Vorlagen in Microsoft Word 2016 und 2013 erstellen

Leeres Dokument als Basis für die Word-Vorlage speichern

Vorlagen dienen der Arbeitserleichterung und sind vergleichbar mit vorgedrucktem Briefpapier bzw. elektronischen Formularen. Wenn Sie einmalig ein Grundgerüst für ein bestimmtes Vorlagenthema einrichten, können Sie dort im Vorfeld Texte, Schriftarten, Farben, Grafiken und Vieles mehr festhalten. Auf die Vorlage können Sie dann immer wieder zurückgreifen und laufen nicht Gefahr, Einstellungen versehentlich zu überschreiben. Die Vorlagentechnik eignet sich für jede Art von Word-Dokument, z. B. Anfragen, Projektberichte, Dokumentationen, Protokolle, Konzepte und Vieles mehr.

Öffnen Sie in Microsoft Word über die Befehlsfolge Datei/Neu/Leeres Dokument ein leeres Blatt. Dies soll als Basis für die Vorlage dienen. Um die noch unbearbeitete Vorlage direkt in Word zu speichern, wählen Sie Datei/Speichern unter und öffnen einen beliebigen Ordner. Geben Sie im Feld Dateiname eine aussagekräftige Bezeichnung für die Vorlage ein. Entscheiden Sie sich im Feld Dateityp für den Eintrag Word-Vorlage. Word-Vorlagen haben eine besondere Endung, nämlich *.dotx. Sie werden automatisch im Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen gespeichert. Hinweis: Für den Fall, dass Ihre Vorlage Makros enthält, entscheiden Sie sich für den Eintrag Word-Vorlage mit Makros. Die Endung lautet dann *.dotm.

Vordefinierte Texte erfassen und formatieren

Vorgestellt wird das Erstellen einer Dokumentvorlage anhand eines Pflichtenhefts. Pflichtenhefte haben in der Regel ein Deckblatt. Erfassen Sie zunächst alle feststehenden Texte für das Deckblatt. Das können Namen, Adressdaten oder beliebige andere Texte sein. Die Vorgehensweise unterscheidet sich nicht von der Arbeit an einem herkömmlichen Dokument. Möchten Sie z. B. einen Begriff besonders hervorheben, markieren Sie diesen und führen wie gewohnt die gewünschten Formatierungen durch. Um zum Beispiel die Schriftgröße zu verändern, klicken Sie auf den Pfeil des Feldes Schriftgrad und entscheiden sich dort für die gewünschte Größe. Selbstverständlich stehen auch die weiteren Gestaltungselemente der Gruppe Schriftart aus dem Start-Menü zur Verfügung. Wenn Sie möchten, können Sie Texte zusätzlich über die Schaltflächen Zentrieren oder Rechtsbündig ausrichten der Gruppe Absatz in eine andere Position bringen.

Logo einfügen

Ein Logo liegt in der Regel in Form einer Grafikdatei vor. Das Einbinden von Grafiken an sich ist nicht schwierig. Jedoch ist es in der Textverarbeitung Microsoft Word nicht ganz einfach, das Bild an die gewünschte Position zu bringen. Mit einem kleinen Trick funktioniert es dennoch. Richten Sie zunächst ein Textfeld ein. Textfelder haben den Vorteil, dass sie sich unkompliziert an die gewünschte Position setzen lassen. Wählen Sie Einfügen/Textfeld/Textfeld erstellen und ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste ein Textfeld auf. Schieben Sie das Textfeld an die gewünschte Position und lassen Sie den Cursor im Textfeld stehen. Um das Logo einzufügen klicken Sie in der Gruppe Bilder auf die Schaltfläche Bilder. Rufen Sie den Ordner auf, in dem sich das Logo befindet. Klicken Sie nacheinander die gewünschte Grafik und die Schaltfläche Einfügen an. Passen Sie bei Bedarf die Größe des Logos mit Hilfe der Markierungspunkte an. Entfernen Sie anschließend die Ränder des Textfeldes, in dem Sie das ausgewählte Textfeld mit der rechten Maustaste anklicken, um das Kontextmenü zu öffnen. Entscheiden Sie sich dort für den Befehl Form formatieren. Word ruft im rechten Bildschirmbereich den gleichnamigen Arbeitsbereich auf. Dort klicken Sie nacheinander auf Formatoptionen/Füllung und Linie/Linie/Keine Linie.

