Aufgrund stetigen Wachstums wurde es für die zur Würth-Gruppe gehörige BB Stanz- und Umformtechnik GmbH (BB) aus Berga, Sachen-Anhalt, unerlässlich, die kaufmännische Abwicklung an die steigenden Auftragszahlen anzupassen. "Früher ging das alles noch auf Zuruf", so Geschäftsführer Günther Blesch, "dann reichte uns zunächst eine einfache betriebswirtschaftliche Software vom ZDF-Wirtschaftsmagazin Wiso zur Auftragsabwicklung." Im Jahr 2000 ersetzte BB Berga diese durch eine IT-Lösung von Sage. Zudem führte der Befestigungsspezialist ein Web-basierendes Portal ein, über das er das Streckengeschäft mit der Adolf Würth GmbH & Co KG (AWKG) umsetzte.

Richtig zufrieden stellend war diese heterogene Landschaft auf Dauer jedoch nicht. Da es zwischen der Auftragsabwicklung und der Fertigung keine Schnittstelle gab, mussten sämtliche Daten händisch übertragen werden. Je stärker das Auftragsvolumen zunahm, desto höher wurde der Zeitaufwand, und desto häufiger kam es zu Fehlern in der Buchhaltung, die mühsam zu beheben waren. So wurden zum Beispiel immer wieder der Wareneinsatz und der Rohertrag eines Auftrags falsch ausgewiesen oder Ausgangsrechnungen nicht korrekt gestellt.

Besonders zeitintensiv war die Streckenabwicklung mit der AWKG. Ein Mitarbeiter war ausschließlich damit beschäftigt, die täglich zwischen 100 und 150 Auftragseingänge über das Web-Portal abzurufen und an das Lager weiterzureichen. Erst dann konnte die Ware an den AWKG-Kunden ausgeliefert werden.

Vorkonfigurierte Prozesse

"Um diese Situation in den Griff zu bekommen und unser künftiges Wachstum auf sichere Füße zu stellen, haben wir uns im April 2007 für eine durchgängige IT-Lösung entschieden", sagt Blesch. BB schaute sich die SAP-Lösung des Schwesterunternehmens Arnold Umformtechnik GmbH an und war vom Funktionsumfang und den Anpassungsmöglichkeiten der IT-Lösung angetan. Vorteilhaft war zudem, dass sich die Software über die IT-Infrastruktur der AWKG betreiben ließ. Damit fielen Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten weg. Außerdem musste nicht in teure Hardware investiert werden.

Im November 2007 wurde entschieden, das neue "Business-All-in-One"-Paket der SAP einzuführen. Die Software hielt verschiedene vorkonfigurierte Prozesse bereit, die einen raschen Produktivstart erwarten ließen. Als Einführungspartner wählte BB Berga die Comgroup GmbH aus Bad Mergentheim, die ebenfalls zum Würth-Verbund gehört. "Für uns als vergleichsweise kleines Unternehmen war die Implementierungsphase eine große Herausforderung", berichtet Blesch, "meistern konnten wir sie nur, weil unsere Mitarbeiter die erhebliche Mehrbelastung in Kauf genommen haben."

Zunächst wurde das Paket bei der AWKG installiert, Ende Januar 2008 ging dann die Arbeit in Berga los. "Die Hauptarbeit bestand für uns darin, unsere Geschäftsabläufe überhaupt SAP-fähig zu machen", erinnert sich Blesch. So mussten etwa die Bedarfsplanung oder die Rahmenvertrags- und Bestellabwicklung erst einmal festgelegt und eingerichtet werden. In der SAP-Lösung vordefinierte Routinen halfen dabei, die Daten zu übernehmen. Die erforderlichen Stücklisten und Arbeitspläne erstellten Mitarbeiter des Befestigungsunternehmens jedoch vollständig per Hand. Schwierig war zudem, die neue SAP-Lösung an das IT-System der AWKG anzubinden. Aber erst dadurch war es möglich, das Streckengeschäft ohne das Web-Portal abzuwickeln.

Transparentere Finanzreports

Dass sich diese Anstrengungen gelohnt haben, zeigt sich seit dem Produktivstart am 4. August 2008. Von der Auftragsabwicklung über die Produktionsplanung und -steuerung bis zur Materialwirtschaft sind nun alle Prozesse integriert. Das Streckengeschäft für die AWKG läuft heute vollautomatisiert ab. So konnte das Unternehmen seine Kostenstruktur verbessern.

Darüber hinaus wurde die betriebswirtschaftliche Entwicklung transparenter. Blesch: "Früher erstellten wir nur einen Monatsabschluss. Häufig mussten wir nach Fehlern suchen, die sich irgendwo eingeschlichen hatten. Heute kann ich mir jeden Tag eine aktuelle und korrekte Übersicht anzeigen lassen." Damit könne er sofort abschätzen, wo das Unternehmen in Sachen Umsatz, Wareneinsatz und dem Rohertrag stehe und ob es irgendwo hake. Zudem würden alle Vorgänge sauber vom System dokumentiert, wodurch sie sich auch nachträglich überprüfen ließen.

Allerdings erforderte die Umstellung auf SAP auch Anpassungsfähigkeit von den Mitarbeitern. War es vor der Einführung möglich, mit der Fertigung zu beginnen, ohne dass alle Dokumente vorlagen oder die vorangehenden Geschäftsprozesse abgeschlossen waren, so verlangt SAP hier Disziplin: Ist der Auftrag noch nicht abschließend erstellt, lässt sich auch keine Ware aus dem Lager beziehen und kein Abgang im System verbuchen. "Manchmal fragt man sich dann schon, ob das alles für ein Unternehmen unserer Größe sein muss", räumt Blesch ein, "doch mit Blick auf die Zukunft bin ich davon überzeugt, dass wir den richtigen Weg gehen." (qua)