Cloudbasierte Anwendungen versprechen gleich mehrfachen Vorteil: Auf der einen Seite sollen sie die IT bei ihrer täglichen Arbeit in Rechenzentren entlasten. Auf der anderen Seite ermöglichen sie den Unternehmen, sich innovativen Themen zu widmen und den Unternehmenswert zu steigern. Fachabteilungen nutzen Cloud Services in erster Linie, um betrieblichen Anforderungen im täglichen Geschäftsverlauf zu erfüllen.
Die IT-Prozesse rund um Installation und Softwarebetrieb werden dabei oft vernachlässigt oder sind den Anwendern erst gar nicht bekannt. Häufige Folgen sind Zusatzkosten und fehlende Compliance und damit auch ein höheres Risiko hinsichtlich unerwarteter Kosten sowie negativer Auswirkungen auf die Geschäftsentwicklung.
Lizenzen für die Cloud
Oft fehlt den Fachabteilungen, die Cloud-Services beziehen, schlichtweg die Erfahrung, die komplexen und vielschichtigen Software-Compliance-Richtlinien zu managen und Risiken entsprechend einzuschätzen. Auch für die Unternehmens-IT und das Lizenzmanagement birgt die Cloud neue Anforderungen: Oft liegen unterschiedliche - und teilweise verwirrende - Bestimmungen von Seiten der Software-Anbieter vor.
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Eine der häufigsten falschen Annahmen lautet zum Beispiel: Liegt eine gültige Lizenz für eine Anwendung im Unternehmen vor, kann diese auch überall genutzt werden - einschließlich der Cloud. Die Frage, ob die Anwendungen dabei auf physikalischer Hardware, auf virtuellen Maschinen im eigenen Rechenzentrum oder in externen Rechenzentren laufen, wird gar nicht erst gestellt.
Daher ist äußerste Vorsicht geboten. Denn die Umgebung, in der die Software läuft, ist ausschlaggebend für ihre Lizenzierung. Nur weil eine Software innerhalb einer Cloud-Umgebung installiert und genutzt werden kann, heißt dies noch lange nicht, dass die Nutzung auch durch die vom Unternehmen erworbene Lizenz automatisch abgedeckt ist.
Während einige Anbieter eine solche Nutzung beispielsweise nur im Rahmen von Speziallizenzen anbieten, verbieten andere ausdrücklich die Nutzung ihrer Software in der Cloud. Unternehmen müssen die Lizenzbestimmungen sorgfältig prüfen, um mögliche, kostspielige Compliance-Verstöße zu vermeiden. Und zwar noch ehe sie cloudbasierte Services im Unternehmen zur Verfügung stellen.
Weitere Risiken bei der Nutzung von Cloud-Services
In der Cloud stecken aber noch weitere Risiken. Über Self-Service-Portale von Cloud-Anbietern wie beispielsweise Amazon Web Services (AWS) können Mitarbeiter schnell und einfach spezielle Dienstleistungen auszuwählen. Dabei sorgen Cloud-Management-Tools dafür, dass die ausgewählten Services automatisch für jeden Nutzer bereitgestellt werden - sei es auf Abruf oder durch Vorreservierungen. Doch auch hier gilt: Nur weil im Unternehmen eine Lizenz vorliegt, heißt das noch lange nicht, dass die Nutzung in dieser Umgebung abgedeckt ist.
Erhält ein Mitarbeiter Zugriff auf einen angefragten cloudbasierten Service, nutzt er automatisch die in der jeweiligen Service-Instanz installierte Softwarelizenzierung mit. Egal ob für ein kurzes Projekt oder dauerhaft, ist diese Lizenzierung damit vergeben und verursacht Kosten. Unternehmen sollten daher genau überprüfen, ob die genutzte Cloud-Instanz (in der Regel die virtuelle Maschine) den Anforderungen gemäß dimensioniert ist.
Cloud-Variante von Shelfware
Das Risiko unnötiger Ausgaben für Cloud Services nimmt zu, je länger Mitarbeiter diese Anwendungen nutzen. Häufig vergessen Anwender früher genutzte Instanzen abzuschalten und beantragen kontinuierlich neue Service-Instanzen. Damit besteht für die Cloud die gleiche Gefahr wie bei anderen Softwareanwendung: Es entsteht "Shelfware". Damit sind ungenutzte Service-Instanzen in der Cloud gemeint, die stetig weiter laufen und unnötige Subskriptions- und Lizenzierungskosten verursachen.
Die grundlegende Dynamik von Cloud-Umgebungen macht Shelfware in der Cloud zu keinem Einzelfall. Häufig findet sich der einzige Hinweis darauf in der Rechnung des Cloud-Anbieters. Wenn keine geeigneten Tools zur Softwarelizenzoptimierung vorhanden sind, wird es bei der Vielzahl an Instanzen in Unternehmen und ihren unterschiedlichen Nutzungsprofilen schwierig, Shelfware als solche zu identifizieren.
Virtuelle Maschinen
Auch an anderen Stellen können zusätzliche Kosten entstehen, zum Beispiel durch fehlende Übertragbarkeit von Lizenzen bei virtuellen Maschinen. Abonniert ein Anwender beispielsweise einen Datenbank-Service und kündigt diesen nach der Benutzung wieder, kann die Lizenz noch für einige Zeit an diese Instanz gebunden sein. Wird der gleiche Service erneut angefordert, muss auch eine neue Lizenzierung ausgegeben werden - und das bedeutet wieder unbeabsichtigte und unnötige Kosten für das Unternehmen. Um einen verschwenderischen Umgang mit Lizenzen zu vermeiden, sollten IT-Verantwortliche daher einen genauen Überblick aller Lizenzierungsbedingungen behalten.
Die Beispiele zeigen deutlich: Cloud-Services müssen zentral im Unternehmen gemanagt werden. Ist das nicht der Fall, kommt es sehr schnell zur sogenannten "Schatten-IT", bei der jede Abteilung ihre eigenen Dienste ordert und verwaltet und damit ein Durcheinander an Kosten und Risiken verursacht. Eine strukturierte Kontenführung und ein dokumentiertes Verbrauchsmanagement sorgen dafür, dass sich Kosten und Nutzung im Bereich Softwarelizenzen die Waage halten.
Eine entscheidende Rolle übernehmen hier auch Teams für die Softwarelizenzierung, die in die strategische Planung rund um die Cloud frühzeitig eingebunden werden sollten. Neben ihrer Expertise bei der Entwicklung von Cloud-Services, stellen sie auch den Einsatz von Lizenzmanagement- und Optimierungslösungen sicher. Unternehmensressourcen werden zudem sinnvoll genutzt, gleichzeitig eröffnen sich neue Vorteile bei der Verhandlung von neuen Lizenzverträgen. Denn das Ziel lautet für alle gleich: Mitarbeitern auf dem schnellsten und einfachsten Weg professionelle Anwendungen bereit zu stellen und dabei Kosten und Compliance-Risiken auf ein Minimum zu reduzieren.