zuschalten.

Geringe Zugangsbarrieren

Damit ein Collaboration-Tool überall eingesetzt werden kann, muss es einfach zu handhaben und ohne Probleme an jedem Arbeitsplatz nutzbar sein (siehe: "Vergleichstest: Web-Konferenzsysteme"). Moderatoren eines Meetings sollten ohne zeitraubende Einarbeitung in der Lage sein, Inhalte und Informationen zu präsentieren. Auch die Teilnehmer sollten ohne das Herunterladen und Installieren spezieller Software auskommen. Da Breeze plattformübergreifend das Flash-Format einsetzt, das 98 Prozent aller Computer mit Internetanschluss verstehen, verfügen die Benutzer über alle Voraussetzungen für den unmittelbaren Zugriff auf Meetings und Präsentationen.

Sichere Kommunikation

Ein zentraler Aspekt für die Kommunikation, gerade wenn es um vertrauliche Inhalte geht, ist die Sicherheit. Im Hinblick auf zunehmende Risiken wie Hacker-Angriffe oder die unautorisierte Verbreitung von Unternehmensinformationen sind strenge Sicherheitskontrollen, sichere Authentifizierung und die kontinuierliche Systemüberwachung von besonderer Bedeutung. So sollte die gesamte Kommunikation zwischen Server und Client mittels 128-Bit-SSL verschlüsselt werden.

Fazit

Viele Unternehmen erkennen inzwischen, dass die potenziellen Vorteile von Web-Konferenzen weit über die bloße Senkung der Reisekosten hinausgehen. So profitiert die vwd group bereits heute von den Vorteilen effizienterer Abstimmung. Die Einführung von Web-Konferenzen soll und kann die herkömmlichen Kommunikationskanäle natürlich nicht ersetzen. Auch in Zukunft wird ein Teil der internen und externen Kommunikation in Firmen und Organisationen via E-Mail, per Telefon und in Vor-Ort-Besprechungen stattfinden. Der Einsatz integrierter Web-Konferenzen als wirksames Collaboration-Instrument wird jedoch in den nächsten Jahren stetig zunehmen. (ws)