Warum PM-Projekte scheitern

Dass die Einführung eines Projekt-Management-Werkzeugs ein Projekt für sich ist, gilt mittlerweile als Binsenweisheit. Dass sie keineswegs scheitern darf, leuchtet ein, denn von ihr hängt die gesamte Projektkultur des Unternehmens ab. Trotzdem machen die Unternehmen hier häufig gravierende Fehler. Welches sind die Stolperfallen auf dem Weg zu einem gern und intensiv eingesetzten PM-Tool? Und wie lassen sie sich umgehen? Diese Fragen werden anhand der acht häufigsten Fehler beantwortet. werden.

Tool ersetzt Methode

Es ist eine Binsenweisheit, dass erfolgreiches Projekt-Management weit mehr ist als nur die Einführung eines PM-Tools. Doch obwohl zu erwarten wäre, dass dies hinlänglich bekannt ist, denken viele Verantwortliche noch immer, mit der Implementierung eines modernen Werkzeugs hätten ihre Projektleiter alles zur Hand, was sie für ihre Arbeit brauchen. Schließlich beherrschen die Projektleiter ihr Geschäft, und moderne Tools unterstützen sowieso die meisten bekannten PM-Methoden.

So ein Tool berechnet zum Beispiel auf Knopfdruck verschiedene Terminszenarien oder sucht per Mausklick zur Verfügung stehende Mitarbeiter zusammen. Doch die Entscheidung für das am besten geeignete Phasenmodell es nicht treffen. Es weiß auch nicht, in welcher Art und Weise Projektmitarbeiter vom Abteilungsleiter zugesichert werden sollen. Solche Fragen der unternehmensweiten Projekt-Management-Prozesse und -methoden können von den Werkzeugen allenfalls unterstützt werden.

Tools können also auswerten, aufbereiten, anschaulich machen. Aber es sollte darum gehen, sie stufenweise und im Einklang mit Prozessen, Methoden und Organisationsanpassungen einzuführen. Ziel ist es doch, das Unternehmen auf dem Weg zu einem höheren Reifegrad zu begleiten.

Ratgeber Projekt-Management
Selten sind es äußerliche Faktoren wie schlechte Beratung, die die Einführung eines Projekt-Management-Tools zum Scheitern verurteilen. Viel eher liegen die Fehler im Unternehmen selbst. Zu hohe Erwartungen an das Werkzeug, zu wenig Know-how oder politische Grabenkriege verhindern den Erfolg der Implementierung.

Tool ersetzt Methode
Es ist eine Binsenweisheit, dass erfolgreiches Projekt-Management weit mehr ist als nur die Einführung eines PM-Tools. Doch obwohl zu erwarten wäre, dass dies hinlänglich bekannt ist, denken viele Verantwortliche noch immer, mit der Implementierung eines modernen Werkzeugs hätten ihre Projektleiter alles zur Hand, was sie für ihre Arbeit brauchen. Schließlich beherrschen die Projektleiter ihr Geschäft, und moderne Tools unterstützen sowieso die meisten bekannten PM-Methoden.

Methode und kein Ende
Auch der umgekehrte Fall lässt sich beobachten: Es gibt viel Methode, aber noch kein adäquates Werkzeug. Offenbar herrscht bei einigen Beratungsansätzen die Philosophie vor, dass zuallererst sämtliche Prozesse und Methoden gründlich erarbeitet werden müssen. Erst wenn diese stehen, kann das dazu passende Tool ausgewählt werden.

Ein aufgezwungenes Tool
Neben der Frage, wann ein Tool ins Spiel kommt, sollte auch betrachtet werden, wer eigentlich über ein neues System entscheidet. Projekt-Management-Werkzeuge betreffen mehrere Rollen im Unternehmen, die Entscheidung darüber wird somit auf Management-Ebene getroffen - meist von der IT-Leitung. Eine recht häufig anzutreffende Tendenz ist die, das ERP-System einfach um Projekt-Management-Module zu erweitern. Das erscheint auf dem ersten Blick als eine recht praktikable Lösung, vor allem für das Projekt-Controlling; für die beteiligten Fachbereiche jedoch ist so ein ERP-Tool selten praxistauglich.

Zuviel Controlling
Wieviel Controlling benötigt die Projekt-Management-Welt wirklich? Beziehungsweise wieviel kann sie verkraften? Es steht außer Frage, dass im Rahmen der Planung von Projekten auch die Kosten kalkuliert und das Budget festgelegt werden müssen. Im Laufe der Durchführung sollen das Budget überwacht und die Projektkosten laufend neu geschätzt werden. Aus Unternehmenssicht sind dabei vor allem projektübergreifende Kosten- und Budgetinformationen von Interesse. Eine enge Zusammenarbeit zwischen den Kaufleuten und dem Projektleiter ist damit unabdingbar.

