Von Exchange zu Office 365

Eine Migration von Exchange zu Office 365 wird für viele Unternehmen zunehmend attraktiv. Der Microsoft Cloud-Dienst lässt sich oft kostengünstiger und wirtschaftlicher betreiben als die herkömmliche On-Premise-Software. Dies gilt besonders für Mittelständler und Startups, die so auf eine teure, aber nicht voll ausgelastete IT-Infrastruktur zum Teil oder zur Gänze verzichten können.

Doch auch größere Unternehmen können von der Cloud-Version von Exchange profitieren. Flexible Märkte etwa werden mit Cloud-Software deutlich besser bedient: Werden im neu eröffneten Werk in China 200 Mitarbeiter eingestellt, sind 200 Cloud-Postfächer schnell eingerichtet - bei einem Umzug aber ebenso flott wieder deinstalliert. Traditionelle On-Premise Exchange-Mailboxen können hier nicht mithalten.

Viele IT-Departments präferieren inzwischen grundsätzlich die Miet-Software, weil sie ohne aufwändige Installations- und Wartungsarbeiten läuft. Die IT wird damit deutlich entlastet. "Das hat damit zu tun, dass die IT-Abteilungen in vielen Firmen auf ein Minimum reduziert wurden - sie sind deshalb froh über jede Last, die sie abgeben können", sagt Lars Riehn, Geschäftsführer bei infoWAN, einem IT-Dienstleister, der seine Kunden unter anderem bei der Office-365-Migration unterstützt.

Tatsächlich nimmt Office 365 IT-Verantwortlichen viel Arbeit ab: Mit der Umstellung auf Office 365 laufen Mail und Collaboration langfristig in der Cloud und Zwischenreleases sowie Upgrades auf das nächste Release werden automatisch eingespielt. Die Anfrage nach Exchange-Migrationsprojekten ist bei infoWAN deshalb deutlich zu spüren. Viele Neu- aber auch Bestandskunden kommen von sich aus auf den Dienstleister zu und bitten um Unterstützung durch Consultants und IT-Experten.

Gelegentlich aber legt der System-Integrator selbst den betreuten Unternehmen einen Office-365-Umstieg nahe. Insbesondere dann, wenn eine mögliche Migration von Exchange auf eine neues Upgrade ansteht. "Schließlich erwarten die Kunden von ihrem IT-Dienstleister, dass sie strategisch beraten und am laufenden gehalten werden, was sich in der Microsoft-Welt tut", sagt infoWAN-Geschäftsführer Riehn. "Das sehen wir als unsere Pflicht an."

Zweigleisig fahren - Hybrid Cloud

infoWAN selbst ist ein early Bird bei der Office-365-Einführung gewesen. Um seine Kunden adäquat beraten und unterstützen zu können, muss das Consulting-Unternehmen schließlich eng und zeitnah am Technologie-Puls der Zeit sein. "Weil wir die Erfahrungen an unsere Kunden weiter geben möchten, müssen wir die neuesten Microsoft-Technologien sehr früh einsetzen und nutzen", erklärt Riehn.

Der Service am Kunden war auch einer der Gründe, warum infoWAN nicht komplett auf Office 365 migriert ist. Vom internen Anforderungsprofil her könnte der IT-Kommunikationsspezialist zwar alle Mailboxen seiner Mitarbeiter in die Cloud schieben. Doch das Systemhaus wollte mit einer gemischten Hybridform gerüstet sein für alle Anforderungen in der Praxis.

Beim Hybridansatz läuft im Unternehmen weiterhin ein Exchange-Server. Die Mailboxen werden dann Zug um Zug vom Server abgezogen und in die Cloud verlegt. Der lokale Server wird so entlastet. Exchange-Anwender sind bei dieser Cloud-Form besonders flexibel. Sie können an ihrer alten Infrastruktur festhalten und gleichzeitig den Schritt in die Cloud gehen. Diese zweigleisige Struktur können sie zeitlich beliebig lange behalten. Sollten irgendwann alle Dienste in der Cloud liegen, kann der lokale Exchange-Server ganz abgeschaltet werden. "Die Hybrid-Cloud ist also das komplexere Szenario und wird von Microsoft als einem von wenigen Providern angeboten", sagt Riehn.

