Der weitaus größte Teil bedruckten Papiers in einem Unternehmen besteht aus formalisierten Schriftsätzen, vulgo: Formularen. Das können individualisierte Kundenangebote sein oder Rechnungen, Prospekte und Lieferscheine auf dem firmeneigenen Briefpapier und anderes mehr.
Solche gedruckten Kommunikationsmittel belasten den Gesamtumsatz von Unternehmen einer Studie von Ipsos zufolge pro Jahr mit einem Anteil von rund sechs Prozent. Eine von fünf Seiten - immerhin 20 Prozent - sei dabei gänzlich überflüssig mit Tinte oder Toner benetzt worden, so die Meinungsforscher.
Über diesen Missstand hinaus existieren in diesem Bereich reichlich Kostenfaktoren, die es unter dem Aspekt eines funktionierenden Output-Managements in den Griff zu kriegen gebe. Das fängt bei oft äußerst heterogenen Hardware-Umgebungen ("für jeden Brief einen Drucker") an und reicht über den meist dezentralen Einkauf von Papier und Verbrauchsmaterialien bis hin zur fehlenden Gesamtbetrachtung des Bereichs aus strategischer Sicht.
Für jeden einzelnen dieser Bereiche gibt es durch Studien untermauerte Einsparpotenziale. So können konsolidierte und optimierte Hardware-Umgebungen die Ausgaben in Einzelfällen um bis zu 40 Prozent senken, während umfangreiche Output-Management-Lösungen um die 20 Prozent weniger Kosten verursachen, wie die Marktforscher von Gartner ermittelt haben.
ROI in einem Jahr möglich
Nach Ansicht von Jochen Mohr, Solution Business Developer beim Druckerspezialisten HP, ist das aber noch zu wenig. Wesentlich mehr Potenzial gebe es bei der Verbesserung der Geschäftsprozesse, die sich auf das Output-Management (OM) beziehen. Auch wenn sich der Experte nicht auf eine genaue Zahl festlegen lassen möchte: "Hier gibt es wesentlich mehr zu sparen. So lässt sich bei OM-Projekten leicht innerhalb eines Jahres ein Return-on-Invest (ROI) erzielen", ist sich Mohr sicher.
Das ist umso bemerkenswerter, weil nach den Worten Mohrs die Prozesse den weitaus größten Anteil an den Kosten für das Output-Management tragen: "75 Prozent gehen für die Manpower drauf, 15 Prozent für die Infrastruktur und gerade einmal zehn Prozent für Papier, Tinte und Toner", rechnet Mohr vor.
Daher ist es nachvollziehbar, dass auch ein Hardware-Hersteller wie HP nicht einfach nur seine eigenen Drucker verkaufen möchte. "Wer effektives Output-Management betreiben will, muss sich dem Thema von den Prozessen her nähern", so Mohr. "Man muss die Abläufe zunächst detailliert analysieren, dann optimieren, um anschließend die optimale Lösung für den eigenen Bedarf definieren zu können".
Entsprechend bietet HP längst nicht mehr nur einfach Drucker an, sondern umfangreiche Assessments beim Kunden und komplexe Drucklösungen. "In der heutigen Zeit wird die Hardware immer austauschbarer", so Mohr. "Natürlich haben wir Funktionen in unseren Druckern, die uns von den Mitbewerbern unterscheiden. Aber darauf kommt es nicht in erster Linie an. Es ist wichtig, dass man den Kunden einen deutlichen Mehrwert bieten kann, als es rein über die Hardware möglich wäre."
Jeder gestaltet seine individuellen Formulare
So ist es auch beim Thema Formularmanagement, wo HP zwei unterschiedliche Ansätze verfolgt: Mit Capella FormPort gibt es eine skalierbare Lösung, die Daten von beliebigen Unternehmens-Applikationen annimmt, als elektronische Formulare in den Druckdatenstrom einfügt und kontrolliert an den Geräten ausgibt. Damit hilft HP bei einem weiteren Kostenfaktor im Output-Management: der Lagerhaltung vorgedruckter Formulare.
Die preisgünstigste Variante ist die, auf solche Vordrucke ganz zu verzichten: Sie sind teuer, verbrauchen Platz und entsprechen nach Murphys Gesetz genau in dem Moment nicht mehr den Anforderungen, in dem sie gebraucht werden. Da stimmt dann das Logo nicht mehr, die Fußzeile hat sich geändert oder die Vordrucke selbst sind mittlerweile vergilbt und wellig am Rand.
Gegen diese Ressourcen-Verschwendung tritt auch die größere HP-Lösung an: Exstream ist eine umfassende Software-Lösung für das Gestalten, Erstellen und Versenden personalisierter Kommunikation über Druck- und elektronische Medien. Um diese große Lösung sinnvoll einsetzen zu können, bedarf es der tiefen Eingriffe in die Prozesslandschaft eines Unternehmens, von denen Jochen Mohr gesprochen hat.
Da geht es zunächst einmal um ein zentrales Verständnis der Prozesse, um die Sinne für das konkrete Einsparpotenzial zu schärfen. Auch die Verwaltung der Druck-Infrastruktur und des Einkaufs von Papier und Verbrauchsmaterialien eignet sich für zentral tätige Abteilungen, etwa die IT.
Output-Management ist Unternehmensaufgabe
Alles andere aber liegt bei Exstream dort, wo es hingehört: in den Fachabteilungen, die eigenständig entscheiden können, was in ihre Vordrucke kommt. Das kann die Zuständigkeit für einzelne Teile eines Briefformulars sein - die Rechtsabteilung kümmert sich um die richtige Unternehmensbezeichnung und die Nennung der Geschäftsführer, die Marketing-Abteilung um die korrekte Verwendung von Logo und Claim - aber auch die Hoheit über die Inhalte. Niemand weiß besser als Kundendienst oder Auftragsbearbeitung, was der Empfänger genau in diesem Moment benötigt.
Über das Design hinaus kümmert sich eine Lösung wie Exstream auch um die Zusammenarbeit mit der den Input liefernden Unternehmenssoftware (Adress- und Rechnungsdaten, Textbausteine) und dem Output der angeschlossenen Geräte (Druck, E-Mail-Versand, Backup in elektronischer Form).
Allein durch die Funktionsbeschreibung solch komplexer Lösungen wie Exstream wird deutlich, dass Output-Management mehr ist als das Sich-Kümmern um weniger Papier- und Toner-Verbrauch. Erst wenn die Unternehmen aber verstanden haben, dass es sich beim OM um eine unternehmensweite Aufgabe mit beträchtlichen Einsparpotenzial handelt, werden sie diese Potenziale auch zu nutzen in der Lage sein.