Keine Integration in die Systemlandschaft
Nicht nur im Zusammenhang mit ERP-Systemen wird deutlich, dass sich PM-Werkzeuge mit anderen Unternehmenslösungen verbinden lassen müssen. Projektarbeit besteht nicht nur aus Planungsmethoden im engeren Sinn. Sie betrifft unterschiedliche Rollen im Unternehmen und umfasst auch Themen wie Projektdokumentation, Kommunikation im Team oder Erstellen von Projektangeboten.

Mangelnde Kommunikation und fehlendes Verständnis
Was haben Projektmitarbeiter beziehungsweise das Unternehmen davon, wenn die geleisteten Stunden im Tool zurückgemeldet werden? Lohnt sich dieser "Extra-Aufwand" überhaupt? Weshalb muss ein Projektleiter monatliche Statusberichte erstellen? Liest die überhaupt jemand? Allen Benutzern eines neuen Projekt-Management-Tools sollte bei dessen Einführung bewusst sein, welche Vorteile sie selbst und das Unternehmen vom Einsatz des Systems haben. Sobald die Pflege des Tools als unnötig, lästig oder arbeitsverhindernd wahrgenommen wird, sind die Chancen für einen erfolgreichen Einsatz extrem niedrig.

Zu wenig Unterstützung vom Management
Dieselben Manager, die sich zuvor für das besagte Werkzeug entschieden hatten, können dieses verkümmern lassen. Wie das passieren kann? Man arbeitet mit den alten Gewohnheiten, liest die Berichte nicht, ignoriert Eskalationen aus dem System und trifft die Entscheidungen wie gewohnt und nicht auf Basis der Tool-Informationen. Den Daten im System wird nicht vertraut, und statt eine solide Informationsbasis einzufordern, werden alte Arbeitsweisen weitergelebt.

Ungeklärte Verantwortung für das Tool
Geneigte Nutzer, Unterstützung des Managements, Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten sowie ein sinnvolles Zusammenspiel mit dem Controlling - das sind die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Systemeinführung. Doch wer zeichnet verantwortlich für die Pflege des Tools? Wer sorgt sich zum Beispiel um die ständiger Veränderung unterliegenden Stammdaten. Wer erstellt neue Vorlagen? Wer ändert die Workflows gemäß den angepassten Prozessen und aktualisiert die Berichte? Wer organisiert das Einspielen von Software-Updates?

Methode und kein Ende

Auch der umgekehrte Fall lässt sich beobachten: Es gibt viel Methode, aber noch kein adäquates Werkzeug. Offenbar herrscht bei einigen Beratungsansätzen die Philosophie vor, dass zuallererst sämtliche Prozesse und Methoden gründlich erarbeitet werden müssen. Erst wenn diese stehen, kann das dazu passende Tool ausgewählt werden.

Im Rahmen dieser Einführung von Prozessen und Methoden wird viel (durchaus sinnvoll aufgewendete) Zeit in die Erstellung von Prozess-Charts, Workflows und Vorlagen investiert. Parallel entstehen massenweise Folien, mit deren Hilfe Festlegungen und Ergebnisse präsentiert werden, was bei Projekt-Managern schon mal zu abfälligen Begriffen ("Powerpoint-Projekt-Management") führt.

Sicher ist der Schritt der Methodeneinführung notwendig. Aber wenn er zu lange dauert, kann es passieren, dass sich die Projektverantwortlichen unter dem gegebenen Zeitdruck eigene Lösungswege suchen. Die heißen dann häufig Excel oder Microsoft Project, und manchmal handelt es sich auch um ein proprietäres Web-basierendes System. Und haben sich die Projektleiter erst einmal ihre eigene Minilösung zurechtgebastelt, wird es schwierig, ein unternehmensweites Tool einzuführen, welches die neuen Prozesse und Methoden unterstützt. Denn die eigene Lösung funktioniert, und man hat schließlich viel Zeit dafür investiert.

Methoden und Prozesse sind wichtig. Aber das ist eben nur der erste Schritt zum erfolgreichen Projekt-Management. Der möglichst zeitgleichen Tool-Einführung ist dabei eine ähnliche hohe Bedeutung beizumessen. Sie sorgt nicht nur für ein Werkzeug in der Hand der Projektbeteiligten, sondern auch dafür, dass Methoden und Prozesse im Rahmen ihrer Einführung erprobt und verbessert werden können.

Viele Unternehmen verbringen viel Zeit mit Definition und Design von Workflows im Vorfeld einer Tool-Einführung, die dann in das Werkzeug eingebaut werden müssen. Im Nachhinein stellt man dann bisweilen fest, dass einige Workflows zu komplex, überflüssig oder nicht ausreichend sind.

Die 10 größten Probleme im Projekt-Management
Zu viele IT-Projekte sind nicht erfolgreich. Woran liegt es, dass die meisten Vorhaben anders laufen als gedacht? Und was ist dagegen zu tun?

