Mit Office Live bietet Microsoft Nutzern Web-gestützte Services, die sie mit Microsoft-Software verbinden können. Neben kostenlosen Diensten wie Office Live Workspace gibt es gebührenpflichtige Angebote. Unlängst hatte der Konzern die deutsche Workspace-Fassung freigegeben. Noch befindet sich das Produkt im Betastadium, für einen kurzen Test mit zwei registrierten Online-Anwendern eignet er sich aber schon jetzt.
Im Gegensatz zum Web-Angebot von Google, das Online-Anwendungen für die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation zusätzlich zu entsprechendem Speicherplatz beinhaltet, wendet sich Microsoft mit den Office-Live-Services an Nutzer der Büroprogramme, die zusätzlich Web-gestützte Funktionen nutzen wollen. Daher bezeichnet Microsoft den eigenen Ansatz als "Software plus Service".
Simples Dokumenten-Management
Bei Office Live Workspace handelt es sich um ein simples Dokumenten-Management-System, das Microsoft über ein eigenes Rechenzentrum bereitstellt. Anwender erzeugen Dateien mit Programmen wie Word oder Excel und können sie im Workspace speichern. Die Umgebung stützt sich unter anderem auf die Technik von "Sharepoint".
Wer bereits Office-Live-Services nutzt, kann seine Umgebung um Workplace ergänzen. Automatisch erscheint auf der Startseite von "Office Live Small Business" in der linken Navigation eine Schaltfläche, über die man zu Office Live Workplace gelangt. Office Live Small Business umfasst unter anderem E-Mail-Konten, Kontakt-Management und Funktionen zum Verwalten und Betreiben einer eigenen Website.
Für den Zugriff auf Dokumente in Office Live Workspace muss sich jeder Anwender einloggen. Er findet Dateien in Arbeitsbereichen vor. In diesen Online-Ablagen können Anwender ihre Schriftstücke speichern beziehungsweise von dort öffnen. Laut Hersteller bietet das System Platz für etwa 1000 Office-Files. In den Hilfemenüs gibt Microsoft den verfügbaren Speicherplatz für die Arbeitsbereiche mit 500 MB an.
Darüber hinaus kann ein Autor sein Dokument für andere Web-Anwender freigeben. Auf diese Weise lädt der Verfasser andere registrierte Nutzer zum gemeinsamen Arbeiten an Inhalten ein. Betrachten lassen sich Dokumente über den Browser. Wer gespeicherte Word- und Excel-Dateien ändern will, muss dies über die jeweilige Anwendung auf seinem PC tun.
Vorlagen für Arbeitsbereiche
Microsoft stellt eine Reihe von Schablonen für Arbeitsbereiche bereit. Beispielsweise findet der Anwender eine Vorlage für einen Projektarbeitsbereich. Dieser enthält eine Reihe von vorgefertigten Dokumenten, dazu zählt unter anderem eine Powerpoint-Präsentation zur Projektbeschreibung, eine Aufgabenverwaltung, eine Notizsammlung und eine Mitgliederliste.
Integration in Office XP, 2003 und 2007
Anwender können ihre Word-Dokumente vom PC aus in einem Online-Arbeitsbereich speichern beziehungsweise von dort öffnen. Möglich ist dies mit Office XP oder höher. Damit das klappt, muss der Nutzer ein Add-in installieren. Ist das erledigt, erscheint beispielsweise in Word 2007 beim Öffnen-Dialog in der linken Spalte zusätzlich das Symbol "Microsoft Office Live". Dahinter verbirgt sich die Arbeitsbereichstruktur, von der aus der Anwender zu den einzelnen Dateien gelangt.
Der Workspace-Nutzer kann andere Nutzer per E-Mail zur Zusammenarbeit an Dokumenten einladen. Verfügt der Empfänger noch nicht über ein Konto auf der Microsoft-Plattform, gelangt er über einen in der Nachricht eingebetten Link direkt auf die Registrierungsseite. Allzu viele Daten muss der neue Nutzer hier nicht eingeben.
