Warum die IT-Abteilung im Unternehmen "stört"

Viele Abteilungen, die nicht direkt in den Produktionsprozess eines Unternehmens eingebunden sind, haben immer wieder ein Problem, das Unternehmen viel Geld kostet. Sie werden in ihrer täglichen Arbeit nur widerwillig vom Betrieb akzeptiert. Controlling, Personalentwicklung, Qualitäts- oder Energiemanagement und besonders Projektabteilungen sind die scheinbare Last eines Unternehmens, weil sie den täglichen Arbeitsablauf stören.

Dabei sind sie doch so wichtig, denn sie sichern den künftigen Unternehmenserfolg. Erfolg deshalb, weil sie das Unternehmen mit ihrer Arbeit für die Zukunft fit machen. Viele diese Abteilungen machen es sich aber auch zu leicht, indem sie ihre Forderungen und Ergebnisse im Unternehmen per Anordnung und nicht durch Überzeugungskraft vermitteln. Anordnen ist scheinbar leichter als überzeugen aber auch weniger effektiv. Es fehlt zu oft an interner Überzeugungsarbeit oder internen Vertriebskonzepten.

Projekte kosten Zeit und Geld

Wenn heute Projekte in Unternehmen durchgeführt werden, sind sie vor allem zielorientiert. Diese Arbeit wird in der Regel von speziellen Abteilungen durchgeführt, die normalerweise kaum ins Tagesgeschäft eingebunden sind. Sie arbeiten in anderen zeitlichen Abläufen als der normale Betrieb und sind dadurch ein permanenter Störfaktor. Während der Großteil eines Unternehmens im täglichen Auftrags-, Produktions- und Rechnungsrhythmus schwingt, arbeiten die Sonderabteilungen und Projekte mit anderen Maßgaben und Zielsetzungen. Da sie aber den "normalen" Betrieb für ihre Arbeit brauchen, kommt es immer wieder zu Reibungen, was den Projekten und dem Tagesgeschäft gleichermaßen schadet.

Überzeugte Mitarbeiter sind gute Mitarbeiter

Mitarbeiter müssen und wollen über Projekte informiert und von ihnen überzeugt werden. Während das mit der Information noch ganz gut klappt, ist Überzeugungsarbeit eher selten zu finden. Gerade aber überzeugte Mitarbeiter würden dem Prozess nützen und aktiv dafür sorgen, dass Reibungen soweit als möglich vermieden werden. So etwas bedeutet aber, dass die Unternehmensleitung, das Projektteam oder die betreffende Abteilung von ihrer Sinnhaftigkeit überzeugt ist und zusammen mit der Abteilung Vorteile für die gesamte Belegschaft erarbeitet. Wer das schon mal z.B. zusammen mit einer Controlling- oder Qualitätsabteilung versucht hat, weiß, dass das gar nicht so einfach ist.

Überzeugungsarbeit durch Vertriebskonzepte

Vertriebskonzepte bieten eine sinnvolle Technik, um zu solchen Lösungen zu kommen. Beginnt man mit dem strategischen Bereich, so werden Ziele und Zielgruppen festgelegt und dafür Argumente und Alternativlösungen zusammengetragen. Anschließend werden im operativen Bereich die Marketinginstrumente bestimmt oder entwickelt, wie die Mitarbeiter informiert, überzeugt und betreut werden. Die Mitglieder der entsprechenden Stabsstellen müssen auch über das fachliche und kommunikative Rüstzeug verfügen, um den Kollegen persönlich in Überzeugungsgesprächen Rede und Antwort stehen zu können.

Überzeugung fängt beim Kopf an

Es ist also gar nicht so schwer, solche Dinge zu beherzigen, um den Erfolg eines Projektes zu vergrößern oder sicherzustellen. Es wird auch der Nebeneffekt eintreten, dass durch die intensive Beschäftigung mit dem Projekt oder durch Feedback aus dem Betrieb die eigene Arbeit optimiert wird (Wer weiß, wie oft z.B. nicht mehr benötigte Auswertungen erstellt werden, kann hier ein Lied von singen).

Man braucht natürlich eine offene Kommunikation im Unternehmen denn Überzeugung fängt beim Kopf an, also bei der Unternehmensleitung. Sätze wie "Hier ist das Projekt, da sind die Mittel, jetzt mach mal schön und gibt nicht soviel Geld aus" sind nicht geeignet, Interesse im Unternehmen zu wecken und den Erfolg eines Projektes zu stärken; Projekte, die mit der Gewinnentwicklung der Shareholder zu tun haben und dabei die langfristige Entwicklung eines Unternehmens vernachlässigen, natürlich auch nicht. Alle anderen können von solchen Konzepten nur profitieren und werden dadurch zumeist ein Stück voraus sein. (oe)

Kontakt:

Der Autor Helmut König ist Inhaber der Agentur Königskonzept in Münzenberg. Tel.: 06033 746634 und 0172 9201709, Fax 0721 151430-712, E-Mail: helmut-koenig@koenigskonzept.de, Internet: www.koenigskonzept.de