Linie und Seitenumbruch einfügen

Linien und Rahmen geben Word-Dokumenten ein professionelles Aussehen. Sie lassen sich besonders einfach mit Hilfe der Schaltfläche Rahmen einfügen. Um eine abschließende Linie unter den Begriff Pflichtenheft zu setzen, klicken Sie in die Zeile, unter der die Linie erscheinen soll. Wählen Sie Start/Absatz/Rahmen/Rahmenlinie unten. Einen Seitenumbruch richten Sie über Einfügen/Seitenumbruch ein. Sie finden die gewünschte Schaltfläche links in der Gruppe Seiten. Drücken Sie einmal die Absatzmarke und wählen Sie erneut Einfügen/Seitenumbruch. Die Leerseite soll für ein Inhaltsverzeichnis reserviert werden. Drücken Sie die Enter-Taste und wiederholen Sie den Vorgang noch einmal. Auf diese Weise erhalten Sie eine weitere Seite für die eigentlichen Inhalte des Pflichtenhefts.

Überschriften erfassen

Überschriften bilden die Grundlage für Inhaltsverzeichnisse. Erfassen Sie zunächst die Überschriften. Lassen Sie zwischen den einzelnen Überschriften mindestens eine Zeile frei. Verwenden Sie zur Gestaltung der Überschriften nach Möglichkeit die vordefinierten Formatvorlagen. Dadurch lässt sich das Inhaltsverzeichnis in Microsoft Word einfach generieren und aktualisieren. Setzen Sie die Eingabemarkierung in die Überschriftenzeile und aktivieren Sie das Start-Menü. Klicken Sie im Bereich Formatvorlagen auf eine der Formatvorlagen für Überschriften, z. B. Überschrift 1. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Texte, die im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden sollen. Damit das Inhaltsverzeichnis korrekt erstellt wird, ist es wichtig, immer dasselbe Überschriftenformat zu verwenden.

Inhaltsverzeichnis generieren

Um in Microsoft Word das Inhaltsverzeichnis automatisch auf der gewünschten Seite zu generieren, wechseln Sie auf die leere Seite, die sich hinter dem Deckblatt befindet. Aktivieren Sie das Menü Referenzen (Word 2013: Verweise). Klicken Sie in der Gruppe Inhaltsverzeichnis auf den Pfeil der Schaltfläche Inhaltsverzeichnis. In dem sich öffnenden Auswahlmenü entscheiden Sie sich für eine der zur Verfügung stehenden Formatvorlagen. Das Inhaltsverzeichnis wird umgehend eingefügt.

Tabelle einfügen

Abschließend wird am Ende des Word-Dokuments noch eine Tabelle eingefügt. Diese soll Platz für Datum und Unterschriften bieten. Setzen Sie die Eingabemarkierung an die gewünschte Position und wählen Sie Einfügen/Tabelle. Markieren Sie im Raster mit gedrückter linker Maustaste die gewünschte Anzahl Zeilen und Spalten. Sobald Sie die Maustaste los lassen, erscheint die Tabelle. Erfassen Sie innerhalb der Tabelle die gewünschten Texte. Wenn Sie die Spaltenbreite verändern möchten, zeigen Sie mit der Maus auf die senkrechte Spaltenbegrenzung. Der Mauszeiger verwandelt sich und enthält nach links und rechts weisende Pfeile. Drücken Sie die linke Maustaste und verschieben Sie die Spaltenbegrenzungslinie in die gewünschte Richtung.

Inhalte sichern und Vorlage einsetzen

Da Sie die Word-Datei bereits zu Beginn als Vorlage generiert haben, können Sie alle Einstellungen durch einen Klick auf die Schaltfläche Speichern sichern. Ab sofort kann die Vorlage als Grundlage für künftige Dokumente herangezogen werden. Dazu wählen Sie Datei/Neu/Persönlich. Öffnen Sie das zugehörige Dokument durch einen Klick auf das Symbol der gewünschten Vorlage. Das Word-Dokument wird geöffnet. Sie sehen als Erstes das im Vorfeld angelegte Deckblatt. Die Datei lässt sich wie jedes herkömmliche Dokument bearbeiten. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass einige Gestaltungselemente und Inhalte bereits vorhanden sind. Wenn Sie die Datei speichern, bleibt die Vorlage unberührt. Das Dokument wird wie gewohnt in Word als Dateityp mit der Endung .docx gesichert.

(hal)