Projektziele unklar
Verfassen Sie einen Projektauftrag, in dem die Ziele des Projekts schriftlich fixiert sind. Sprechen Sie diesen mit Ihrem Auftraggeber durch, und lassen Sie ihn unterschreiben. Unklarheiten sollten sofort beseitigt werden.

Zeitvorgaben unrealistisch
Oft macht das Management großen Druck, das Projekt in einem viel zu eng bemessenen Zeitraum durchzupeitschen. Zeigen Sie Alternativen auf, mit denen sich wirklich Zeit einsparen lässt, zum Beispiel durch Verzicht auf weniger wichtige Features. Machen Sie keine Zusagen, wenn der vorgegebene Termin absehbar nicht zu halten ist.

Mangelnde Abstimmung
Wer ist interessiert, betroffen und beteiligt? Wenn Sie diese Frage im Hinterkopf behalten, haben Sie schon alle Personen versammelt, die Sie im Rahmen Ihres Stakeholder-Managements berücksichtigen müssen. Stimmen Sie sich frühzeitig ab, informieren Sie offensiv über Ihr Vorhaben.

Fehlerhafte Kommunikation
Kommunizieren Sie zielgruppengerecht. Nicht jeder muss alles immer sofort wissen. Berücksichtigen Sie die verschiedenen Medien, und prüfen Sie, wie Sie die andere Person am wirkungsvollsten erreichen - per E-Mail, Telefon oder am besten immer noch in einem persönlichen Gespräch.

Überlasteter Projektleiter
Delegieren Sie als Projektleiter Ihre Aufgaben. Geben Sie Verantwortung an andere Teammitglieder ab und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Führungsaufgaben. Das schafft Freiräume und stärkt die Motivation Ihrer Kollegen. Wenn es das Projektbudget zulässt, führen Sie ein Projekt-Management-Office ein

Unrealistisscher Budgetrahmen
Ähnlich wie die Zeit ist auch das Geld häufig ein knappes Gut. Entwickeln Sie frühzeitig Szenarien, mit denen der Budgetrahmen gehalten werden kann, und vermeiden Sie es, Ihren Auftraggeber mit monatlich wiederkehrenden Forderungen nach Budgeterhöhungen zu frustrieren.

Schlampige Feinplanung
Phasen- und Meilensteinplanung sind ein guter Start, aber eine effiziente Planung hört damit noch nicht auf. Beschreiben Sie einzelne Arbeitspakete, und ordnen Sie ihnen Verantwortliche zu. Formulieren Sie alle Tätigkeiten aus, die innerhalb der Arbeitspakete zu erledigen sind.

Holpriges Berichtswesen
Halten Sie den Aufwand für das Reporting gering, um Ihre Mitarbeiter nicht mit dem Schreiben von Statusberichten zu nerven. Fragen Sie nur die wirklich wichtigen Daten ab, und entnehmen Sie so viele Steuerungsinformationen wie möglich aus bestehenden IT-Systemen wie SAP oder Projektplänen.

Fehlende PM-Methodik
Sorgen Sie für eine sauber aufgesetzte Methodik, wie Sie Ihr Projekt planen und steuern. Damit haben Sie schon viel gewonnen. Das Wissen können Sie in Kursen, beispielsweise bei der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement), erwerben - oder mit einem externen Dienstleister einkaufen.

Ein aufgezwungenes Tool

Neben der Frage, wann ein Tool ins Spiel kommt, sollte auch betrachtet werden, wer eigentlich über ein neues System entscheidet. Projekt-Management-Werkzeuge betreffen mehrere Rollen im Unternehmen, die Entscheidung darüber wird somit auf Management-Ebene getroffen - meist von der IT-Leitung. Eine recht häufig anzutreffende Tendenz ist die, das ERP-System einfach um Projekt-Management-Module zu erweitern. Das erscheint auf dem ersten Blick als eine recht praktikable Lösung, vor allem für das Projekt-Controlling; für die beteiligten Fachbereiche jedoch ist so ein ERP-Tool selten praxistauglich.

In der Folge akzeptieren die Projektbeteiligten das System nicht; die Projektleiter führen ihre "Schattenbuchhaltung" in anderen Tools (auch hier stehen Excel oder Microsoft Project Client ganz oben auf der Liste) und pflegen nur das absolut Nötigste im ERP-System. Es sind sogar Fälle bekannt, in denen Projektteams aus den Fachbereichen die Implementierung eines ihnen aufgezwungenen ERP-basierenden Systems bewusst gegen die Wand fahren ließen, um ihrerseits ein anderes System zu erzwingen. Solche Auswüchse politischer Art kommen die Unternehmen teuer zu stehen.

Die Einführung eines Projekt-Management-Systems sollte daher unbedingt mit den Anforderungen aller betroffenen Rollen abgestimmt werden. Das Resultat muss nicht unbedingt ein System für alle sein. In der Praxis haben sich oft integrierte Systeme als gut geeignet erwiesen - etwa ein PM-System für den Fachbereich im Zusammenspiel mit dem ERP-System für das Controlling.