Schritte von Exchange nach Office 365

Die eigentliche Umstellung von Exchange auf Office 365 ist für Lars Riehn ein ganz normales Migrationsprojekt. "Wie bei jedem anderen Projekt dieser Art gilt auch hier: Eine klare Zielsetzung und eine saubere Planung sind die Voraussetzungen für den Erfolg der Umstellung. Legt man konkrete Ziele fest, kann man später den Erfolg des Projekts daran messen."

Vom grundsätzlichen Aufwand sieht Riehn keinen Unterschied zwischen einem Exchange-Upgrade und der Office 365-Migration: "Es ist genauso aufwändig von Exchange in die Cloud zu Office 365 migrieren wie auf die nächste On Premise Exchange-Version." Zwar ist die Ziel-Plattform von Office 365 stark standardisiert, was eine Migration zunächst einfacher macht. Allerdings sind bei größeren Unternehmen die IT-Systeme sehr heterogen, was diesen Vorteil wieder schmälert.

Da ist eine gute Planung eine sehr wichtige Voraussetzung für die Migration. Zur Planung gehören die Software-Voraussetzungen. Outlook 2003 als Client - wie von Kunden gelegentlich gewünscht - kann beispielsweise in der Cloud nicht mehr genutzt werden. "Besteht ein Kunde darauf, sein Outlook 2003 behalten zu wollen - und das vielleicht auch noch für die nächsten 20 Jahre - so muss ich als Berater sagen: 'Das geht nicht, mit Outlook 2003 kommen Sie nicht an die Cloud-Daten ran'. Man sollte also über mögliche Einschränkungen, die eine Cloud mit sich bringt, möglichst früh diskutieren und nicht vorschnell migrieren."

Wie lange die Umstellung letztlich dauert, hängt auch entscheidend davon ab, ob sich das Unternehmen für eine Hybridform oder einen reinen Cloud-Service entscheidet. "Das liegt einfach daran, dass der größte Aufwand im Aufbau der Koexistenz liegt", sagt Riehn. "Die lokalen und Online Exchange-Dienste sollen ja alle untereinander kommunizieren". Im besten Fall sind solche Projekte in ein paar Wochen erledigt. Liegen besondere Konstellationen vor kann sich die Umstellung auch über ein halbes Jahr hinziehen.

Migration in einer Woche

Bei größeren Unternehmen mit hybrider Infrastruktur sollte man sich auch intensiv Gedanken um die Active Directory Federation machen. Sie fungieren bei Office 365 als Single Sign-On-Dienst, das heißt, sowohl für die lokale Anmeldung an den On-Premise-Systemen als auch für die Anmeldung bei den Cloud-Diensten genügt ein einziges Passwort. "Die Benutzerdaten und die Kennwörter bleiben dabei komplett On Premise. Das ist für die Nutzer sehr komfortabel", erklärt Riehn. Je nachdem wie gut oder schlecht das Active Directory beim Kunden gepflegt ist, kann die Umstellung dann länger oder kürzer dauern.

Bei kleinen Unternehmen, die in der Regel komplett in die Cloud gehen, müssen solche Überlegungen nicht angestellt werden. Hier ist die Migration von Exchange nach Office 365 in kurzer Zeit und in wenigen Schritten erledigt: Man legt Office 365 an, richtet die Postfächer ein, migriert die Daten von Exchange auf Office 365 und schaltet die lokalen Postfächer ab. "Werden 50 oder 100 User vollständig in die Cloud migriert, ohne dass lokal etwas übrig bleibt, dann sind Office-365-Migrationsprojekte schon mal in einer Woche fertig," so Riehn.

Dass die Cloud ein reines Hype-Thema ist, von dem in wenigen Jahren nichts mehr übrig ist, glaubt Lars Riehn nicht. Der Geschäftsführer ist überzeugt, dass sich Cloud Computing - analog der Virtualisierung vor einigen Jahren - fest etablieren wird und sich alle Unternehmen damit künftig beschäftigen müssen. "Man sollte jetzt allerdings nicht blind auf den Cloud-Zug aufspringen und alle Dienste und Daten in die Cloud schieben. Besser ist es, sich Zeit nehmen, sich zu informieren und sich Gedanken darüber zu machen, was für mein Unternehmen sinnvoll in die Cloud gehört - und was nicht."