Teamarbeit mit Protokoll
Workspace dient vor allem dazu, auf einfache Weise mit Kollegen zusammenzuarbeiten, ohne hierzu Software installieren zu müssen - sieht man einmal von dem erwähnten Add-in für Office ab. Wer im Team an Inhalten feilen oder einer Gruppe von Personen Informationen bereitstellen will, kann Dateien für andere freigeben, wobei er selbst festlegt, ob sie andere nur lesen oder auch ändern dürfen.
Freigeben kann der Autor ein Dokument oder den gesamten Arbeitsbereich und damit alle Dateien, die dort angelegt sind. Jeder Teilnehmer kann zu Schriftstücken Online-Kommentare hinterlegen.
Erzeugen und Ändern lassen sich bestimmte Dokumente wie beispielsweise Notizen direkt über einen simplen Web-Editor. Arbeiten zwei Anwender gleichzeitig an einem solchen Web-Dokument, fragt ein Dialogfenster beim Speichern, ob die Änderungen des Teamkollegen überschrieben werden sollen. Hier wird jedoch nur auf einen Konflikt hingewiesen. Wie die Benutzer damit umgehen, bleibt ihnen überlassen. Änderungen an Dokumenten sowie An- und Abmeldungen von Kollegen protokolliert das Werkzeug in der Spalte "Aktivitäten". Die Protokolleinträge kann man sich per E-Mail zukommen lassen.
Konflikte vermeiden beim gemeinsamen Editieren
Anders sieht es aus, wenn mehrere Nutzer über ein Office-Programm auf eine im Workspace abgelegte Datei zugreifen. Der erste Anwender erhält vollen Zugriff, die anderen können das Schriftstück nur schreibgeschützt öffnen. Alternativ lassen sich Änderungen in einer lokalen Kopie vornehmen, die die Teammitglieder später zusammenführen. Die dritte Möglichkeit: Die Office-Applikation benachrichtigt den Nutzer, wenn der andere die Datei freigegeben hat.
Eine Versionierung speichert bis zu acht Versionen eines Dokuments. Der Nutzer kann auf diese Weise frühere Version wiederherstellen.
Freigeben lässt sich darüber hinaus der gesamte Bildschirm für andere Nutzer. Hierzu müssen alle Beteiligten das Werkzeug "Sharedview" installieren. Einen entsprechenden Link findet der Anwender dort. Andere können auf diese Weise den Inhalt des freigegeben Desktops betrachten, was zum Beispiel für Präsentationen sinnvoll ist.
Keine Verschlüsselung
Ein Manko des ansonsten praktischen Tools ist die Sicherheit: Zwar befindet sich der Online-Dienst noch im Betastadium. Dennoch könnte man erwarten, dass die Kommunikation verschlüsselt stattfindet. Tut sie aber nicht, befindet sich damit aber in guter Gesellschaft, denn auch das kostenlose "Google Docs" bietet lediglich einen Passwortschutz, aber keine Verschlüsselung. Bei Adobe dagegen gelangt der Nutzer über HTTPS (verschlüsseltes HTTP) auf den Online-Editor Buzzword.
Positiv zu vermerken sind bei Office Live Workspace die einfache Bedienung, und zwar sowohl direkt über den Browser als auch via Office. Auch die Online-Hilfe verdient ein Lob.
Hin und wieder leistete sich Workspace einen Aussetzer. So verweigerte das Online-Tool seinen Dienst, als über Word die Versionshistorie aufgerufen werden sollte, da der Server ausgelastet war.
Fazit
Für kleine Teams, die auf einfache Weise mit Microsoft-Programmen gemeinsam an Inhalten arbeiten wollen, bietet Office Live Workspace günstige und leicht bedienbare Funktionen. Nützlich sind die Vorlagen für Arbeitsbereiche, da sie Nutzern Arbeit abnehmen. Wer auf die Office-Kopplung verzichten kann, Dokumente gleich online erstellen und mit anderen Web-Nutzern teilen will, für den eignet sich "Google Docs" oder "Adobe Buzzword".