Risiken beim Projekt-Management
Der Finanzmathematiker Nassim Nicholas Taleb bezeichnete als "Black Swan" eine seltenes und unvorhersehbarer Ereignis, das eine unverhältnismäßig große negative Wirkung hervorruft. Es lassen sich vier Prototypen unterscheiden:

Schwarzer Schwan 1:
Der "frühe" Schwarze Schwan erlebt die Kostenexplosion bereits in der Spezifizierungsphase. Dieser Anstieg kann auch im Projektverlauf nicht mehr aufgefangen werden. Also ist dies der Projekttyp, der am Ende die höchsten Kostenüberschreitungen aufweist. Aus Sicht von McKinsey wäre es sinnvoll, hier sofort die Reißleine zu ziehen: "Aber kaum jemand hat den Mut, diese Projekte in einem derart frühen Stadium zu canceln", weiß Laartz aus Erfahrung. Stattdessen versichere man sich gegenseitig, die Kosten im Projektverlauf schon wieder einsparen zu können: "In den Köpfen der Projekt-Manager ist eben ein unrealistisches Risikoprofil gespeichert."

Schwarzer Schwan 2:
Der "typische" Schwarze Schwan" macht sich erst in der Design-Phase bemerkbar. Dort steigen die Kosten durchschnittlich um das Dreifache des geplanten Budgets an, bleiben aber in der Folge stabil. Das bedeutet am Ende immer noch exorbitante Überschreitungen um die 300 Prozent.

Schwarzer Schwan 3:
Das "umgedrehte hässliche Entlein" heißt so, weil es am Anfang hübsch aussieht und nach Erfolg riecht. Dass es sich um einen Schwarzen Schwan handle, bleibe lange unterhalb der Wahrnehmungsschwelle, sagt Laartz. Erst in der Entwicklungsphase offenbare sich, dass anfangs nicht sauber gearbeitet wurde - beispielsweise dann, wenn sich Randbedingungen ändern oder die Integration in die IT-Umgebung ansteht. Häufig unterschätze das Projektteam auch die Zahl der Use Cases. Werden solche Spezifikationsfehler erst nachträglich evident, kostet ihre Korrektur Zeit und Geld.

Schwarzer Schwan 4:
Der "verhungernde" Schwarze Schwan ist der bereits erwähnte Projekttyp, der unter Budget bleibt - aber nur, weil die angepeilten Ziele kontinuierlich verringert werden. So ergibt sich trotz der günstigen Kostenentwicklung ein ungünstiges Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Zuviel Controlling

Wieviel Controlling benötigt die Projekt-Management-Welt wirklich? Beziehungsweise wieviel kann sie verkraften? Es steht außer Frage, dass im Rahmen der Planung von Projekten auch die Kosten kalkuliert und das Budget festgelegt werden müssen. Im Laufe der Durchführung sollen das Budget überwacht und die Projektkosten laufend neu geschätzt werden. Aus Unternehmenssicht sind dabei vor allem projektübergreifende Kosten- und Budgetinformationen von Interesse. Eine enge Zusammenarbeit zwischen den Kaufleuten und dem Projektleiter ist damit unabdingbar.

Je nach Stellenwert des Controllings im Unternehmen ist aber oft zu beobachten, dass zu viele kaufmännische Anforderungen in die Welt des Projekt-Managements einfließen. Im günstigsten Fall beschränken sich diese auf bestimmte Aspekte, etwa den Zwang, Projekte kostenbezogen zu strukturieren, was allerdings den Planungsprozess verkompliziert.

Darüber hinaus sind auch Extrembeispiele aus der Praxis bekannt. Dazu zählt folgendes Szenario: Es wurde verlangt, dass die Projektleiter sämtliche Details aus ihrem Projektmanagement-System auch im ERP-System vorhalten müssen. Den Regeln der kostenorientierten Strukturplanung und Projektkostenrechnung sei seitens der Projektleiter Folge zu leisten, so die Begründung, und es müsse jederzeit möglich sein, Projekte nach Belieben im ERP-System weiterzuführen.

Aus technischer Sicht ließ sich das mit entsprechendem Aufwand realisieren; für die tägliche Arbeit wurde das Tool allerdings extrem schwerfällig und kompliziert, bedingt durch den Import zahlreicher Regeln und Restriktionen des ERP-Systems. Die Reaktion ließ nicht lange auf sich warten: Die Projektleiter boykottierten die neue Vorschrift, das Projekt-Management-System wurde in dieser Form nicht mehr verwendet.

Ein Projektleiter ist kein Kaufmann und sollte daher nicht gezwungen sein, wie ein Controller zu planen. Systemtechnisch ist es heutzutage möglich, Lösungen bereitzustellen, die beide Seiten gleichermaßen adressieren. Daten, die Kaufleute und Projektleiter voneinander benötigen, können adäquat aufbereitet und dem jeweils anderen in der richtigen "Sprache" zur Verfügung gestellt werden.

