Wie bei vielen Softwareprodukten gestaltet sich auch die Auswahl einer Applikation für das Personal-Management (Human Resource, kurz HR) sowohl für IT-Entscheider als auch für Personalverantwortliche schwierig. Zahlreiche Softwarehersteller bieten Anwendungen an, die unterschiedliche Funktionen abdecken.
Nach wie vor ist die Personalabrechnung die Kernfunktion. Nach Funktionen für die Zeitwirtschaft fragen beispielsweise Industriebetriebe, ebenso nach einer Personaleinsatzplanung. Für Bewerber-Management interessieren sich Firmen, die häufig Personen einstellen, beispielsweise Zeitarbeitsfirmen sowie solche, die saisonal Angestellte benötigen. Software für Personalentwicklung und Talent-Management bleibt bislang fast nur Großfirmen vorbehalten.
Der Wettbewerb zwingt Marktteilnehmer, Konkurrenten zu kaufen, andere Firmen verschwinden. Hinzu kommt, dass die Zukunft von Produkten übernommener Firmen unsicher ist. Nicht alle Bausteine einer Software stammen vom Anbieter selbst. Mitunter greifen Softwarehäuser auf Module von Drittfirmen zurück, um funktionale Lücken zu schließen. Oft weiß der Anwender davon nichts. Das ist dann problematisch, wenn das OEM-System nicht so gut in die Gesamtlösung eingebettet ist wie ein selbstentwickeltes System. Schnittstellen und Datenaustausch sind von unterschiedlicher Qualität. Wollen Firmen ein HR-System erwerben, sollten sie sowohl ihre Anforderungen an die Lösung dokumentieren können als auch den Markt kritisch analysieren.
Der Mittelstand nimmt die HR-Softwareauswahl nicht ernst genug
Obwohl die Auswahl der HR-Software den Projekterfolg beeinflusst, nehmen viele mittelständische Unternehmen sie nicht ernst genug. Dazu trägt zunächst die Geschäftsleitung bei, denn sie sollte die entscheidenden Impulse für den Projektverlauf geben. Oft evaluieren die Firmen Softwareprodukte nur oberflächlich. Noch schwerer wiegt, dass Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geregelt werden. Meist überlassen es die Unternehmen der IT-Abteilung, die Produkte zu begutachten. Dort kennt man zwar die bestehenden Lösungen und die interne IT-Infrastruktur recht gut, weiß aber in der Regel wenig über die am Markt erhältlichen Personal-Management-Systeme.
Die Mitglieder der Projektgruppe sind oft schlichtweg überfordert. Daher können sie viele Aufgaben nur unzureichend erledigen. Eigentlich sollten sie die Anforderungen des Unternehmens zusammentragen, die Kernprozesse dokumentieren sowie Anbieter aussuchen, deren Produkte in Frage kommen.
Neben dem Know-how mangelt es nicht selten schlicht an der Zeit, um sich neben dem Tagesgeschäft noch um das HR-Projekt zu kommen.
Firmen müssen ihre HR-Kernprozesse kennen
Sie sollten interne und externe HR-Kernprozesse definieren, dazu zählen das Personal-Management, die Personaleinsatzplanung sowie die Zeitwirtschaft. Hier sollten Firmen aber genau Bescheid wissen, denn erst dann sind sie in der Lage, Abläufe mittels neuer Software zu ändern sowie zu verbessern.
Die Dokumentation hilft abzuschätzen, welche HR-Software die existierenden Prozesse am besten abbilden kann beziehungsweise wie viele Anpassungen beim jeweiligen Produkt dafür erforderlich sind.
Obwohl das in der Theorie einleuchtet, sieht es im betrieblichen Alltag oft ganz anders aus. Nur selten wird die Geschäftsführung ihrer Verantwortung gerecht, die Mitarbeiter auf das Human-Resources- beziehungsweise ERP-Projekt einzustimmen, Projektteams zu bilden sowie den späteren Nutzern des Programms die Strategie zu erläutern und sie an der Softwareeinführung zu beteiligen. Die Akzeptanz des Produkts steht und fällt jedoch mit dem Nutzer.
Viele HR-Anwender sind unzufrieden
Viele Firmen nutzen bereits HR-Applikationen. Wie Umfragen ergeben haben, handelt es sich dabei nicht selten um isolierte Programme, mit denen die Nutzer oft nicht zufrieden sind. Ein Kritikpunkt betrifft das Berichtswesen. Zwar suggerieren die Softwareanbieter, ihre Produkte könnten dem Anwender einfach bedienbare, detaillierte und flexibel anpassbare Reports auf Knopfdruck liefern. Dies entspricht jedoch selten der Realität. Zudem greifen Berichtswerkzeuge in den wenigsten Fällen auf eine solide Datenbasis zurück. Nicht alle relevanten Daten stehen für Auswertungen zur Verfügung. Als Grundlage für strategische Entscheidungen reicht das nicht aus. Lediglich Auswertungen für Detailaspekte sind damit machbar.
Softwarehersteller verbessern das Reporting und die Integration
Auf die Defizite hat die Softwarebranche reagiert. In den letzten beiden Jahren haben die Softwareentwickler sich bemüht, Daten aus verschiedenen Systemen, zum Beispiel dem Finanzbereich, zu aggregieren und zu multidimensionalen Analysen zusammenzuführen, die aussagekräftige Daten für das Personalwesen liefern. Einige ERP-Anbieter haben die problematische Integration von Drittsystemen umgangen, indem sie ihre Suiten durch HR-Module ergänzt haben. Auch auf diese Weise konnten sie Qualität und Umfang der auswertbaren Geschäftsdaten erhöhen.
Zehn Ratschläge für die Auswahl und Einführung eines HR-Systems
Jedes Projekt ist anders, da jede Firma die Abläufe in der Personalverwaltung individuell gestalten will. Dennoch gibt es Tipps, die sich jedes Unternehmen bei der HR-Softwareauswahl zu Herzen nehmen sollte.