Wenn 150 Millionen Menschen die Produkte eines Unternehmens jeden Tag nutzen, als Teil ihrer täglichen Diät, zur Körperpflege oder für den Hausputz, dann müssen diese Erzeugnisse sicher sein. Obwohl die meisten Leute den Namen Unilever nicht kennen, umfasst das Sortiment des Unternehmens bekannte Markenartikel wie Dove-Seife, Lätta-Margarine und sogar Parfümerieartikel von Calvin Klein.
Ein siebenköpfiges Team von IT-Spezialisten der Seac-Abteilung in Bedford, England, ist verantwortlich für den Service rund um die Informationstechnik, darunter auch ein elektronisches Archiv mit mehr als zwei Millionen Seiten. Hier sind die Ergebnisse aller bisherigen Untersuchungsprojekte abgelegt, ferner Hintergrundmaterial und Berichte, deren Daten für die Unterstützung der Seac-Experten essenziell sind.
Bis zu Beginn der 90er Jahre wurden die Informationen in Papierdokumenten und auf Mikrofiche gespeichert und neu erstellte Dokumente in Ordnern in einem zentralen Archiv abgelegt. Ein Experte, der Daten über einen bestimmten Stoff benötigte, musste entweder manuell nach dem richtigen Dokument suchen oder die Informationen aus verschiedenen Dokumenten einzeln zusammentragen.
Diese Vorgehensweise hatte offensichtliche Mängel: Papier wandert, wird im falschen Ordner abgelegt oder beschädigt. Ordner sind irgendwann einmal voll. Außerdem mussten sich die Benutzer in diesem Ablagesystem zurechtfinden und die Kosten für die Pflege waren nicht zu vernachlässigen. Zusätzlich mussten die Leute wissen, dass ein bestimmtes Dokument überhaupt existierte, um danach zu suchen, und man musste sich darauf verlassen können, dass die Mitarbeiter immer im Hinterkopf hatten, wo sich Informationen über einen vergleichbaren Fall befinden könnten. Dies war im Endeffekt eine etwas heikle Kombination aus menschlichem Wissen und unternehmensweitem Datenspeicher.
Ein elektronisches Dokumenten-Management-System, das ein einfaches Verzeichnis bereitstellte, wurde zu Beginn der 90er Jahre eingeführt. Die Suchmaschine lieferte jedoch nur Ergebnisse, wenn eine Abfrage nach dem exakten Dokumentennamen gestartet wurde. War nicht der richtige Suchbegriff eingegeben oder das Dokument falsch indexiert, hatte man keine Chance. Ebenso fehlte die Möglichkeit, nach bestimmten Inhalten von Dokumenten zu suchen, ein entscheidender Nachteil.
In den letzten zehn Jahren hat Unilever seinen Umsatz von 23 Milliarden auf 32 Milliarden britische Pfund gesteigert, vor allem durch internationale Expansion und die Akquisition anderer Hersteller. Da die Bandbreite der Aktivitäten des globalen Players zugenommen hat, ist auch der Druck auf die Mitarbeiter gestiegen, rechtzeitig genaue Informationen zur Produktsicherheit zu liefern.
Immer deutlicher wurde, dass das Archiv modernisiert werden musste, wenn Unilever sein Wachstum fortsetzen und in den zunehmend wechselhaften Marktverhältnissen seine Position behaupten wollte. Es musste eine Lösung gefunden werden, die Papier-, Fax-, E-Mail- und Mikrofiche-Dokumente schnell in elektronische Dateien umwandeln und diese verwalten konnte. Ebenso wichtig war eine leistungsfähigere Suchfunktion für den Umgang mit unstrukturierter Information.
Nach der Evaluierung mehrerer Softwareanbieter, einschließlich Verity, entschied sich die Sicherheitsabteilung von Unilever für "Excalibur EFS", den Vorläufer von Converas Such- und Recherchelösung "Retrievalware", deren Suchtechnik, verglichen mit Wettbewerbsprodukten, den Ansprüchen von Seac weit voraus war. Die Suchmaschine konnte Informationen liefern, die genau dem entsprachen, was die Unilever-Kunden in der Regel aktuell anforderten. Funktionen wie Fuzzy Logic und Konzeptsuche sagten den Benutzern nicht viel - bis man den Leuten erklärte, dass Treffer zum Thema "kids" aufgelistet werden, auch wenn man den Suchbegriff "children" eingibt. Darüber hinaus berücksichtigt das System auch falsch geschriebene Sucheingaben. Die archivierten Papierdokumente, mehr als zwei Millionen Seiten, wurden gescannt und im elektronischen System abgelegt. Mit Hilfe von Software zur optischen
Zeichenerkennung wurden sie dann in suchbare Textdateien umgewandelt.
Später wurde ein Software-Upgrade von Excalibur EFS auf Retrievalware vorgenommen. Die neue Software wurde im Rahmen eines Rollout auf das lokale Intranet gespielt und bietet seitdem den Sicherheitsfachleuten von ihren persönlichen Desktop-PCs aus den Zugang zum Archiv. Sie können eigene Suchprofile erstellen und sind nicht mehr auf das Informations-Management-Team angewiesen. Das kümmert sich um die Betreuung der Informationsbasis; die Sicherheitsleute können selbständig und zu umfassenden Themen suchen und dort möglicherweise relevante Informationen ausfindig machen. Nur zehn Minuten sind nötig, um neue Mitarbeiter in die Methode einzuweisen.
Die durchschnittliche Recherchedauer beträgt nur noch wenige Minuten. Die höhere Genauigkeit der Ergebnisse kann dramatische Konsequenzen nach sich ziehen: In einer anderen Abteilung des Unternehmens beispielsweise konnten kostspielige Forschungsprojekte abgebrochen werden, weil gerade noch rechtzeitig entdeckt wurde, das die Daten, die ermittelt werden sollten, bereits vorlagen.
Das Seac plant derzeit ein Upgrade auf Version 7.0, um aus Profiling- und Kategorisierungs-Features Nutzen zu ziehen. Durch Profiling können individuell recherchierende Benutzer eine bessere Übersicht über die archivierten Materialien erhalten. Bei relevanten Ergebnissen werden sie sofort alarmiert. Die Kategorisierung verspricht ebenfalls eine weitere Steigerung der Suchfähigkeiten. Der Großteil der Information ist nach bestimmten Gesetzmäßigkeiten organisiert, die aus der Informationserzeugung resultieren. Darüber hinaus kann man die Informationsbasis so organisieren, dass sie auch die individuellen Anforderungen der Mitarbeiter bei Suche und Recherche erfüllt.