Microsoft Project
Vor rund 30 Jahren ist die erste Projektmanagement-Software auf dem Markt erschienen: Microsoft Project. Damals brauchten die Redmonder eine Software, um die Arbeit seiner Software-Teams besser zu koordinieren. 1984 wurde die erste Version für das Betriebssystem MS-DOS veröffentlicht. Seitdem hat sich die Software, die den Schwerpunkt primär auf Projektplanung legt, kontinuierlich weiterentwickelt und steht nun auch in der Cloud zur Verfügung.

Planio
Die Softwareschmiede Planio aus Berlin hat auf Basis der Open-Source-Lösung Redmine eine umfangreiche All-in-One-Plattform entwickelt, die sich hierzulande als eine ernsthafte Alternative zu den US-Schwergewichten positionieren konnte. Von zahlreichen Features für Projekt- und Aufgabenverwaltung, über Datei- und Wissens-Management mit Wikis und FAQs bis hin zu weiterführenden Modulen für Kommunikation und Kundensupport: Das breite Funktionsspektrum der in der deutschen Cloud betriebenen Web-Lösung lässt in puncto Funktionalität kaum Wünsche offen.

Basecamp
Wenn es um Projektmanagement geht, fällt schnell der Name "Basecamp". Die App bietet einen zentralen Ort für die Organisation und Koordination von Projekten. Projektteams können Notizen und To-Do-Listen erstellen, Dateien und Pläne hochladen sowie Aufgaben zuweisen und verwalten. Zudem kann mit involvierten Kollegen über die Projektfortschritte in Chats kommuniziert werden. Derzeit ist Basecamp in der Version 3 verfügbar.

Clocking IT
Das kostenlose, webbasierende Projektmanagement-Tool "Clocking IT" wendet sich im Wesentlichen an Softwareentwickler, die ihre umfangreichen Projekte effizient verwalten wollen. Dank eines übersichtlichen Dashboards und umfangreicher Collaboration-Features lassen sich der Projektfortschritt sowie die Bearbeitung einzelner Tasks jederzeit überwachen und dokumentieren.

Trello
“Trello” wurde 2011 gestartet und wird von der Softwareschmiede Fog Creek Software aus New York angeboten. Mittlerweile zählt die visuelle Projektmanagement-Lösung laut Hersteller über 12 Millionen registrierte Anwender. Der Lösungsansatz ist stark an das Kanban-Konzept angelehnt. Anstatt Projekte und einzelne Aufgaben in Listen zu organisieren, werden diese in Karteikarten dargestellt, mit denen der User auf intuitive Art und Weise visuell interagieren kann.

5pm
Das webbasierte "5pm" bietet alle Features, die man von einem Projektmanagement-Tool erwartet und stellt das Thema Zeiterfassung in den Vordergrund. So wartet 5pm unter anderem mit einer übersichtlichen Darstellung der einzelnen Projekte und Tasks, umfangreichen Zeitmanagement-Funktionen sowie einer übersichtlichen Darstellung des jeweiligen Projektfortschritts auf. Darüber hinaus bietet 5pm die Möglichkeit individuelle Projektgruppen zu erstellen, E-Mailintegration sowie umfangreiche Reporting-Funktionen.

Wrike
Bei “Wrike” handelt es sich um eine anspruchsvolle PM-Lösung aus Kalifornien, die durch ein umfangreiches Featureset, viele Integrationsmöglichkeiten und Mobile-Support überzeugen kann. Zu den Hauptfunktionen der modular aufgebauten Anwendung gehören unter anderem Task-Management, gemeinsame Dokumentenverwaltung, sowie Kommunikationswerkzeuge wie Kommentare, Activity-Streams und E-Mail-Integration. Klassische PM-Werkzeuge wie Gantt-Charts und Reporting, sowie weiterführende Features wie etwa Zeiterfassung runden das Funktionsspektrum der Software ab.

Klok
Die kostenlose Softwarelösung "Klok" eignet sich weniger für klassisches Projektmanagement im Sinne von Collaboration, sondern vielmehr als Tool zum persönlichen Zeitmanagement. Gerade für Selbständige und Ein-Mann-Unternehmen bietet Klok die Möglichkeit, ihre jeweilige Arbeitszeit optimal auf einzelne Projekte zu splitten und dabei wichtige Termine nicht aus den Augen zu verlieren.

Blue Ant
Von der klassischen Ressourcenplanung über To-Do-Listen, Zeiterfassung und die Portfolio-Steuerung - das umfangreiche Web-Tool "Blue Ant" der proventis GmbH aus Berlin bietet eine umfangreiche Funktionsvielfalt für verschiedenste Projekte. Durch eine Vielzahl von Schnittstellen und Web-Standards lässt sich Blue Ant problemlos in eine bestehende IT-Landschaft integrieren.

