Von John Gschwendtner Exklusiv für CW
MÜNCHEN - Die Frage "eigene EDV-Anlage oder Datenverarbeitung außer Haus?" ist gerade in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit aktuell, denn daß Datenverarbeitung im Service-Rechenzentrum ein Instrument zur Kostensenkung sein kann, wird wohl kaum bestritten werden können. Warum jedoch diese Form der Datenverarbeitung relativ selten gewählt wird, hat mehrere Gründe: Die Inhaber beziehungsweise Führungskräfte kleiner und mittlerer Unternehmen sind in der Regel über die Möglichkeiten und Grenzen der EDV nicht informiert. So genügt bereits eine polemische Argumentation, um Datenverarbeitung außer Haus zu diskreditieren.
Die Herstellerrepräsentanten argumentieren gern, daß Service-Rechenzentren Informationen, die sie durch die Verarbeitung der Daten erhalten, nicht vertraulich behandeln. Wenn man allerdings bedenkt, daß Freie Rechenzentren sich unzufriedene Kunden gar nicht leisten können, erscheint diese Darstellung als nicht stichhaltig.
Ist-Aufnahme
Wie aber kann objektiv beurteilt werden, welche Lösung im konkreten Fall die richtige ist? Bevor die Entscheidung "eigene EDV-Anlage oder Verarbeitung im Service" getroffen werden kann, muß eine klare Zielsetzung festliegen. Die Zielsetzung allein läßt noch offen, welche Art der Datenverarbeitung gewählt wird so daß erst aus der Entwicklung einer Gesamtkonzeption die Grundsatzentscheidung abgeleitet werden kann.
Nachdem die über EDV zu verarbeitenden Arbeitsbereiche klar und eindeutig definiert wurden und die Situation bezüglich der notwendigen Programmpakete (Hersteller, Kauf auf dem Softwaremarkt, Mitbenutzung im Service oder Eigenentwicklung) geklärt ist, sollten Überlegungen zur Kosten- und Personalsituation angestellt werden.
Zum besseren Verständnis hier ein Praxisbeispiel: Ein Unternehmen mit 120 Beschäftigten, Umsatz rund 7,5 Millionen Mark pro Jahr, will folgende Arbeitsgebiete auf EDV umstellen:
- Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung,
- Finanzbuchhaltung
a. Debitorenbereich zehntägig mit automatischer Mahnung
b. Kreditorenbereich vierzehntägig mit Erstellung von Überweisungsträgern unter Ausnützung der günstigsten Skontofrist
c. monatliche Sachbuchhaltung
- Kostenstellen und Kostenträgerrechnung
- monatliche Kundenstatistik
- monatliche Artikelstatistik
- monatliche Lagerbestandsführung und Rohgewinnermittlung für 6500 Artikel
- Fakturierung (zweimal wöchentlich jeweils rund 500 Rechnungen).
Soweit die Vorgaben. Daraus ergab sich in diesem Fall die folgende Kostenrechnung (s. Tabelle). Man entschied sich für die Verarbeitung im Service. Heute zahlt das Unternehmen monatlich 19 400 Mark, obwohl noch zwei zusätzliche Arbeitsgebiete hinzukamen.
Die Anzahl der umzustellenden Aufgabengebiete sowie die dafür erforderlichen Programme und der Kostenvergleich sind jedoch nicht die alleinigen Kriterien für eine Entscheidung "pro oder contra Rechenzentrum".
Der Service im Service
Außerdem ist zu klären, welche Verarbeitungsformen die Servicebetriebe bieten: Entweder Full Service, bei dem der Dienstleistungsbetrieb Organisation, Programmierung, Datenerfassung, Rechenzentrumsbetrieb und Transportdienst übernimmt. Oder aber Blockzeitbenutzung, bei der die Verantwortung für Programmerstellung, Programmpflege und Datenerfassung beim Kunden liegt. Hier stellt das Rechenzentrum lediglich die Anlage und gegebenenfalls Personal für das Operating. Neuerdings wird von freien Rechenzentren auch Online-Verarbeitung angeboten. Über Terminals steuert der Auftraggeber seine Verarbeitung, wobei er eigene Programme benutzen oder - wie beim Full Service - auf Programme der Dienstleistungsbetriebe zurückgreifen kann.
Für die Datenverarbeitung außer Haus spricht viel.
Sechs eindeutige Vorteile
Das sind die Vorteile:
- Full Service bietet den bequemsten und sichersten Einstieg in die Datenverarbeitung.
- Geschultes und erfahrenes EDV-Personal ist beim Anwender nicht notwendig.
- Programme sind bereits vorhanden.
- Keinerlei Programmpflege und -wartung.
- Änderungen der Programme aus gesetzlichen Gründen (zum Beispiel Erhöhung des Mehrwertsteuersatzes) werden kostenlos und automatisch durch das Serviceunternehmen durchgeführt .
- Keine Investitionen (Anlage, Klimatisierung, Raum, Zubehör).
John Gschwendtner ist Organisationsberater der AC-Service GmbH, München