Führungstipp

Virtuelle Teams und entfernte Mitarbeiter führen

22.08.2014
"In unserem Unternehmen setzt sich flexibles Arbeiten immer mehr durch. Das stellt viele Führungskräfte vor die Herausforderung, die Teamarbeit neu zu organisieren: Wie lässt sich die Zusammenarbeit effektiv gestalten, auch wenn die Mitarbeiter im Home office oder unterwegs sind?"

Uwe Klatt, Regional Director Central and Northern Europe bei Lifesize, gibt folgende Tipps: "Die Vorteile von flexiblen Arbeitsmodellen liegen in der gesteigerten Motivation und Produktivität der Mitarbeiter - diese positiven Aspekte gilt es bei der Organisation verteilter Teams zu unterstützen. Gleichzeitig müssen Manager für entsprechende Tools und Maßnahmen sorgen, damit alle Mitarbeiter genauso eng zusammenarbeiten können, als wenn Sie im selben Büro sitzen. Die folgenden drei Tipps erleichtern die Einbindung und Steuerung aller Mitarbeiter:

Uwe Klatt, Life Size: Wichtige Informationen sollten im persönlichen Gespräch besprochen werden.
Foto: Life Size

Klare Regeln und Richtlinien aufstellen

Egal ob die Mitarbeiter im Home office oder anderwo arbeiten - wichtig ist, dass es transparente Regeln zu den Arbeitszeiten, den Abstimmungsprozessen und der Teilnahme an Meetings gibt. Das schafft Klarheit und Planungssicherheit für alle.

Ergebnisse messbar machen

Heimarbeiter stehen bei manchen Kollegen und Managern immer noch unter Verdacht, nicht genauso gut zu arbeiten wie ihre Kollegen im Büro. Damit solche Vorurteile erst gar nicht aufkommen, ist es wichtig, konkrete Ziele zu definieren und die Arbeit der verteilten Mitarbeiter messbar zu machen. Zudem erleichtern verschiedene Collaboration Tools den Überblick über gemeinsame Projekte und zeigen immer den aktuellen Status.

12 goldene Regeln fürs Home Office -

Viele IT-Manager fürchten die Heimarbeit als Produktivitätskiller. Damit Telearbeit nicht ins Desaster führt, müssen klare Regeln gelten – für Homeworker und für ihre Teams.
Regeln für Telearbeiter: 1. Routinen einhalten
Heimarbeit braucht feste Zeiten, um nicht in den Freizeitpark zu führen. Überlegen Sie, zu welchen Zeiten Sie für das Unternehmen erreichbar sein müssen, und legen Sie drum herum Ihre Arbeitszeiten je nach Biorhythmus.
2. Arbeitsplatz einrichten
Heute hier, morgen dort arbeiten? Bloß nicht. Das Gehirn braucht einen festen Anker. Sobald es dann den Schreibtisch sieht, switcht es automatisch in den Arbeitsmodus.
3. IT-Support sichern
Die technische Erreichbarkeit ist Grundvoraussetzung für den Heimarbeitsplatz. Daher unbedingt mit dem Arbeitgeber klären, wer bei auftretenden Problemen hilft.
4. Nanny anstellen
Störende Kinder bei der Arbeit sind ein No-Go – im Büro genau wie im Home Office. Also für Betreuung sorgen, wenn es möglich ist.
5. Grenzen ziehen
Dienst ist Dienst und Schnaps ist Schnaps. Soll heißen: Im Job arbeitet man diszipliniert und vorbildlich wie in der Firma. Nach Feierabend aber schaltet man genauso vorbildlich ab. Und lässt das Bürotelefon im Arbeitszimmer läuten, bis es schwarz wird.
6. Flurfunk empfangen
Wer zu Hause arbeitet, bekommt weniger von den Schwingungen im Unternehmen mit. Dort stehen Homeworker in der Holschuld. Denkbar sind etwa regelmäßige Update-Telefonate mit einem Kollegen oder das tägliche Einloggen ins firmeneigene soziale Netzwerk.
Regeln fürs Team: 7. Leitplanken setzen
Ohne Vertrauen geht nichts. Der Chef sollte seiner Mannschaft feste Leitplanken setzen, innerhalb derer sie freie Fahrt gestatten. Die neue Denke: Hauptsache, die Arbeit wird erledigt. Egal wo.
8.Transparenz schaffen
Jedes Teammitglied muss wissen, wie und wann die Kollegen erreichbar sind. Ein elektronischer Teamkalender verschafft Durchblick.
9. Medien festlegen
Der digitale Büro-Austausch hat viele Gesichter: Telefon, E-Mail und Chat, WhatsApp Videokonferenz und Firmenwikis. Das Team sollte festlegen, was man wie mitteilt.
10. Technik umarmen
Neue Techniken sind für Telearbeiter-Teams immer Freund und nicht Feind. Also bitte nicht die Kamera beim Videochat zukleben – das Gesicht sagt manchmal mehr als 1.000 Worte!
11. Fair bleiben
Gleiches Recht für alle. Falls durch die veränderten Arbeitsorte Mehrarbeit entsteht, muss diese gleichmäßig auf den Schultern von Präsenz- und Telearbeitern verteilt werden. Chefsache.
12. Jours fixes vereinbaren
Der altmodische Austausch von Angesicht zu Angesicht ist durch keine Webkonferenz der Welt zu ersetzen. Feste Termine für Teamtreffen festlegen, wenn es möglich ist.
zusammengestellt von Judith-Maria Gillies
freie Wirtschaftsjournalistin in Köln.

Die richtigen Kommunikationswege finden

Da sich virtuelle Teams nicht einfach so in der Kaffeeküche austauschen oder über den Schreibtisch rufen können, braucht es geeignete Kommunikationswege. E-Mails und Instant Messanger eignen sich perfekt, um kurze Absprachen zu treffen. Geht es um wichtigere Informationen, sollten Mitarbeiter eher auf das Face-to-Face-Gespräch setzen. Über Video lassen sich alle Mitarbeiter ohne großen Aufwand oder komplizierte Hardware einbinden. Dadurch ist eine viel persönlichere Kommunikation möglich. Studien des Fraunhofer Instituts zeigen, dass Abstimmungen per Video nicht unbedingt schneller als über Telefon oder Mail, die Qualität der Ergebnisse und die Zufriedenheit der Mitarbeiter jedoch deutlich höher sind. Das stärkt den Teamgeist, auch wenn die Mitglieder nicht im gleichen Raum sitzen."

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