TrackingTime
Mit der kostenlosen Cloud-Lösung “TrackingTime” können Selbständige und Teams ihre Projekte und Aufgaben gemeinsam verwalten und sämtliche Arbeitszeiten bequem erfassen. Die Anwendung wartet mit einem modernen Userinterface auf und ist für Web, Desktop und Mobile (iOS und Android) verfügbar. Ein weiterer Pluspunkt sind die detaillierte Reports für Kunden, Projekte und Mitarbeiter, die man im Browser einfach erstellen und als CSV-Datei exportieren kann.

Redbooth
"Redbooth" ist eine ganzheitliche PM-Lösung, die mit einem starken Fokus auf Kommunikation, Projektplanung und Dateiverwaltung alle zentralen Aspekte der effizienten Zusammenarbeit abdeckt. Was Team-Kommunikation angeht, wartet Redbooth mit Chat-Diskussionen und Videokonferenzen in HD-Qualität auf. Dokumente lassen sich Projekten zuweisen und mit dem ganzen Team gemeinsam bearbeiten. In Sachen Dokumentenmanagement bietet das Programm nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit Cloud-Storage-Diensten wie Google Drive, Dropbox und Box.

CoMindWork
"CoMindWork" bietet sowohl die Möglichkeit auf dem Server des Herstellers webbasierend zu arbeiten, als auch die Software im eigenen Netzwerk zu nutzen. Neben klassischen Projektmanagement-Funktionen, wie der Erstellung von Projekten, To-do- und Tasklisten, Filesharing-Optionen und den gängigen Zeitmanagement-Funktionen sowie Web 2.0. Features bietet CoMindWork umfangreiche Möglichkeiten die Software den eigenen Bedürfnissen anzupassen. So lassen sich vom Design bis hin zur Anordnung der Benutzeroberfläche viele Punkte individuell anpassen.

Werkstatt42
Rein webbasiert arbeitend, bietet sich "Werkstatt42" bedingt durch seinen kompakten Funktionsumfang und die moderaten Kosten insbesondere für kleinere Unternehmen und Selbstständige an. Zu den Funktionen zählen unter anderem Taskmanagement, die Möglichkeit zur zentralen Informationssammlung in Whiteboards sowie Filesharing-Optionen.

Zoho Projects
"Zoho Projects" enthält alle notwendigen Applikationen für das Projektmanagement. Dazu zählen unter anderem Aufgabenverwaltung und Milestones, Zeiterfassung, Kalenderfunktionen und Gantt-Diagramme. Die Nutzer können außerdem miteinander chatten, ihre Dokumente austauschen und ein Wiki erstellen.

ActiveCollab
Wer auf der Suche nach einer All-In-One-Lösung ist, sollte einen Blick auf “ActiveCollab” werfen. Zu den zentralen Funktionsmodulen der aus Kanada stammenden Lösung zählen Projektplanung, Collaboration, Invoicing, Zeiterfassung, Ausgabenverwaltung und eine umfassende Reporting-Funktionalität. Ein weiterer Pluspunkt sind die vielen Integrationsmöglichkeiten dank der angebotenen offenen Programmierschnittstelle, SDKs (Software Development Kit) und Add-Ons. Die nahtlose Integrationsmöglichkeit mit einem Versionsverwaltungssystem macht die Lösung für Software-Teams besonders interessant.

Smartsheet
Genau wie die meisten seiner Konkurrenten arbeitet "Smartsheet" webbasierend. Einzelne Projekte werden in so genannten Smartsheets angelegt und die jeweiligen Projektmitarbeiter hinzugefügt. Über das jeweilige Smartsheet sind dann alle zum Projekt gehörigen Informationen, wie die Kommunikation der Projektbeteiligten, Dateianhänge und Shared Documents schnell erreichbar.

PIEmatrix
Die webbasierte Lösung "PIEmatrix" bietet die Möglichkeit, auf Basis bestehender Templates Projekte in allen Projektphasen abzubilden, zu strukturieren und zu managen. Man hat hierbei die Wahl, den Projektablauf auf Basis der integrierten Templates zu strukturieren oder diese den eigenen Bedürfnissen entsprechend zu modifizieren. Einmal erstellte Templates lassen sich dann problemlos abspeichern und als Best-Practices-Schablone für ähnlich gelagerte Projekte verwenden.

Projektron BCS
"Projektron BCS" arbeitet rein webbasiert und verfügt über alle klassischen Projektmangement-Funktionen, wie beispielsweise Taskmanagement, ein Ticketsystem, verschiedenste Auswertungs- und Berichts-Funktionen, eine flexible Rechteverwaltung sowie Zeitmanagement-Funktionen.

Integration und Kommunikation

Keine Integration in die Systemlandschaft

Nicht nur im Zusammenhang mit ERP-Systemen wird deutlich, dass sich PM-Werkzeuge mit anderen Unternehmenslösungen verbinden lassen müssen. Projektarbeit besteht nicht nur aus Planungsmethoden im engeren Sinn. Sie betrifft unterschiedliche Rollen im Unternehmen und umfasst auch Themen wie Projektdokumentation, Kommunikation im Team oder Erstellen von Projektangeboten.

Bei der Wahl eines PM-Systems ist somit die Integration in die Systemlandschaft zu beachten. Dazu gehören insbesondere das CRM und das Dokumenten-Management-System sowie die genutzte Portallösung, die "Collaboration"-Plattform und das ERP-System. Proprietäre Lösungsansätze scheitern häufig genau daran: So gut sie funktional auch sein mögen, passen sie nicht in die spezifische Landschaft eines Unternehmens. Aus IT-Management-Sicht bedeutet dies, PM-Werkzeuge als Teil einer umfassenden Softwarestrategie im Unternehmen zu betrachten.

Mangelnde Kommunikation und fehlendes Verständnis

Was haben Projektmitarbeiter beziehungsweise das Unternehmen davon, wenn die geleisteten Stunden im Tool zurückgemeldet werden? Lohnt sich dieser "Extra-Aufwand" überhaupt? Weshalb muss ein Projektleiter monatliche Statusberichte erstellen? Liest die überhaupt jemand? Allen Benutzern eines neuen Projekt-Management-Tools sollte bei dessen Einführung bewusst sein, welche Vorteile sie selbst und das Unternehmen vom Einsatz des Systems haben. Sobald die Pflege des Tools als unnötig, lästig oder arbeitsverhindernd wahrgenommen wird, sind die Chancen für einen erfolgreichen Einsatz extrem niedrig.

Der Nutzen ist aber nicht immer direkt erkennbar, und manche Tätigkeiten müssen eben einfach sein, etwa die erwähnte Zeitrückmeldung. Umso mehr ist dafür zu sorgen, dass alle beteiligten Rollen das System als Entlastung, Arbeitsverbesserung oder zumindest als sinnvollen Beitrag zum Unternehmenserfolg verstehen.

Am Beispiel der Zeiterfassung lässt sich der Nutzen etwa so begründen, dass Mitarbeiter ihre Zeiten endlich nur in einem Tool und genau einmal erfassen können. Außerdem buchen sie direkt auf die ihnen bekannten Projektaktivitäten. Zudem leisten sie mit ihrer Rückmeldung einen Beitrag zur korrekten Projektabrechnung, was letztendlich der eigenen Abteilung und auch dem Unternehmen zugute kommt. Die Akzeptanz des Systems seitens der Benutzer sichert den Erfolg des Systems nicht nur nach dessen Einführung, sondern auch mittel- und langfristig.

Spielregeln für das Projekt-Team
Diese Spielregeln sorgen für eine offene Kommunikation und bieten auch im Konfliktfall eine Orientierung.

Tipp 2
Eine offene Kommunikation einhalten.

Tipp 3
Eine konstruktive Zusammenarbeit umsetzen.

Tipp 4
Zu Problemen grundsätzlich Lösungsvorschläge anbieten.

Tipp 6
Keine Arbeitspakete ohne Termin und Verantwortlichen definieren.

Tipp 7
Delegieren von Arbeitspaketen vermeiden.

Tipp 8
Lieber miteinander reden anstatt E-Mail-Ping-Pong zu spielen.

Tipp 9
Keine politischen Spielchen treiben.

Tipp 11
Dynamik entwickeln und auf das gesamte Projektteam sowie alle Anwender übertragen.

Unterstützung und Verantwortung

Zu wenig Unterstützung vom Management

Dieselben Manager, die sich zuvor für das besagte Werkzeug entschieden hatten, können dieses verkümmern lassen. Wie das passieren kann? Man arbeitet mit den alten Gewohnheiten, liest die Berichte nicht, ignoriert Eskalationen aus dem System und trifft die Entscheidungen wie gewohnt und nicht auf Basis der Tool-Informationen. Den Daten im System wird nicht vertraut, und statt eine solide Informationsbasis einzufordern, werden alte Arbeitsweisen weitergelebt.

Dabei besteht einer der größten Vorteile unternehmensweiter Projekt-Management-Tools in den übergreifenden Projektberichten und der Unterstützung von Management-'Entscheidungen, etwa für Budgets oder Projektportfolios. Seitens des Managements muss das System genutzt werden. Zudem ist dessen permanente Pflege, auch mit Sanktionen, einzufordern.

Ungeklärte Verantwortung für das Tool

Geneigte Nutzer, Unterstützung des Managements, Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten sowie ein sinnvolles Zusammenspiel mit dem Controlling - das sind die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Systemeinführung. Doch wer zeichnet verantwortlich für die Pflege des Tools? Wer sorgt sich zum Beispiel um die ständiger Veränderung unterliegenden Stammdaten. Wer erstellt neue Vorlagen? Wer ändert die Workflows gemäß den angepassten Prozessen und aktualisiert die Berichte? Wer organisiert das Einspielen von Software-Updates?

Ähnlich einem ERP-System ist ein Projekt-Management-Tool ein zentrales Werkzeug, das der permanenten Pflege und Anpassung bedarf. In der Praxis wird das gern mal übersehen. Die Pflege landet dabei oft in der IT, wodurch die technischen Aspekte abgedeckt werden, aber nicht die methodischen.

Besteht im Unternehmen ein Projekt-Management-Office, kurz PMO, so ist das genau die richtige Adresse für die Pflege des Systems. Es zeichnet nicht nur verantwortlich für die Entwicklung und Implementierung von Methoden und Prozessen, sondern auch für das entsprechende Projekt-Management-Werkzeug. Wie ein PMO konkret aufgebaut und in die Organisation eingebunden wird, ist vom Unternehmen abhängig. In jedem Fall trägt es aber die Verantwortung für PM-Werkzeuge und deren Schnittstellen - und damit ist es eine der wesentlichen Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz der Projekt-Management-Systeme. (qua)

Die besten Projekt-Management-Tools
Mit Hilfe der richtigen Software können sich Projekt-Manager auf das Wichtigste konzentrieren: Die Projektziele klar kommunizieren und das Team erfolgreich führen.

1. Basecamp
Mit Millionen Anwendern weltweit gehört Basecamp heute zu den wichtigsten Web-basierenden Tools im Bereich Projekt-Management.<br /><br /> Preis: Ab 24 US-Dollar pro User / Monat <br /><br />Auf Deutsch: Ja

2. Copper Project
Mit Copper bietet sich eine interessante PM-Lösung an, die einfach wie Basecamp ist, aber mit einigen Zusatzfunktionen wie Gantt-Diagramme und ausführliche Reports aufwartet. <br /><br />Preis: Ab 29 US-Dollar pro Monat für bis zu fünf Anwender<br /><br /> Auf Deutsch: Nein

3. 5pm
5pm stellt eine intuitive und einfach gehaltene PM-Anwendung dar, die die Projektplanung und die Analyse von Aktivitäten und Arbeitszeiten in den Vordergrund stellt.<br /><br /> Preis: Ab 18 US-Dollar pro Monat für bis zu fünf Anwender<br /><br /> Auf Deutsch: Nein

4. Smartsheet
Bei Smartsheet lassen sich Projekte über interaktive und mächtige Tabellen verwalten, die man nach eigenen Bedürfnissen gestalten kann. Damit eignet sich dieses flexible Tool besonders für Anwender, die mit Excel vertraut sind.<br /><br /> Preis: Ab 24 US-Dollar pro User / Monat<br /><br />Auf Deutsch: Nein

5. Projectplace
Projectplace stellt eine der umfangreichsten PM-Tools auf dem Markt dar und bietet professionelle Funktionen wie Videokonferenzen und VoIP, sowie Features, die aus Facebook und Twitter bekannt sind.<br /><br /> Preis: Ab 19,50 Euro pro User / Monat (1 Projekt)<br /><br /> Auf Deutsch: Ja

6. Clocking IT
Clocking IT ist ein mächtiges PM-Werkzeug aus der Open Source-Szene, das sich vor allem unter Software-Entwicklern einen Namen gemacht hat.<br /><br /> Preis: Kostenlos<br /><br /> Auf Deutsch: Ja

7. Google Sites
Obwohl eigentlich nicht als PM-Lösung konzipiert lässt sich Google Sites aufgrund seiner vielen Kollaborations-Features als zentrale PM-Plattform nutzen. <br /><br /> Preis: Kostenlos<br /><br /> Auf Deutsch: Ja

8. Ace Project
Ace Project bietet sich als interessante, Kollaborations-orientierte Alternative an für alle, die das PM-System lieber auf den eigenen Servern betreiben möchten. <br /><br /> Preis: Ab 1495 US-Dollar für bis zu 20 Anwendern (Lizenzkauf)<br /><br /> Auf Deutsch: Nein

9. Onepoint Project
Mit Onepoint Project erhalten Projekt-Manager eine professionelle Lösung der Enterprise-Klasse, die viele fortgeschrittene Funktionen rund um Planung, Steuerung und Analyse von Projektressourcen bietet.<br /><br /> Preis: Ab 1499 Euro (Group server-Edition / Lizenzkauf)<br /><br /> Auf Deutsch: Nein

10. ActiveCollab
ActiveCollab bietet alles, was man von einer PM-Software erwartet, und richtet sich ausschließlich an Unternehmen, die eine On Premise-Lösung bevorzugen.<br /><br /> Preis: Ab 249 US-Dollar (Lizenzkauf)<br /><br /> Auf Deutsch: Nein